Umowa o współodpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie służy przede wszystkim interesowi pracodawcy, który zabezpiecza dzięki niej określone składniki swojego majątku. Przepisy wskazują warunki i granice tej współodpowiedzialności.
Mienie powierzone
Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, a w szczególności:
- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze
odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
Od odpowiedzialności tej pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Wspólna odpowiedzialność pracowników za mienie powierzone
W myśl art. 125 Kodeksu pracy, na zasadach określonych w art. 124 (patrz wyżej), pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się.
Zakres i szczegółowe zasady stosowania art. 125 Kodeksu pracy oraz tryb łącznego powierzania mienia określono w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 roku w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663), którego postanowienia omówiono niżej.
Umowa o współodpowiedzialności materialnej pracowników
Pracownicy mogą przyjąć, na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą, wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza:
- przy pracy na jedną zmianę – 8 osób;
- przy pracy na dwie zmiany – 12 osób;
- przy pracy na trzy zmiany – 16 osób.
W zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę.
Inne osoby w miejscu powierzenia mienia
Za pisemną zgodą pracowników, którzy w umowie przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną, mogą wykonywać pracę lub określone czynności w miejscu powierzenia mienia, poza wyżej wymienionymi limitami liczby osób (8, 12, 16 lub 24):
- osoby wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem;
- osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony;
- osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji;
- pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji;
- osoby odbywające praktykę zawodową.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić osobom objętym wspólną odpowiedzialnością materialną możliwość sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, przez swobodny do niego dostęp, w czasie wykonywania przez inne osoby pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia.
Wspomniana wyżej zgoda na przebywanie – w miejscu powierzenia mienia – innych osób niż objęte umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być wycofana przez każdego pracownika, któremu powierzono mienie, po zgłoszeniu przez niego na piśmie zarzutów uzasadniających utratę zaufania w stosunku do takiej osoby. W razie nieuwzględnienia przez pracodawcę skutków cofnięcia takiej zgody pracownik, który zgodę wycofał, może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, ze skutkiem na przyszłość.
Inwentaryzacja a współodpowiedzialność pracowników za powierzone mienie
Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością, na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych, oraz zapewnienie im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji.
Zasady odpowiedzialności
Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie stwierdzenia, że niedobór w całości lub w części został spowodowany przez niektórych pracowników, za całość niedoboru lub określoną jego część odpowiadają tylko sprawcy szkody, co nie wyłącza ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej.
Przykład
Pracodawca prowadzący sklep spożywczy zawarł umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej z trzema pracownikami tego sklepu. W umowie ustalono, że pracownicy odpowiadają za powierzone mienie w częściach równych. Po miesiącu od dnia zawarcia umowy pracodawca zauważył brak w sklepie dostarczonych kilka dni wcześniej soków owocowych. W związku z tym przeprowadzono inwenturę, w wyniku której stwierdzono, że brakuje 80 sztuk soków owocowych oraz 100 butelek piwa. Na tej podstawie pracodawca pierwotnie zażądał od wszystkich trzech pracowników zapłaty odszkodowania w wysokości odpowiadającej wartości brakującego towaru – każdy z pracowników miał pokryć 1/3 kwoty odszkodowania. Jednak po dokonaniu przeglądu zapisów z monitoringu wizyjnego wewnątrz sklepu pracodawca stwierdził, że towar został zabrany ze sklepu przez jednego z pracowników, bez udziału pozostałych. W konsekwencji, z uwagi na to, że niedobór w całości został spowodowany przez jednego pracownika, pracodawca skierował swoje żądanie zapłacenia całego odszkodowania tylko do niego.
Wysokość odszkodowania za szkody w mieniu powierzonym pracownikom ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną obniża się stosownie do okoliczności, gdy sprawowanie nadzoru nad mieniem jest utrudnione, a w szczególności:
- gdy mienie znajduje się w pomieszczeniach, do których ze względu na potrzeby prawidłowej obsługi konsumentów (interesantów) mają dostęp również pracownicy innych działów albo inne osoby, a zwłaszcza w placówkach handlowych, w których nabywcy mają swobodny dostęp do towarów, oraz gdy przyjmowanie towarów odbywa się bez przerywania obsługi nabywców;
- w magazynach, sklepach i punktach usługowych, w których praca trwa dłużej niż na jedną zmianę lub w których obsada wynosi co najmniej 5 osób.
Ponadto wysokość odszkodowania może być w wyjątkowych wypadkach obniżona, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na zasady współżycia społecznego.
Obniżenie odszkodowania ustala się, uwzględniając stopień utrudnienia sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, rodzaj zaniedbań, rozmiar szkody, stopień winy pracownika, jego doświadczenie zawodowe i wyniki dotychczasowej pracy oraz sytuację rodzinną i majątkową. Wysokość odszkodowania ustala pracodawca po wysłuchaniu pracownika i po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 roku w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu – Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662).
Wypowiedzenie umowy
Pracownik może wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej na piśmie na 14 dni naprzód. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić przed upływem okresu wypowiedzenia tej umowy.
Odstąpienie od umowy
Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną może, w ciągu 3 dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze, odstąpić na piśmie, ze skutkiem na przyszłość, od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić w ciągu 7 dni od dnia odstąpienia pierwszego pracownika od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pracodawca może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w każdym czasie. W takiej sytuacji do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia odstąpienia pracodawcy od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.
Umowa o współodpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie jest szczególnym rozwiązaniem, odbiegającym od najczęściej spotykanej i łagodniejszej odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną pracodawcy, ciążącej na pracownikach na zasadach ogólnych – gdy nie dochodzi do powierzenia mienia.
