Jaka jest odpowiedzialność biur rachunkowych za wadliwe prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy? Wskazujemy zarówno konsekwencje jak i ograniczenia odpowiedzialności biur rachunkowych, a także metody zabezpieczenia swoich interesów przez przedsiębiorców.
Prowadzenie ksiąg przez biuro rachunkowe
Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych powierzając prowadzenie ksiąg rachunkowych powinni wszelkie zobowiązania względem biura rachunkowego uregulować w umowie o świadczenie usług z zakresu rachunkowości. Warto w umowie o świadczenie usług rachunkowym zamieścić także postanowienia dotyczące udostępniania dokumentów księgowych, wyciągów bankowych, raportów fiskalnych, ale również kwestii współpracy oraz wzajemnej komunikacji w trakcie trwania umowy. Ponadto ważną informacją dla potencjalnego klienta biura rachunkowego jest informacja dotycząca zawartej polisy ubezpieczeniowej, czy sposobie dochodzenia roszczeń, w przypadku wystąpienia szkody. Umowy mogą również zawierać m.in. kary umowne w przypadku niewłaściwego rozliczenia przedsiębiorcy przez biuro rachunkowe, czy sposobie ponoszenia kosztów w przypadku nałożenia przez organy podatkowe czy ubezpieczeniowe kar na przedsiębiorcę.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Odpowiedzialność biura rachunkowego za wadliwie prowadzone księgi przedsiębiorcy wynika z art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r., Kodeks cywilny, (dalej zwana k.c.). Jest to ogólna zasada odpowiedzialności kontraktowej dłużnika, który zobowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.
Strony umowy o świadczenie usług rachunkowych, a to biuro rachunkowe oraz przedsiębiorca mogą modyfikować odpowiedzialność biura rachunkowego, nawet za okoliczności, które ustawa nie przewiduje odpowiedzialności dłużnika (art. 473 §1 k.c.). Ponadto biuro rachunkowe, które zatrudnia pracowników odpowiada na zasadzie ryzyka, za działanie i zaniechanie osób, w tym pracowników, którym to powierza do prowadzenia księgi rachunkowe przedsiębiorcy. Przedsiębiorca będący zatem klientem biura, w przypadku wystąpienia szkody, chcąc dochodzić naprawienia szkody od podmiotu prowadzącego biuro rachunkowe musi wykazać związek przyczynowo skutkowy, pomiędzy powstałą szkodą, a działaniem lub zaniechaniem podmiotu prowadzącego biuro rachunkowe, lub osoby trzeciej, której to zostały powierzone do prowadzenia czynności dotyczące działalności klienta.
Poza roszczeniem o naprawienie szkody, przedsiębiorca może również dochodzić odszkodowania od podmiotu prowadzącego biuro rachunkowe. Dochodzenie odszkodowania powinno być uregulowane postanowieniami umowy o prowadzenie obsługi rachunkowej przedsiębiorcy, a także powinno zawierać postanowienia o możliwości uzyskania odszkodowania od ubezpieczyciela biura rachunkowego, które to zobowiązane jest
do posiadania obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Art. 76h ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości zobowiązuje przedsiębiorców (którzy prowadzą działalność polegającą na świadczeniu usług rachunkowych, jak również spełniają wymogi określone w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości) do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Szczegółowy zakres ubezpieczenia obowiązkowego, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną, biorąc w szczególności pod uwagę specyfikę wykonywanych czynności oraz zakres realizowanych zadań określi minister właściwy do spraw instytucji finansowych w drodze rozporządzenia, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 76h ust. 2 ustawy o rachunkowości. W następstwie powyższego, obowiązek posiadania przez podmiot prowadzący biuro rachunkowe reguluje rozporządzenie ministra finansów z dnia 6 listopada 2014 r., w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (zwane dalej rozporządzeniem).
Określono w nim wszystkie wyżej wymienione szczegóły dotyczące działalności świadczenia usług rachunkowych oraz określono minimalną sumę gwarancyjną ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC), w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, a która to suma gwarancyjna wynosi równowartość w złotych 10.000,00 € (§4 ust. 1 Rozporządzenia).
Ograniczenia odpowiedzialności biura rachunkowego
Ograniczenie odpowiedzialności biura rachunkowego może wynikać nie tylko z postanowień umowy o świadczenie usług rachunkowych, ale również wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
Definicję kierownika jednostki również określa wspomniana ustawa jako: członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego albo osobę uprawnioną do czynności zachowawczych. Fakt zawarcia umowy o świadczenie usług rachunkowych nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za powstanie zaległości w zobowiązaniach podatkowych.
Dalsze ograniczenia odpowiedzialności biura rachunkowego przewiduje art. 26 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., Ordynacja podatkowa określając zakres odpowiedzialności podatnika, który to odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Warto na poparcie powyższego, przytoczyć orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 16 października 2003 r., sygn. akt SA/Bd 1730/03, wskazał, że to podatnik odpowiada za wszelkie zobowiązania majątkowe. Powierzenie prowadzenia księgi podatkowej podmiotowi zewnętrznemu (biuro rachunkowe) nie zmienia tego faktu, zaś za szkody wynikłe z niewłaściwego wywiązywania się przez biuro rachunkowe z powierzonych obowiązków można dochodzić ewentualnych roszczeń
w postępowaniu cywilnym przed sądem powszechnym.
Co potwierdza wyrażone stanowisko judykatury, bowiem „okoliczność korzystania przez wnioskodawczynię z usług profesjonalnego biura rachunkowego, czy programu do wyliczenia wysokości składek nie zwalnia jej z obowiązku opłacenia składek w terminie i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego, czy też ewentualny błąd programu komputerowego w takim wypadku obciąża stronę zobowiązaną do obliczenia i opłacenia składek.” - Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 września 2012 r., sygn. akt III AUa 409/12.
Odpowiedzialność karna biura rachunkowego
Ustawa o rachunkowości, przewiduje w art. 77 ust. 1 ustawy, sankcję karną w postaci kary grzywny albo kary pozbawienia wolności do 2 lat, albo obu tym karom łącznie za prowadzenie ksiąg rachunkowym wbrew obowiązującym ustawom i prawu. Brak wymaganych uprawnień do prowadzenia działalności rachunkowej lub posiadania obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej także jest obwarowany sankcją grzywny albo karze ograniczenia wolności {art. 79 pkt 6) i 7) ustawy}.
Odpowiedzialność podmiotów zajmujących się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi przewiduje także ustawa z dnia 10 września 1999 r., Kodeks karny skarbowy (dalej zwana k.k.s.), która na podstawie art. 56 § 1 k.k.s. w zw. z art. 9 § 3 k.k.s., pozwala również na pociągnięcie do odpowiedzialności podmioty świadczące usługi rachunkowe. Odpowiednie przepisy znaleźć można także w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r., Kodeks karny (dalej zwana k.k.), które to przepisy są tożsame z przepisami znajdującymi się w Kodeksie karnym skarbowym, a to art. 296 k.k. oraz art. 303 k.k., jednak z tą różnicą, że w przypadku przestępstw określonych w Kodeksie karnym, sprawca czynu zabronionego zagrożony jest także karą pozbawienia wolności.
Wadliwe prowadzenie ksiąg i szkoda przedsiębiorcy
Sytuacjami, które wynikają z wadliwie prowadzonych ksiąg przedsiębiorcy, a które mogą powodować szkodę u przedsiębiorcy, a w konsekwencji odpowiedzialność biura rachunkowego są:
- błędy w rachunkowości – pominięcie pewnych wydatków lub przychodów, jak również błędne rozliczenie podatków, składek, co może prowadzić do niedopłaty, a tym samym powodować szkodę u przedsiębiorcy,
- nieterminowe dostarczenie dokumentów finansowych – mogące powodować nałożenie na przedsiębiorcę kar lub innych sankcji ze strony organów podatkowych czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy w sposób sprzeczny z przepisami prawa – powodujące nałożenie na przedsiębiorcę sankcji prawnych, w tym odpowiedzialność karną,
- niewłaściwe księgowanie transakcji – prowadzące do uzyskania przez przedsiębiorcę błędnych informacji, co może wpływać na niewłaściwe podejmowanie decyzji dotyczących przedsiębiorstwa,
- wadliwe doradztwo – udzielanie błędnych porad finansowych, prowadzących do powstania szkody, w wyniku podjętych przez przedsiębiorcę decyzji w oparciu o nierzetelne informacje.
Odpowiedzialność biura rachunkowego jest w konsekwencji nie tylko odpowiedzialnością cywilną, gdzie podmiot może być zobowiązany do naprawienia szkody, zapłaty odszkodowania, czy nałożona może być na niego sankcja przewidziana w umowie o świadczenie usług, zawartej z klientem (przedsiębiorcą).
Mimo ograniczeń odpowiedzialności biura rachunkowego (odpowiedzialność podatnika i kierownika jednostki), ustawodawca przewidział także możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności karnej podmiot prowadzący biuro rachunkowe, ze względu na nierzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej; wyrządzenie szkody majątkowej wskutek nadużywania uprawnień, bądź niedopełnienia obowiązku; podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w złożonych dokumentach, a także prowadzenie działalności bez wymaganych uprawnień, czy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Kodeks cywilny,
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości,
- Ustawa z dnia 10 września 1999 r., Kodeks karny skarbowy,
- Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r., Kodeks karny,
- Rozporządzenie ministra finansów z dnia 6 listopada 2014 r., w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność,
- z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Orzeczenia:
- Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 października 2003 r., sygn. akt SA/Bd 1730/03,
- Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 września 2012 r., sygn. akt III AUa 409/12.
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
