Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrudnienie cudzoziemca przez osobę fizyczną zgodnie z uproszczoną procedurą

Zatrudnienie cudzoziemca to nie jest łatwy i szybki proces. Wymaga on od pracodawcy odpowiedniego planu działania. O czym należy pamiętać, w przypadku gdy osoba fizyczna zatrudnia cudzoziemca i czy w ogóle jest to możliwe? W artykule wyjaśniamy szczegóły!

Zatrudnienie cudzoziemca

Wykonywanie pracy przez cudzoziemca to inaczej:

  • zatrudnienie;
  • wykonywanie innej pracy zarobkowej;
  • pełnienie funkcji w zarządach osób prawnych, które uzyskały wpis do rejestru przedsiębiorców na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym lub są spółkami kapitałowymi w organizacji;
  • prowadzenie spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej przez komplementariusza lub działanie w charakterze prokurenta.

Podstawowym aktem prawnym normującym kwestie zatrudniania cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Cudzoziemca może zatrudnić każdy pracodawca – nie ma znaczenia, czy firma ma status osoby fizycznej, czy też osoby prawnej.

Uproszczona procedura

Od kilku lat obywatele:

  • Rosji,
  • Ukrainy,
  • Białorusi,
  • Armenii,
  • Mołdawii,
  • Gruzji

mogą pracować w Polsce dzięki tzw. uproszczonej procedurze. Oznacza to w praktyce, że wydanie zezwolenia na pracę nie wymaga przeprowadzenia bardzo szczegółowego postępowania związanego z koniecznością poszukiwania pracowników w lokalnym środowisku bezrobotnych oraz spełnienia innych szczegółowych warunków wydawania tych zezwoleń. Ten stan prawny reguluje Rozporządzenie z dnia 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Ustawa ta wskazuje, że powierzenie cudzoziemcowi wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę jest dopuszczalne w przypadku cudzoziemców m.in.:

  • prowadzących szkolenia, biorących udział w stażach zawodowych, pełniących funkcję doradczą, nadzorczą lub wymagającą szczególnych kwalifikacji i umiejętności w programach realizowanych w ramach działań Unii Europejskiej lub innych międzynarodowych programach pomocowych, także w oparciu o pożyczki zaciągnięte przez rząd Rzeczypospolitej Polskiej;
  • będących nauczycielami języków obcych, którzy wykonują pracę w przedszkolach, szkołach, placówkach, ośrodkach, zakładach kształcenia nauczycieli lub kolegiach, o których mowa w przepisach o systemie oświaty, lub w Ochotniczych Hufcach Pracy;
  • będących członkami sił zbrojnych lub personelu cywilnego, którzy wykonują pracę w międzynarodowych strukturach wojskowych znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
  • będących stałymi korespondentami zagranicznych środków masowego przekazu;
  • wygłaszających, do 30 dni w roku kalendarzowym, okazjonalne wykłady, referaty lub prezentacje o szczególnej wartości naukowej lub artystycznej;
  • będących sportowcami wykonującymi, do 30 dni w roku kalendarzowym, pracę dla podmiotu mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w związku z zawodami sportowymi;
  • wykonujących pracę w związku z wydarzeniami sportowymi rangi międzynarodowej, skierowanych przez odpowiednią międzynarodową organizację sportową;
  • będących duchownymi, członkami zakonów lub innymi osobami, którzy wykonują pracę w związku z pełnioną funkcją religijną, w kościołach i związkach wyznaniowych oraz krajowych organizacjach międzykościelnych;
  • będących studentami studiów stacjonarnych odbywanych w Rzeczypospolitej Polskiej lub uczestnikami stacjonarnych studiów doktoranckich odbywanych w Rzeczypospolitej Polskiej;
  • uczestniczących w programach wymiany kulturalnej lub edukacyjnej, programach pomocy humanitarnej lub rozwojowej lub programach wakacyjnej pracy studentów, zorganizowanych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw pracy;
  • wykonujących pracę jako pracownicy naukowi w podmiotach, o których mowa w przepisach o instytutach badawczych;
  • delegowanych przez pracodawcę zagranicznego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli zachowują oni miejsce stałego pobytu za granicą, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, w celu m.in. wykonywania prac montażowych, konserwacyjnych lub dokonania odbioru zamówionych urządzeń, maszyn, innego sprzętu lub części, wykonanych przez przedsiębiorcę polskiego;
  • wykonujących pracę na rzecz posłów do Parlamentu Europejskiego w związku z pełnioną funkcją;
  • będących obywatelami Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy, wykonującymi pracę przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Zatrudnienie cudzoziemca przez osobę fizyczną

Jak już wcześniej wspomniano, w przypadku cudzoziemców będących obywatelami Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy możliwe jest, aby osoby te wykonywały pracę przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy w Polsce bez pozwolenia na pracę.

Na podstawie oświadczenia cudzoziemiec może wykonywać pracę przez maksymalny okres 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy bez pozwolenia na pracę.

Aby jednak było to możliwe, powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego lub siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy musi zarejestrować pisemne oświadczenie tego podmiotu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy temu cudzoziemcowi:

  • określające nazwę zawodu;
  • określające miejsce wykonywania pracy, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy;
  • określające rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy oraz wysokość wynagrodzenia brutto za pracę;
  • informujące o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy oraz o zapoznaniu się z przepisami związanymi z pobytem i pracą cudzoziemców, a praca ta wykonywana jest na podstawie pisemnej umowy na warunkach określonych w oświadczeniu.

Oświadczenie – jaka jest procedura?

Jak już wspomniano, warunkiem zatrudnienia np. obywatela Ukrainy w Polsce jest uzyskanie przez pracodawcę stosowanego oświadczenia, które następnie wpisywane jest do konkretnego rejestru. Pracodawca składa oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego. Należy zaznaczyć, że siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych.

Oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca. Pracodawca nie może więc prowadzić działalności sezonowej.

Oświadczenie składa się poprzez stronę internetową danego urzędu pracy. Do wniosku należy dołączyć załączniki takie jak:

  • dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł;
  • oświadczenie o niekaralności;
  • ważny dokument tożsamości;
  • kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca.

Wydanie oświadczenia

Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni. Decyzja odmowna może być w przypadku, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu karnego.

Samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).

Wpisu do ewidencji zatrudniająca osoba fizyczna może także nie uzyskać, jeżeli urząd uzna pozorność złożenia dokumentu oraz w przypadku gdy firma nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzeniem pracy, np. nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków.

Otrzymanie oświadczenia – dalsze obowiązki

Po otrzymaniu wpisu osoba fizyczna zatrudniająca cudzoziemca powinna wykonać kilka ważnych obowiązków. Przede wszystkim należy poinformować pisemnie powiatowy urząd pracy o podjęciu (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) lub niepodjęciu (w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu) pracy przez cudzoziemca. Dodatkowo pracodawca jest także zobligowany do zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem. Umowa ta powinna być dla cudzoziemca zrozumiała i zawierać wszystkie warunki, jakie są zawarte w oświadczeniu. Zatrudniający powinien oczywiście pamiętać o wypełnieniu wszystkich obowiązków względem tego pracownika, czyli np. zgłoszeniu do ubezpieczeń. Jeśli pracodawca chce kontynuować umowę o pracę z cudzoziemcem, może złożyć do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę. Zezwolenie takie wydawane jest w trybie uproszczonym, tj. z pominięciem tzw. testu rynku pracy. Co ważne, w takim przypadku pracownik ten będzie mógł legalnie wykonywać pracę u tego podmiotu podczas oczekiwania na decyzję z urzędu. To bardzo dobra wiadomość dla pracodawców, bowiem proces oczekiwania na zezwolenie bywa bardzo czasochłonny.