Wycofanie kasy fiskalnej z działalności a obowiązki formalne

Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania kasy rejestrującej dokonują jej zakupu, rozpoczynając tym samym prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych. W czasie stosowania kasy rejestrującej mogą wystąpić jednak różne okoliczności, które będą się przyczyniać się do konieczności wycofania kasy fiskalnej z działalności gospodarczej. Może być ich wiele, m.in. likwidacja działalności gospodarczej, rozpoczęcie dokonywania przez podatnika wyłącznie sprzedaży wysyłkowej czy po prostu zaprzestanie dokonywania sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Wycofanie kasy fiskalnej z działalności gospodarczej a obowiązki formalne - o czym należy pamiętać? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszym artykule.

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to elektroniczne urządzenie służące do ewidencji sprzedaży towarów i usług dokonywanej przez przedsiębiorcę na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Aktualnie występują następujące rodzaje kas fiskalnych:

1. kasa z papierowym zapisem kopii;
2. kasa z elektronicznym zapisem kopii;
3. kasa online – urządzenie łączące się online z interfejsem administracji skarbowej;
4. kasa wirtualna – oprogramowanie.

Kasy fiskalne są obowiązkowo stosowane, gdy przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi dla osób prywatnych lub rolników ryczałtowych, a przedmiot sprzedaży nie został bezwzględnie wyłączony w katalogu sprzedaży która musi zostać nabita na kasie fiskalnej.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej

Na mocy art. 111 ust. 1 i 2 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik wykazuje dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Oczywiście prawodawca przewidział zwolnienia ze stosowania kasy fiskalnej. Niemniej, w niniejszej publikacji skoncentrowano się na kwestiach wycofania kasy fiskalnej z działalności gospodarczej.

Likwidacja działalności - podstawowe obowiązki

Niektórzy przedsiębiorcy wobec zaistniałych okoliczności decydują się na likwidację działalności gospodarczej. Jej zamknięcie wiąże się z przeprowadzeniem przez przedsiębiorcę wielu czynności organizacyjno-technicznych oraz z wypełnieniem wielu obowiązków podatkowych.

W związku z zamknięciem działalności mają obowiązek m.in.:

1. rozwiązać umowy i wyrejestrować pracowników, zleceniobiorców z ZUS-u (wystawienie świadectw pracy, wydanie informacji PIT-11);
2. wyrejestrować działalność gospodarczą z ewidencji CEIDG w terminie 7 dni od rzeczywistego zaprzestania jej wykonywania;
3. sporządzenia spisu z natury, który przedstawiałby wykaz środków trwałych na dzień likwidacji na cele PIT i VAT;
4. złożenia formularza VAT-Z w terminie 7 dni od rzeczywistego zakończenia prowadzenia działalności;
5. złożenia deklaracji korygującej deklarację na podatek od środków transportowych bądź podatek od nieruchomości;
6. zakończenia pracy na kasie rejestrującej.

Wymagane czynności wobec zakończenia pracy na kasie rejestrującej zostały zaprezentowane w dalszej części publikacji.

Dokonywanie jedynie sprzedaży wysyłkowej dającej prawo do zwolnienia z kasy

Ustawodawca postanowił zwolnić podatnika prowadzącego sprzedaż na rzecz osób prywatnych z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2023 roku. Dotyczy to jednak tylko niektórych czynności zawartych w załączniku do rozporządzenia. Jednym z tych zwolnień jest zwolnienie określone w punkcie 36 załącznika do tego rozporządzenia. Dotyczy ono dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub kurierem). Jednakże podatnik musi spełnić kilka warunków, aby odniosło ono swój skutek:

1. dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
2. z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

WSA w Łodzi w wyroku z 23 września 2021 roku (sygn. I SA/Łd 376/21) stwierdził, że: „Aby zatem przysługiwało prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 36 załącznika do rozporządzenia, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

• dostawa towaru nastąpi w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi),
• dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),
• z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres),
• przedmiotem dostawy nie są towary wymienione w § 4 rozporządzenia”.

Warto podkreślić, że gdy podatnik spełnia wszystkie wymogi sprzedaży wysyłkowej, wówczas nie będzie go obowiązywać roczny limit dla obowiązku rejestracji kasy rejestrującej – 20 000 zł.

Należy jednak pamiętać, iż poniższa grupa towarów została wyłączona ze stosowania powyższego zwolnienia, nawet jeżeli byłyby sprzedawane w systemie wysyłkowym:

• gazu płynnego,
• części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
• silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
• nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
• przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00),
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych,
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol CN,
• wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Zaprzestanie sprzedaży dla osób prywatnych a kasa fiskalna

Niektórzy podatnicy dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Nie przekroczyli rocznego limitu sprzedaży 20 000 zł ani nie byli zobowiązani do używania kasy rejestrującej ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Inni byli zobowiązani do rejestracji kasy rejestrującej z uwagi na przekroczenie limitu 20 000 zł.

Jak mówi § 3 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (zwanego dalej rozporządzeniem), zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2023 roku, podatników:

• u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł;
• w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że podatnik, który stosuje kasę rejestrującą dla ewidencji sprzedaży dla osób prywatnych w 2023 roku (nieprowadzących działalności gospodarczej), będzie mógł powrócić do zwolnienia z kasy rejestrującej, a więc będzie mógł wycofać ją z działalności, jeżeli:

1. w roku 2022 nie przekroczył rocznego limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych w kwocie 20 000 zł;
2. w roku 2022 nie był zobligowany do obowiązkowego stosowania kasy rejestrującej np. ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, która podlega już od pierwszej czynności sprzedaży ewidencjonowaniu za pomocą kasy rejestrującej (nie korzysta ze zwolnienia).

Druga grupa podatników, a więc ci, którzy dobrowolnie zainstalowali kasę rejestrującą (mimo że nie byli do tego zobligowani ani ze względu na obroty, ani ze względu na rodzaj działalności), będą mogli ją wycofać z działalności gospodarczej w roku 2023, jeżeli w roku 2022 nie przekroczyli rocznego limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych w kwocie 20 000 zł.

Jeżeli podatnik spełnia powyższe warunki i decyduje się na zakończenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych – chce dokonać wycofania kasy rejestrującej z działalności, powinien wówczas przeprowadzić czynności określone w Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących).

Zwrot ulgi na nabycie kasy rejestrującej - kiedy jest obowiązkowy?

Podatnicy, którzy:

1. mieli obowiązek rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2. nie mieli obowiązku rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, ale dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie tej sprzedaży oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży

– mają prawo do odliczenia od podatku VAT należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Jeżeli kwota 700 zł w danym okresie rozliczeniowym jest wyższa od kwoty podatku VAT należnego, wówczas mają prawo do:

• zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub 
• odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Wielu przedsiębiorców, którzy kończą sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej i dokonują jej wycofania, nie pamięta o pewnej ważnej kwestii, a mianowicie o uldze przysługującej przy zakupie kasy rejestracyjnej.

W tym miejscu należałoby przypomnieć art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy są zobligowani do zwrotu środków wydanych przez podatnika na zakup kasy fiskalnej, jeżeli w ciągu 3 lat, licząc od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej:

1. zamkną działalność gospodarczą bądź
2. nie zgłoszą kasy w odpowiednim terminie do obowiązkowego przeglądu technicznego wykonanego przez serwis kas fiskalnych, 
3. pozostałe sytuacje w określone w myśl ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT (przypadki te określi w drodze rozporządzenia Minister Finansów).

Zatem jeżeli podatnik zlikwiduje działalność, zakończy sprzedaż na rzecz osób prywatnych, będzie wykonywał jedynie czynności zwolnione, to gdy w czasie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nastąpi zakończenie tej sprzedaży i wycofanie kasy, wówczas podatnik będzie zobowiązany do zwrotu kwoty wcześniej odliczonej ulgi.

Wycofanie kasy fiskalnej z działalności gospodarczej a obowiązki formalne

Kończąc użytkowanie kasy rejestrującej, podatnik jest zobligowany do wypełnienia kilku czynności. Prawodawca uszeregował je w zależności od tego, jakich typów kasy rejestrującej używał podatnik.

Zgodnie z § 31 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy;
2. niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących;
3. składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Podatnik, kończąc używanie kas on-line, ma obowiązek zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

Natomiast w myśl § 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących: „W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1. wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
2. niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących,
3. składa protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących”.

Jeżeli podatnik wykona powyższe czynności, kasa zostanie usunięta z ewidencji kas rejestrujących przypisanych do danego podatnika. 

Co istotne, w żadnym miejscu w powyższym rozporządzeniu nie stwierdzono, aby podatnik po zakończeniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej i jej wycofaniu miał obowiązek przechowywania dokumentacji serwisowej kasy, innych dokumentów z tym związanych lub samego urządzenia.

Zatem kasę rejestrującą podatnik może sprzedać albo zutylizować.