Wysłanie części pracowników do pracy w innym państwie – czy okres rozliczeniowy wymaga wydłużenia?

Wykonywanie pracy w innych państwach nie jest niczym nadzwyczajnym, także jeśli obowiązki zawodowe wykonuje się za granicą na polecenie przełożonego przez określony czas. Czy w takim przypadku wysłanie części pracowników do pracy w innym kraju wymaga wydłużenia okresu rozliczeniowego?

Okres rozliczeniowy

Zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia okres rozliczeniowy – jest to okres wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który przypada czas wykonywania obowiązków zawodowych przez pracownika zgodnie z obowiązującym go systemem czasu pracy. W praktyce okres rozliczeniowy przybiera najczęściej formę miesięczną, czasem kwartalną lub tygodniową.

Początek i koniec okresu rozliczeniowego nie zawsze pokrywa się z pierwszym i ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego, choć rzeczywiście takie rozwiązanie jest stosowane przez pracodawców najczęściej. Okres rozliczeniowy może opierać się na zupełnie innych dniach kalendarzowych, np. od 15. do 15. dnia każdego miesiąca, od 10. do 10. dnia każdego miesiąca. Ostateczną decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca, choć może oczywiście wysłuchać uprzednio swoich podwładnych. Przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Przepisy prawa pracy wskazują, że okres rozliczeniowy nie powinien co do zasady przekraczać 4 miesięcy. Podyktowane jest to koniecznością dokonywania regularnych i w miarę częstych wypłat wynagrodzenia pracownikowi. Jeśli okres rozliczeniowy wynosiłby np. 24 miesiące, to pensja za pracę mogłaby być wypłacana co 2 lata, a to jednak zbyt duże ryzyko i spore niedogodności dla zatrudnionego, nawet przy założeniu, że takie wynagrodzenie byłoby bardzo wysokie.

Okres rozliczeniowy a praca w innym państwie

Stosowanie okresu rozliczeniowego usprawnia proces obliczania i wypłacania wynagrodzenia pracowniczego. Takie rozwiązanie powinno być więc stosowane niezależnie do tego, czy zatrudnieni wykonują swoje obowiązki w kraju, czy też w zagranicznej siedzibie firmy. W zależności od treści zawartej umowy o pracę zatrudniający ma prawo wysłać danego pracownika do wykonywania określonych obowiązków poza granice Polski – zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. Dopuszczalne jest także stosowanie trybu mieszanego, tj. częściowej pracy w danym okresie rozliczeniowym w kraju oraz częściowej za granicą.

Tak naprawdę wykonywanie pracy w zagranicznych oddziałach firmy nie wpływa na modyfikację zasad dotyczących ustalania okresów rozliczeniowych pracowników. Pracodawca ustala takie okresy samodzielnie zarówno względem polskich, jak i zagranicznych pracowników na podstawie takich samych reguł. Pamiętajmy jednak, że okresy rozliczeniowe nie muszą być identyczne wobec wszystkich zatrudnionych, nawet jeśli wykonują oni te same zadania i pełnią te same funkcje. W praktyce oznacza to, że pracownik takiego samego szczebla wykonujący zadania w Polsce może mieć inny okres rozliczeniowy niż podobny pracownik realizujący swoje obowiązki za granicą. Pracodawca nie musi przy tym uzasadniać, dlaczego zastosował w takiej sytuacji zróżnicowane okresy rozliczeniowe.

Przełożony może zmieniać obowiązujące okresy rozliczeniowe zarówno względem wszystkich, jak i wybranych pracowników. Takie działanie jest dopuszczalne w zasadzie w każdym momencie obowiązywania stosunku pracy, nawet jeśli dotychczas obowiązujący okres rozliczeniowy obejmował inne okresy.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego względem pracowników zagranicznych

Wydłużenie okresu rozliczeniowego dla pracowników oddelegowanych do pracy w innym kraju jest zgodne z prawem, aczkolwiek nie ma takiego obowiązku. To od pracodawcy zależy, czy będzie chciał wydłużyć istniejący już okres rozliczeniowy, nie jest przy tym związany żadnymi wnioskami w tym zakresie ze strony swoich pracowników.

O wydłużeniu okresu rozliczeniowego dla pracowników wykonujących obowiązki w innym kraju powinny decydować w pierwszej kolejności potrzeby pracodawcy oraz praktyczny aspekt naliczania wynagrodzenia pracowniczego. Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracy wykonywanej częściowo w Polsce i częściowo za granicą.

Przykład 1.

Pan Jan jest zatrudniony na umowę o pracę i jego okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc – pokrywa się on zawsze z miesiącem kalendarzowym, tj. od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Pracownik otrzymał nowe zadania i od przyszłego miesiąca ma wykonywać swoje obowiązki w nowym systemie – przez 3 tygodnie w polskiej siedzibie firmy oraz przez 3 tygodnie w zagranicznym oddziale w Hiszpanii. W tej sytuacji pracodawca może zastosować wobec pana Jana wydłużenie okresu rozliczeniowego do 6 tygodni, może także skrócić ten okres do 3 tygodni.

Pracodawca może postanowić o wydłużeniu okresu rozliczeniowego tylko względem części pracowników delegowanych do pracy w innym kraju, np. na ich wyraźny wniosek. Nie ma więc obowiązku wydłużania tego okresu wszystkim zatrudnionym.

Przykład 2.

Piotr i Filip pracują w oparciu na 5-tygodniowym okresie rozliczeniowym. Od przyszłego kwartału będą wykonywać swoje obowiązki dodatkowo w zagranicznym oddziale firmy w Danii – przez okres 2 tygodni (oprócz 5 tygodni pracy w Polsce). Piotr chce pozostać przy swoim dotychczasowym 5-tygodniowym okresie rozliczeniowym, jednak Filip chciałby, aby jego pracodawca wydłużył ten okres łącznie do 7 tygodni. Przełożony może uwzględnić prośbę Filipa i przedłużyć mu okres rozliczeniowy oraz jednocześnie pozwolić Piotrowi na pracę w oparciu na jego starym, dotychczas obowiązującym okresie rozliczeniowym. Może także ujednolicić okres rozliczeniowy dla obu pracowników – zarówno obejmujący 5, jak i 7 tygodni.

Przedłużenie obowiązującego okresu rozliczeniowego, choć uzależnione od woli pracodawcy, wymaga odpowiedniego zakomunikowania tego faktu pracownikowi. Zgodnie bowiem z treścią art. 150 § 3 Kodeksu pracy (kp) przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Niezależnie od powyższego pracodawca musi przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Czy za przedłużenie okresu rozliczeniowego należy się dodatkowe wynagrodzenie?

Tak naprawdę przedłużenie okresu rozliczeniowego nie daje pracownikowi uprawnień do domagania się z tego tytułu jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia lub formy rekompensaty. Przedłużenie to odbywa się bowiem ze względu na potrzeby pracodawcy, a nie w celu nałożenia dodatkowych obowiązków na zatrudnionego. Pracownik w dalszym ciągu musi świadczyć swoje obowiązki zgodnie z zawartą umową, zmieni się tylko czas wypłaty jego wynagrodzenia.

Podsumowanie

Wysłanie części pracowników do pracy w innym państwie nie powoduje konieczności wydłużenia ich okresów rozliczeniowych. Pracodawca może to oczywiście zrobić, jednak nie ma takiego obowiązku. Modyfikacja okresów rozliczeniowych zależy od woli zatrudniającego i może być dokonywana dowolnie względem wszystkich lub wybranych pracowników. Zmiana w tym zakresie wymaga jednak zawarcia odpowiedniego porozumienia z zatrudnionymi.