Ulga na zakup kasy wirtualnej - komu przysługuje i jak ją rozliczyć?

Prowadzę działalność, w ramach której będę dokonywać sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności. Czy w takiej sytuacji przysługuje mi ulga na zakup kasy wirtualnej? Czy ulga ta dotyczy wyłącznie zakupu kasy fiskalnej online? A może kasa wirtualna a kasa fiskalna online jest tym samym urządzeniem?

Michalina, Kraków

Jeżeli prowadzi Pani sprzedaż, która bezwzględnie musi zostać ujęta na kasie fiskalnej lub chce Pani dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia z kasy fiskalnej, to przysługuje Pani ulga na zakup kasy wirtualnej lub kasy fiskalnej online. Są to dwa typy kas fiskalnych, które łączą się z Centralnym Repozytorium Kas (tzw. CRK).

Czym różni się kasa fiskalna online od kasy wirtualnej?

Kasa fiskalna (rejestrująca) – bez względu na typ – służy do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Wynika to bezpośrednio z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Podstawową różnicą pomiędzy kasą fiskalną online a kasą wirtualną jest to, że kasa fiskalna online to fizyczne urządzenie, natomiast kasa wirtualna ma postać oprogramowania.

Oba typy kas łączą się z CRK, czyli na bieżąco raportują o zaewidencjonowanej sprzedaży.

Można zatem powiedzieć, że kasa wirtualna spełnia funkcje kasy fiskalnej online, ale nie każda kasa fiskalna online jest kasą wirtualną.

Kasa wirtualna ma postać oprogramowania, czyli jako aplikacja może być zainstalowana na tablecie, smartfonie lub komputerze.

Zobacz też:

Podmioty uprawnione do korzystania z kas wirtualnych

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, z kas wirtualnych mogą skorzystać podatnicy uzyskujący przychody z tytułu:

usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego;
usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);
usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Z kasy wirtualnej mogą korzystać głównie przedsiębiorcy prowadzący firmę w branży gastronomicznej, transportowej i hotelarskiej.

Ulga na zakup kasy wirtualnej – jakie warunki należy spełnić?

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do stosowania kasy fiskalnej online (w tym również kasy wirtualnej) lub którzy dobrowolnie rejestrują sprzedaż na rzecz osób prywatnych na takiej kasie fiskalnej mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Ulga na zakup kasy wirtualnej wynosi 90% ceny jej zakupu netto, jednak nie więcej niż 700 zł.

Z ulgi na zakup kasy wirtualnej mogą skorzystać podatnicy, którzy dotychczas nie prowadzili ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej (jest to ich pierwsza kasa fiskalna) lub zostali ustawowo objęci obowiązkiem wymiany dotychczasowych kas z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii na kasy fiskalne online. Szczegółowe omówienie obowiązkowej wymiany kas na kasy fiskalne online znajduje się w artykule: Kasy fiskalne online – ostateczny termin wdrożenia.

Czynni podatnicy VAT a ulga na zakup kasy wirtualnej

Aby móc skorzystać z ulgi na zakup kasy wirtualnej, należy spełnić warunki wynikające z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, zgodnie z którym należy:

Rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasa ta spełnia wymagania techniczne dla kas rejestrujących i zapewnia połączenie z CRK;
Posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup.

Przykład 1.

Pani Hanna jest czynnym podatnikiem VAT i zakupiła swoją pierwszą wirtualną kasę fiskalną (wcześniej żadnej nie miała) o wartości 1230 zł (w tym 1000 zł netto i 230 zł VAT). Jaka ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje pani Hannie?

Pani Hanna może skorzystać z ulgi na zakup kasy wirtualnej w wysokości 700 zł, ponieważ 90% ceny netto zakupu kasy to 900 zł, a więc przekracza wartość limitu kwotowego ulgi.

Przykład 2.

Pani Milena jest czynnym podatnikiem VAT i kupiła wirtualną kasę fiskalną (wcześniej innej nie miała) o wartości 750 zł netto. Jaka ulga na zakup kasy wirtualnej przysługuje pani Milenie?

Pani Milena może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online w wysokości 675 zł, czyli 90% wartości zakupu kasy (90% * 750 zł).

Ulga na zakup kasy wirtualnej powinna być wykazana w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencję sprzedaży na tej kasie lub w okresach kolejnych.

Ulga na zakup kasy fiskalnej co do zasady jest odliczana od kwoty podatku VAT należnego (od sprzedaży). Jeżeli w danym okresie kwota podatku VAT należnego jest niższa od kwoty ulgi na zakup kasy fiskalnej, to trzeba odliczyć ulgę do wysokości podatku VAT należnego, a pozostałą część podatnik może:

dodać do podatku VAT naliczonego (poz. 49 w JPK_V7) i przenieść na kolejny okres jako nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym (poz. 62 w JPK_V7)
lub wnioskować o zwrot na rachunek bankowy (poz. 54 w JPK_V7).

Przykład 3.

Pan Łukasz jest czynnym podatnikiem VAT i w lutym 2022 roku rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży na kasie wirtualnej. Zakupił ją w styczniu 2022 roku, otrzymując fakturę na kwotę 1000 zł netto (230 zł VAT). Kiedy pan Łukasz może skorzystać z ulgi na zakup kasy wirtualnej przy założeniu, że w lutym wypracował 5000 zł VAT należnego i 4700 zł VAT naliczonego?

Z racji tego, że pan Łukasz rozpoczął prowadzenie sprzedaży na kasie wirtualnej w lutym, to może skorzystać z ulgi na zakup kasy w pliku JPK_V7 za luty. Ulga na zakup kasy wirtualnej, jaka mu przysługuje, wynosi 700 zł. Nadwyżka podatku VAT należnego nad naliczonym w lutym wynosi 300 zł. W związku z tym pan Łukasz, stosując ulgę, wykorzysta 300 zł na pomniejszenie podatku VAT należnego, a pozostałą kwotę ulgi, czyli 400 zł, może przenieść na kolejny okres lub wnioskować o zwrot na rachunek bankowy.

Podatnicy zwolnieni z VAT a ulga na zakup kasy wirtualnej

Ulga na zakup kasy wirtualnej przysługuje również podatnikom VAT zwolnionym, którzy w celu jej uzyskania mają obowiązek złożyć osobny wniosek o zwrot ulgi na zakup kasy wirtualnej do naczelnika urzędu skarbowego, który w terminie 25 dni od dnia złożenia takiego wniosku dokonuje zwrotu ulgi na rachunek bankowy podatnika. Wniosek ten należy złożyć w miesiącu następującym po miesiącu rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Zgodnie z § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika wniosek musi zawierać dane takie jak:

imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą;
numer rachunku, na który ma zostać dokonany zwrot.

Wzór wniosku można bezpłatnie pobrać z artykułu: Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej – wzór z omówieniem.

Dodatkowo do wniosku należy dołączyć:

kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;
kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą (w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami).

Przykład 4.

Pan Kacper jest podatnikiem zwolnionym z VAT i kupił kasę wirtualną o wartości 970 zł netto. Jaka ulga na zakup kasy wirtualnej przysługuje panu Kacprowi?

Pan Kacper może skorzystać z ulgi na zakup kasy wirtualnej w wysokości 700 zł, ponieważ 90% kwoty zakupu wynosi 873 zł, co przekracza kwotę limitu.

Ulga na zakup kasy wirtualnej w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma ulga na zakup kasy wirtualnej uwzględniana jest bezpośrednio w pliku, który należy wygenerować poprzez zakładkę: START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7, gdzie należy wskazać okres, za który składany jest plik, a następnie jako CEL ZŁOŻENIA zaznaczyć ZŁOŻENIE DEKLARACJI.

Następnie na trzeciej stronie generatora pliku JPK_V7 wprowadza się w poz. 49 kwotę ulgi do wysokości podatku VAT należnego podlegającego wpłacie do urzędu. Jeżeli wartość w poz. 49 byłaby wyższa niż wartość w poz. 51, wówczas nadwyżkę trzeba wprowadzić w poz. 52.