Poradnik Przedsiębiorcy

Likwidacja kasy fiskalnej przy zakończeniu działalności gospodarczej

Koniec działalności gospodarczej wiąże się z zakończeniem użytkowania kasy fiskalnej. Należy w tej sytuacji zachować ostrożność, gdyż likwidacja kasy fiskalnej oznacza konieczność dostosowania się do odpowiednich procedur. W tym celu należy przeprowadzić odczyt pamięci kasy, a także wyrejestrować urządzenie w urzędzie skarbowym. Co jest ważne przy zamknięciu działalności i kogo musi powiadomić przedsiębiorca, który korzystał w firmie z kasy rejestrującej? Odpowiadamy poniżej.

Likwidacja kasy fiskalnej a obowiązki podatnika

Obowiązki podatnika związane z likwidacją kasy fiskalnej zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z par. 32 podatnik przed zakończeniem pracy kasy fiskalnej online:

  • wystawia raport fiskalny dobowy;
  • niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
  • składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
  • sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia;
  • zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

A w przypadku zakończenia pracy kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii zgodnie z par. 34 podatnik:

  • wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
  • niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia; Dziennik Ustaw – 15 – Poz. 816
  • składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego; 4
  • sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Likwidacja kasy fiskalnej - wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego

Minister Finansów określił ogólny wzór w przypadku wniosku o wyrejestrowanie kasy w zał. nr 5 do rozprządzenia. Forma wniosku pozostawiona została ocenie podatnika – gotowe wzory publikują również określone urzędy skarbowe.

W przypadku skierowania pisma do naczelnika urzędu skarbowego, w którym dokonywano pierwotnej rejestracji kasy, powinno ono zawierać dodatkowo prośbę o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji prowadzonej przez urząd. We wniosku oprócz danych podatnika należy zawrzeć następujące dane kasy:

  • dane podatnika użytkującego kasę,
  • numery kasy fiskalnej z podziałem na:
    • unikatowy,
    • fabryczny,
    • ewidencyjny,
  • adres, pod którym kasa była użytkowana,
  • datę fiskalizacji kasy,
  • rodzaj kasy, 
  • powód wyrejestrowania.

Likwidacja kasy fiskalnej – protokół z odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej

Po złożeniu w urzędzie wszystkich niezbędnych wniosków wymagane jest dokonanie odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej. Procedura ta wymaga uczestnictwa następujących stron:

  • podatnika,
  • pracownika urzędu skarbowego,
  • serwisanta.

W trakcie odczytu pamięci kasy fiskalnej należy pamiętać o sporządzeniu protokołu dokumentującego wykonanie tej czynności. Podatnik może znaleźć odpowiedni wzór w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Dokument należy sporządzić w trzech egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron – które powinny być również obowiązkowo podpisane przez każdą z osób uczestniczących w tym zdarzeniu.

Jak widać na powyższych przykładach, likwidacja kasy fiskalnej wiąże się z określonymi formalnościami, które należy dopełnić w celu uniknięcia sporów z urzędem skarbowym.