Poradnik Przedsiębiorcy

Delegowanie pracownika do pracy za granicą a składki ZUS

Tymczasowe wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy w innym państwie niż państwo, w którym pracodawca działa, wiąże się z szeregiem wyzwań organizacyjnych i logistycznych. Z prawnego punktu widzenia jednym z kluczowych zagadnień jest kwestia dopełnienia wymogów w zakresie objęcia pracownika w czasie delegowania do innego państwa ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym.

Delegowanie pracownika do pracy za granicą w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego 

Jak stanowi art. 12 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

Do celów stosowania art. 12 ust. 1 rozporządzenia Nr 883/2004:

  • przez „osobę, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swoją działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego” należy rozumieć także osobę zatrudnioną w celu oddelegowania jej do innego państwa członkowskiego, pod warunkiem że osoba ta bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia podlega już ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym siedzibę ma jej pracodawca;

  • przez sformułowanie „który normalnie tam prowadzi swą działalność” należy rozumieć pracodawcę zazwyczaj prowadzącego znaczną część działalności innej niż działalność związana z samym zarządzaniem wewnętrznym, na terytorium państwa członkowskiego, w którym ma swoją siedzibę, z uwzględnieniem wszystkich kryteriów charakteryzujących działalność prowadzoną przez dane przedsiębiorstwo. Odnośne kryteria muszą zostać dopasowane do specyficznych cech każdego pracodawcy i do rzeczywistego charakteru prowadzonej działalności (art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego).

Wyjątek od zasady stosowania ustawodawstwa miejsca zatrudnienia

Zgodnie z przepisami unijnymi delegowanie pracownika do pracy za granicą w obszarze Unii Europejskiej wiąże się z podleganiem jednemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Zwykle do osób, które w celach zawodowych przemieszczają się między państwami członkowskimi, zastosowanie ma system ustanowiony na mocy ustawodawstwa państwa członkowskiego nowego zatrudnienia.

Jednak jak wynika z przywołanych wyżej przepisów rozporządzeń nr 883/2004 i nr 987/2009, w przypadkach, w których pracownik zostaje wysłany do innego państwa członkowskiego (państwa zatrudnienia) na okres ograniczony do maksymalnie 24 miesięcy, pracownik nadal podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego będącego miejscem, w którym pracodawca normalnie prowadzi działalność. Tym samym pracownik i pracodawca są zwolnieni z obowiązku opłacania składek ubezpieczeniowych w państwie zatrudnienia.

Pracownik delegowany podlega ustawodawstwu państwa delegującego, pod warunkiem że:

  • przewidywany czas delegowania nie przekracza 24 miesięcy,
  • i pracownik nie jest wysyłany w celu zastąpienia innej delegowanej osoby.

Przykład 1.

Pracodawca normalnie działający w Warszawie delegował do pracy w Niemczech swojego pracownika na 12 miesięcy. W tych warunkach pracownik w okresie delegowania podlega nadal ustawodawstwu polskiemu. 

Tymczasowy charakter delegowania 

Delegowanie pracownika do pracy za granicą jest ograniczone w czasie i nie może być wykorzystywane przez pracodawców jako stała forma świadczenia usług poprzez powtarzające się delegowanie różnych pracowników na te same stanowiska, do realizacji tych samych zadań lub celów.

Wymóg ubezpieczenia przed delegowaniem

Konieczne jest, aby pracownik przez co najmniej miesiąc poprzedzający delegowanie był ubezpieczony w Polsce, przy czym to ubezpieczenie może dotyczyć zatrudnienia u dowolnego pracodawcy w państwie, z którego następuje delegowanie; nie musi to być pracodawca delegujący.

Przykład 2.

Pracownik bezpośrednio przed delegowaniem do pracy we Włoszech przebywał na 3-miesięcznym urlopie bezpłatnym. W związku z tym w czasie delegowania pracownik nie będzie podlegał polskiemu ustawodawstwu, gdyż nie był ubezpieczony przed delegowaniem. Podlegać będzie ubezpieczeniu we Włoszech. 

Warunek co najmniej miesięcznego ubezpieczenia uważa się za spełniony również wtedy, gdy pracownik pobiera:

  • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy,
  • zasiłek chorobowy,
  • świadczenie rehabilitacyjne,
  • zasiłek macierzyński,
  • zasiłek opiekuńczy,

lub jest:

  • bezrobotnym zarejestrowanym w urzędzie pracy,
  • ubezpieczonym w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
  • objęty ubezpieczeniem zdrowotnym.

Miejsce normalnego prowadzenia działalności przez pracodawcę 

Aby pracownik delegowany mógł być ubezpieczony w Polsce, kraj ten musi być miejscem normalnego prowadzenia działalności przez pracodawcę. W tym celu Zakład Ubezpieczeń Społecznych stosuje następujące kryteria, uwzględniając również specyfikę konkretnego przedsiębiorstwa:

  • miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację;
  • liczba pracowników administracyjnych, którzy pracują w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę oraz w innym państwie;
  • miejsce rekrutacji pracowników delegowanych;
  • miejsce zawierania większości umów z klientami;
  • prawo stosowane do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami;
  • liczba umów wykonanych w państwie wysyłającym;
  • obroty w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw (obrót na poziomie ok. 25% można uznać za wystarczający, a przypadki, w których obrót jest niższy niż 25%, wymagają pogłębionej analizy).

Co oznacza, że praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy delegującego?

Pracę uważa się za wykonywaną na rzecz pracodawcy delegującego, jeżeli:

  • jest wykonywana dla tego pracodawcy;
  • istnieje bezpośredni związek między pracownikiem a pracodawcą, który go delegował, co ocenia się, sprawdzając w szczególności, czy to pracodawca decydował o zatrudnieniu pracownika, podpisał z nim umowę o pracę i wypłaca mu wynagrodzenie).

Okres delegowania

Maksymalny okres delegowania wynosi 24 miesiące, przy czym:

  • jeżeli nastąpi zmiana państwa delegowania, okres 24 miesięcy liczony jest od początku;
  • jeżeli kolejne delegowanie dotyczy tego samego pracownika, tych samych przedsiębiorstw i tego samego państwa członkowskiego, konieczna jest co najmniej 2-miesięczna przerwa między delegowaniami;
  • niewielka przerwa w wykonywaniu pracy za granicą (np. urlop, choroba) nie stanowi przerwy w 24-miesięcznym okresie delegowania.

Pracownik delegowany do pracy w innym państwie podlega w okresie delegowania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu na podstawie ustawodawstwa państwa, z którego zostaje delegowany. Wspomniana zasada dotyczy jednak wyłącznie tych delegowań, które spełniają wyżej przedstawione, konieczne wymagania.