Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na przejazd taksówką w kosztach firmowych

Wydatki na przejazd taksówką a koszty firmowe

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia czy zachowania jego źródła z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Nie znajdują się jednak w nim wydatki na przejazd taksówką, zatem mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Aby zatem wydatki na przejazd taksówką zaliczyć do kosztów firmowych, musi istnieć bezpośredni związek między nimi a prowadzoną działalnością. Wydatki na przejazd taksówką, np.:

  • dojazd na lotnisko w celu odbycia delegacji służbowej,

  • na spotkanie biznesowe z klientem czy też,

  • dojazd do urzędów itp.

co do zasady można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na zasadach wynikających z art. 22 ust 1 ustawy o PIT.

Jednocześnie należy pamiętać o tym, że obowiązek udowodnienia związku między poniesionym kosztem a osiągniętymi przychodami leży po stronie podatnika.

Jak udokumentować wydatki na przejazd taksówką?

Aby zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności wydatki na przejazd taksówką to oprócz tego, że muszą one być racjonalnie i gospodarczo uzasadnione to muszą również zostać odpowiednio udokumentowane.

Korzystając z usług taksówki, należy pamiętać, że nie każdy wystawiony dokument może być podstawą zaliczenia go do kosztów podatkowych. W KPiR dowodami ponoszenia kosztów mogą być wyłącznie ściśle określone dokumenty. Zgodnie z par. 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) podstawą wpisów do niej są dowody księgowe: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Należy zwrócić uwagę, że  paragony nie zostały ujęte w tym katalogu. Wydatków na przejazd taksówką nie ma też w innym katalogu – zdarzeń, które mogą być wpisane do KPiR na podstawie dowodów wewnętrznych (par. 14 rozporządzenia).

Oznacza to, iż aby móc ująć tego typu wydatek w kosztach uzyskania przychodu nie wystarczy sam paragon. W tej sytuacji podatnik, który chce przejazd taksówką uwzględnić w kosztach firmowych, powinien zadbać o wystawienie faktury bądź paragonu z NIP nabywcy (gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł, jest on uznawany za tzw. fakturę uproszczoną). Alternatywą może być również faktura zbiorcza za wszystkie przejazdy w danym okresie rozliczeniowym. Dokument ten jest również pełnoprawnym dowodem księgowym.