PIT-11 kierowcy w przewozach międzynarodowych

Przełom zimy i wiosny każdego roku to czas rozliczeń podatków. Fundamentem do rocznego rozliczenia podatku za poprzedni rok jest PIT-11. Stanowi on podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Informacja w formie PIT-11 jest wystawiana oraz dostarczana przez płatnika, który w trakcie roku podatkowego rozlicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy. Jak sporządzić PIT-11 kierowcy w przewozach międzynarodowych?

Elementy deklaracji PIT-11

W PIT-11 muszą się znaleźć następujące elementy:

1. dane identyfikacyjne płatnika;

2. dane podatnika podatku dochodowego, którego dotyczy deklaracja;

3. przychód podatnika;

4. koszty uzyskania przychodu;

5. dochód;

6. pobrane zaliczki na podatek dochodowy;

7. pobrane składki;

8. dane dotyczące przychodów zwolnionych z opodatkowania.

Przekazanie PIT-11

Przedsiębiorcy mają obowiązek przesyłać roczne rozliczenie podatku do urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Obecnie druk PIT-11 przekazuje się do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej.

Obowiązek przekazania PIT-11 obciąża pracodawcę, ale ten może zlecić tę czynność podmiotowi zewnętrznemu – biuru rachunkowemu prowadzącemu jego obsługę księgową. W zależności od ustaleń biuro może przekazać PIT-11 pracownikom swojego klienta, ale może również przekazać sporządzone rozliczenia pracodawcy.

PIT-11 kierowcy zatrudnionego w przewozach międzynarodowych

Sporządzenie deklaracji PIT-11 kierowcy zatrudnionego przy przewozach międzynarodowych może nastręczać problemów i wątpliwości w związku ze zmianami, jakie w zeszłym roku weszły w wyniku wprowadzenia pakietu mobilności. „Pakiet mobilności” to zbiór przepisów odnoszących się do transportu drogowego realizowanego na terytorium Unii Europejskiej. Ma on dostosować polskie prawo do przepisów UE w zakresie prowadzenia działalności transportowej, dziennego i tygodniowego czasu pracy kierowcy, czasu przerw i odpoczynku kierowcy, tachografów. Dalsze zmiany wynikające z pakietu mobilności nastąpią w grudniu 2024 roku, wrześniu 2025 roku oraz lipcu 2026 roku.

Podstawa wymiaru składek kierowcy zatrudnionego przy przewozach międzynarodowych

Kierowca wykonujący przewozy zlecone mu przez pracodawcę w ramach międzynarodowych przewozów drogowych od lutego 2022 roku nie jest uznawany za pracownika w podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a należy go traktować jako pracownika oddelegowanego do pracy za granicą i w związku z tym ustalać mu podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na zasadach obowiązujących takie osoby.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie nie stanowi część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Za dzień pobytu pracownika za granicą należy uznać każdy dzień pracy poza granicami kraju, a w przypadku pracownika-kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym dniem pobytu za granicą jest również dzień, w którym pozostaje on za granicą w oczekiwaniu na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej.

Za dzień pobytu za granicą nie będzie uznany dzień choroby, urlopu bezpłatnego i urlopu wypoczynkowego.

W przypadku kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym, który wykonywał swoje obowiązki przez część miesiąca, a przez pozostały okres nie pracował np. ze względu na urlop, obliczając podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, pracodawca powinien wziąć pod uwagę łączny przychód uzyskany w danym miesiącu, obejmujący wynagrodzenie i wynagrodzenie za czas urlopu. Gdyby łączny przychód okazał się wyższy od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czyli kwoty 5922 zł w 2022 roku lub 6935 zł w roku 2023, wówczas pracodawca może odliczyć od kwoty łącznego wynagrodzenia równowartość diet za dni pracy za granicą. Przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w tym przypadku nie może być jednak niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Ustalanie diety kierowcy zatrudnionego przy przewozach międzynarodowych

Dla ustalenia wysokości diety należy sięgać do zapisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z  tytułu podróży służbowej.

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a gdy występuje doba niepełna, wynosi ona odpowiednio:

1. ⅓ diety – do 8 godzin podróży;

2. 50% diety – za czas podróży od 8 do 12 godzin;

3. pełna wysokość za czas podróży ponad 12 godzin.

Kwota wolna od podatku w przypadku kierowcy międzynarodowego

Pamiętać należy, że wraz ze wprowadzeniem zmian wynikających z pakietu mobilności w zakresie ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest część przychodów pracownika-kierowcy w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach o podróżach służbowych za każdy dzień pobytu za granicą. Kwoty 30% diety za każdy dzień pobytu pracownika za granicą jako przychodu zwolnionego z opodatkowania nie wykazuje się w informacji PIT-11.

Uwzględnienie kwoty wolnej od podatku w PIT-11

Pracownicy-kierowcy realizujący przewozy zagraniczne mają także prawo do otrzymywania wynagrodzenia równego co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu w kraju członkowskim UE, w którym wykonują pracę. Rozwiązanie to dotyczy jednak przejazdów kabotażowych, czyli przewożenia towarów przez kierowcę na terenie innego kraju Unii oraz cross trade, czyli przewozów z jednego państwa unijnego do drugiego, innego niż siedziba przewoźnika. 

Nie dotyczy to jednak przejazdów tranzytowych oraz transportu bilateralnego z i do Polski.

Dlatego też w części E poz. 29 informacji PIT-11 trzeba podać podstawę opodatkowania obniżoną w myśl art. 21 ust. 1 pkt 20 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z powoływanym przepisem wolna od podatku jest część przychodów osób fizycznych mających miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Przykład 1

Jak wyliczyć przychód do opodatkowania pracownika, który każdego miesiąca przez 10 dni wykonywał przewóz dwustronny, przewożąc towar z Polski do Czech, przyjmując, że wynagrodzenie pracownika za każdy miesiąc wyniosło 5000 zł, stosowane są podstawowe koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca podatek w wysokości 300 zł, a pracownik nie jest uczestnikiem pracowniczych planów kapitałowych?

Do rozliczenia wynagrodzenia pracodawca przyjął państwo docelowe: Czechy. Łączna liczba dni pobytu pracownika za granicą wyniosła 10. Dieta w Czechach obejmuje 41 euro, co przy przeliczeniu średniego kursu euro na poziomie 4,70 zł daje kwotę 192,70 zł. Równowartość diet za cały pobyt to 10 x 192,70 zł = 1927 zł. Wynagrodzenie po odliczeniu równowartości diet wyniesie 3073 zł i jest niższe niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2022 i 2023 roku, dlatego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wynosi 5922 zł w 2022 roku lub 6935 zł w 2023 roku. Aby ustalić miesięczny przychód do opodatkowania, wyliczyć należy kwotę wolną z tytułu diety według wzoru 41 euro x 30% x 10 dni x 4,70 zł = 578,10 zł. Od kwoty wynagrodzenia trzeba odjąć uzyskaną kwotę 578,10 zł, co daje 4421,90 zł, czyli przychód do opodatkowania. Rocznie przychód do opodatkowania w przypadku tego pracownika wyniósł 53 062,80 zł.

Jakie rubryki w PIT-11 należy wypełnić w przypadku kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym

Wypełniając informację PIT-11, poza danymi płatnika i podatnika należy wskazać w odpowiednich rubrykach uzyskane przychody, pobrane zaliczki, koszty uzyskania przychodu i składki na ubezpieczenia społeczne.

Podsumowanie - PIT-11 kierowcy

Sporządzenie informacji PIT-11 kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym nie jest skomplikowane, o ile pamięta się o zmianach, jakie wprowadziło w 2022 roku wejście w życie pakietu mobilności.