Koniec działalności gospodarczej wiąże się z zakończeniem użytkowania kasy fiskalnej. Należy w tej sytuacji zachować ostrożność, gdyż likwidacja kasy fiskalnej oznacza konieczność dostosowania się do odpowiednich procedur. W tym celu należy przeprowadzić odczyt pamięci kasy, a także wyrejestrować urządzenie w urzędzie skarbowym. Co jest ważne przy zamknięciu działalności i kogo musi powiadomić przedsiębiorca, który korzystał w firmie z kasy rejestrującej? Odpowiadamy poniżej.
Likwidacja kasy fiskalnej a obowiązki podatnika
Obowiązki podatnika związane z likwidacją kasy fiskalnej zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z § 31 podatnik przed zakończeniem pracy kasy fiskalnej online:
- 1wystawia raport fiskalny dobowy;
- niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.
A w przypadku zakończenia pracy kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zgodnie z § 34 podatnik:
- wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
- niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Likwidacja kasy fiskalnej - wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego
Minister Finansów określił ogólny wzór w przypadku wniosku o wyrejestrowanie kasy w zał. nr 5 do rozporządzenia. Forma wniosku pozostawiona została ocenie podatnika – gotowe wzory publikują również określone urzędy skarbowe.
W przypadku skierowania pisma do naczelnika urzędu skarbowego, w którym dokonywano pierwotnej rejestracji kasy, powinno ono zawierać dodatkowo prośbę o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji prowadzonej przez urząd. We wniosku oprócz danych podatnika należy zawrzeć następujące dane kasy:
- dane podatnika użytkującego kasę,
- numery kasy fiskalnej z podziałem na:
- unikatowy,
- fabryczny,
- ewidencyjny,
- adres, pod którym kasa była użytkowana,
- datę fiskalizacji kasy,
- rodzaj kasy,
- powód wyrejestrowania.
Likwidacja kasy fiskalnej – protokół z odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej
Po złożeniu w urzędzie wszystkich niezbędnych wniosków wymagane jest dokonanie odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej. Procedura ta wymaga uczestnictwa następujących stron:
- podatnika,
- pracownika urzędu skarbowego,
- serwisanta.
W trakcie odczytu pamięci kasy fiskalnej należy pamiętać o sporządzeniu protokołu dokumentującego wykonanie tej czynności. Podatnik może znaleźć odpowiedni wzór w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Dokument należy sporządzić w trzech egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron – które powinny być również obowiązkowo podpisane przez każdą z osób uczestniczących w tym zdarzeniu.
Jak widać na powyższych przykładach, likwidacja kasy fiskalnej wiąże się z określonymi formalnościami, które należy dopełnić w celu uniknięcia sporów z urzędem skarbowym.
