Prowadzenie biura rachunkowego to biznes jak każdy inny. Umowy z klientami, zatrudnieni pracownicy, ważne terminy oraz setki bieżących spraw, które nie mogą poczekać. W tym wszystkim musi się jednak znaleźć czas na wypoczynek. Firma w tym czasie nie może jednak zostać zamknięta. Być może kontrahent by zrozumiał, ale fiskus już niekoniecznie. Warto zatem przygotować wszystko w taki sposób, aby urlop w biurze rachunkowym nie był kolejnym przykrym obowiązkiem, który generuje więcej stresu, niż odpoczynku. Co zrobić, aby w spokoju wyjechać na dwa tygodnie?
Urlop w biurze rachunkowym – konieczny dla dobra firmy
Praca w biurze rachunkowym, niezależnie czy na stanowisku kierowniczym, czy księgowego, to zajęcie na pełen etat, w pełnym tego słowa znaczeniu. Lista obowiązków księgowego jest bardzo długa, a przy tym większość z nich musi być wykonywana w określonym czasie. Terminy podatkowe rządzą się swoimi prawami i jeżeli coś ma być zrobione na dzisiaj, to nie jest to tylko pusta fraza. Chociażby trzeba było zostać po godzinach, praca musi zostać wykonana. W innym wypadku nie tylko biuro rachunkowe, ale również klient, może odpowiadać przed organami państwowymi.
W tym całym szaleństwie musi się jednak znaleźć czas na wyhamowanie. Najlepszym momentem jest ten upragniony przez wszystkich pracujących dwutygodniowy urlop wypoczynkowy. Odpoczynek (chociażby przy malowaniu mieszkania) jest istotny nie tylko dla samego zainteresowanego, ale również dla całego biura. Codzienne obowiązki i stres z nimi związany potrafią dać się we znaki. Skutkuje to nie tylko przemęczeniem, ale również rozdrażnieniem oraz zmniejszeniem koncentracji. Z kolei może skutkować pogorszeniem się jakości pracy, pomyłkami, a także tworzeniem nieprzyjemnej (czasami wręcz nieznośnej) atmosfery w biurze. Aby jednak móc naładować baterię bez stresu o sprawy zawodowe, należy właściwie przygotować firmę. Jak to zrobić?
Urlop w biurze rachunkowym – dobrze, aby klienci o tym wiedzieli
Nie da się wybrać gorszego scenariusza, niż wyjazd na urlop, zamknięcie biura i wyłączenie telefonu służbowego. Gwarantuję, że po powrocie, połowa klientów odejdzie, reszta zaś będzie mocno niezadowolona. W skrajnych przypadkach skończy się to pozwami. Klient, który na co dzień jest przyzwyczajany do regularnego kontaktu ze swoim księgowym, musi zostać poinformowany o jego nieobecności. I to z wyprzedzeniem, tak aby mógł się do tego przygotować.
Nawet jeżeli w biurze pracuje kilka, czy też kilkanaście osób, zazwyczaj dana firma jest obsługiwana przez jednego pracownika. Zna on całą historię kontrahenta, obsługuje jego bieżące sprawy oraz prowadzi z nim korespondencję. Dobrą praktyką jest, aby wszyscy klienci biura rozliczani przez księgowego, który planuje urlop, zostali właściwie zawiadomieni o tym fakcie. Mimo że najprawdopodobniej dla kontrahenta niewiele się w tym czasie zmieni, to wcześniejsza informacja jest w dobrym guście i z całą pewnością pokaże, że jest on ważny dla biura rachunkowego.
To, co należy zrobić, to przesłać wiadomość email do konkretnych klientów, a także ustawić na służbowej skrzynce email z automatyczną wiadomość informującą o urlopie, z dokładnym wskazaniem terminu nieobecności. Warto również wskazać kontakt do księgowego, który w tym czasie będzie prowadził rachunkowość klienta i z którym ten będzie mógł się kontaktować w pilnych sprawach. Dodatkowo można ustawić analogiczną wiadomość na automatycznej sekretarce w telefonie.
Najpilniejsze sprawy do wykonania przed urlopem
Dwa tygodnie nieobecności w pracy biura rachunkowego to ogrom czasu, szczególnie jeżeli myślimy o terminach. Chcąc wyjechać w drugiej połowie miesiąca, omija się sporo obowiązków związanych z rozliczeniem podatku oraz składaniem deklaracji. Warto zatem przygotować się na taką ewentualność i już zawczasu „nadgonić” z pracą.
Urlop wypoczynkowy planowany jest na początku roku. Rzadko kiedy pracownik dowiaduje się kilka dni wcześniej, że może pójść na dłuższy wypoczynek. Warto zatem zaplanować nie tylko wczasy, ale również pracę do wykonania przed wyjazdem. Zakończenie wszystkich bieżących spraw i pozostawienie czystego biurka to spokojniejszy urlop, a także mniej stresu dla współpracowników, którzy przejmą obowiązki nieobecnego księgowego. Oczywiście, z uwagi na działanie klientów, nie zawsze będzie to możliwe. Jeżeli kontrahent nie przekaże dokumentacji na czas, siłą rzeczy księgowy nie będzie w stanie z odpowiednim wyprzedzeniem rozliczyć jego firmy. No cóż, bywa i tak. Jest to normalne i tym akurat nie warto się za mocno przejmować.
Urlop w biurze rachunkowym – ktoś pracować musi
Obowiązki wobec kontrahentów nie znikną magicznie w czasie urlopu. Urlop w biurze rachunkowym musi być tak zorganizowany, aby sprawy klientów obsługiwanych przez nieobecnego pracownika w dalszym ciągu były prowadzone. W tym celu należy wyznaczyć osobę na zastępstwo, która przejmie wspomnianych klientów. Najlepiej, aby „zastępcę” wyznaczał właściciel biura lub kierownik zespołu. W sytuacji gdy to pracownicy mają prosić siebie nawzajem, może dojść do nieporozumień. Nikt przecież nie chce dodatkowych obowiązków, kiedy i tak czasu starczy ledwie na własne sprawy. Autorytet szefa jest jednak w stanie załagodzić całą sytuację, a morale i atmosfera w biurze pozostanie niezmieniona.
Biuro rachunkowe w czasie urlopu musi działać tak, jakby nic się nie zmieniło. Dlatego też wyznaczony pracownik musi być w stu procentach zaangażowany w sprawy przejętych klientów. Prowadzić ich księgi, odpowiadać na ich zapytania czy przyjmować skargi.
Wyznaczenie konkretnego pracownika na zastępstwo osoby przebywającej na urlopie pozwala również skonkretyzować odpowiedzialność. Jeżeli właściciel biura uzna, że obowiązki nieobecnego księgowego mają zostać wykonane i nie obchodzi go, kto to zrobi, może być pewny, że albo się tak nie stanie, albo stanie się, ale z nędznym skutkiem. Jeżeli następnie dojdzie do pokrzywdzenia klienta (np. niewysłania jego deklaracji podatkowych na czas), nikt nie przyzna się do winy. Cała odpowiedzialność spadnie na właściciela biura, co poniekąd będzie słuszne. To w końcu on nie zadbał, aby praca wypoczywającego pracownika przeszła w ręce innego, konkretnego księgowego.
Jeżeli to właściciel biura rachunkowego planuje urlop, dodatkowo wyznaczony powinien zostać zastępca, który utrzyma porządek w biurze. Nawet najlepszy zespół bez lidera może nieco spuścić z tonu i się zwyczajnie rozleniwić. Osoba patrząca pracownikom na ręce i raportująca do szefa, jest potrzebna. Spaja to zespół, motywuje go do pracy, a także pozwala na szybką reakcję w przypadku nieprzewidzianych problemów.
Księgowość nawet na końcu świata
Przygotowanie zastępstwa dla księgowego wymaga dobrze przemyślanej strategii. Zanim pracownik biura opuści swoje miejsce pracy, warto zaplanować z wyprzedzeniem procesy księgowe oraz wyznaczyć obszary, które są kluczowe dla danego klienta. Dobra organizacja i właściwie przygotowana dokumentacja pracy to podstawa udanego urlopu w biurze rachunkowym.
Nawet jednak najdoskonalszy system pracy potrafi mieć luki. Czasami księgowy wyznaczony na zastępstwo nie będzie czegoś wiedział o przejętym kontrahencie, czasami nie będzie w stanie znaleźć jakiegoś dokumentu. Nie jest to nic niezwykłego. W sytuacjach kryzysowych warto, aby jednak jakiś kontakt z urlopowiczem był. Może to być służbowy telefon lub tablet, czy podręczny laptop. Nie chodzi o to, aby pracownik w czasie wakacji przesiadywał przed monitorem, czekając na nową wiadomość od klienta lub kogoś z biura. Wystarczy raz dziennie przejrzeć skrzynkę mailową lub włączyć dźwięk w telefonie i trzymać go na spodzie plecaka.
Ważne w tym wszystkim jest również, aby właściciel prowadzący biuro rachunkowe wyznaczył jasne zasady takiego kontaktu z osobą na urlopie. W grę wchodzą wyłącznie sytuacje niecierpiące zwłoki, nieprzewidziane wypadki oraz przypadki, w których mocno ucierpieć może interes klienta. W każdych innych okolicznościach biuro powinno radzić sobie samo lub po prostu poczekać na powrót urlopowicza.
Wbrew pozorom pozostawanie na łączach z biurem zwiększa spokój pracownika przebywającego na wakacjach. Nie musi się zastanawiać czy wszystko jest w porządku i czy przypadkiem nie powinien w czymś pomóc kolegom z pracy. Nerwówka z tym związana potrafi często całkowicie zrujnować wypoczynek.
Warto postawić na digitalizacje dokumentów
Będąc jeszcze w temacie kontaktowania się z pracownikiem przebywającym na urlopie, warto przyjrzeć się bliżej nowoczesnym technologiom, które pozwalają na dostęp do całej dokumentacji biura online. Prowadzenie rachunkowości w sieci daje wiele możliwości. Przede wszystkim nie trzeba siedzieć w biurze, aby mieć dostęp do dokumentów klienta. Wystarczy połączyć się z Internetem, wejść na serwer i wybrać folder konkretnego kontrahenta. Wszystko tam jest. Segregatory pełne papierowych formularzy można oddać na makulaturę.
Co jeszcze daje digitalizacja dokumentów i przetrzymywanie ich na serwerze? Prostotę i szybkość działania, w sytuacji kiedy potrzebna jest pomoc księgowego, który wyjechał na wakacje. Szybki pogląd na akta klienta, wyłapanie potrzebnych informacji, krótka wiadomość email i fajrant. Można wracać do opalania.
Automatyzacja procesów księgowych
Idealnym scenariuszem jest ten, w którym księgowy wyjeżdża na wakacje, a klient rozlicza się samodzielnie i jeszcze za to płaci. Jest to możliwe, pod warunkiem wprowadzenia do biura rachunkowego odpowiednich systemów. Jeżeli w biurze istnieje program, który samodzielnie potrafi rozliczyć większość deklaracji podatkowych, to nieobecność księgowego nie powinna stanowić problemu. Oczywiście żaden system nie zastąpi w pełni pracy księgowego. Przede wszystkim ktoś musi wprowadzić do aplikacji potrzebne dokumenty (faktury), zlecić algorytmowi odpowiednie procesy, a następnie wszystko dokładnie sprawdzić. Jednakże wprowadzenie takiego rozwiązania z całą pewnością odciąży pracowników, przez co urlopy i nieobecność części księgowych nie będzie stanowiła dla biura rachunkowego większego problemu.
