Życie przedsiębiorcy nie należy do najprostszych – niewymiarowy czas pracy, rozmowy z klientami, negocjacje z kontrahentami, zakup towarów, ich transport, magazynowanie, a jeszcze trzeba znaleźć czas na samo świadczenie usług. Nie dziwi zatem, że niektóre czynności są delegowane podmiotom trzecim, a szczególnie te, w których przedsiębiorca nie ma wykształcenia czy też wiedzy specjalistycznej. Jest tak w szczególności w kwestii księgowości i podatków. Wiele osób prowadzących własne biznesy zrezygnowało z samodzielnego prowadzenia dokumentacji finansowej, rozliczania się z fiskusem czy składania deklaracji ZUS. Niektórzy chcieliby iść o krok dalej i pozostawić w rękach innych obowiązki związane z fakturowaniem i zastanawiają się, czy wystawianie faktur przez biuro rachunkowe w ich imieniu byłoby możliwe? A jeżeli tak, czy byłoby to bezpieczne? Na te pytania odpowiemy poniżej.
Obowiązki rozliczeniowe przedsiębiorców
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest rozliczanie się z urzędem skarbowym z uzyskanego dochodu. Ci, którzy zostali czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług, są również bezwzględnie zobowiązani do regularnego rozliczania VAT. W tym celu muszą dokumentować wszystkie czynności będące przedmiotem opodatkowania. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) przy każdej sprzedaży towaru lub świadczeniu usługi są oni zobligowani do wystawiania faktury stwierdzającej między innymi dokonanie sprzedaży, datę jej dokonania, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, a także dane dotyczące podatnika i nabywcy. Co do zasady taki dokument powinien wystawić dostawca towaru lub usługi. Istnieją jednak od tego wyjątki, ustawa o VAT zezwala bowiem na wystawianie faktur przez nabywcę towaru lub usługi oraz osobę trzecią upoważnioną przez podatnika. Czy to zatem oznacza, że wystawianie faktur przez biuro rachunkowe w każdym wypadku jest możliwe i zgodne z prawem?
Fakturowanie – zasady generalne
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym wystąpienie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Na jej podstawie wystawca faktury jest obowiązany do odprowadzenia podatku od towarów i usług, z kolei jej odbiorca ma możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego od podatku należnego. Dokument ten potwierdza również przeprowadzenie czynności w niej opisanej lub stanowi dowód zamówienia, co z kolei znajduje swoje skutki w obowiązku zapłaty.
Faktura, aby można było uznać ją z prawidłową, w swojej treści powinna zawierać co najmniej:
- datę wystawienia;
- kolejny numer;
- dane sprzedawcy i nabywcy wraz z NIP-em;
- dokonanie sprzedaży;
- datę dokonania sprzedaży;
- cenę jednostkową bez podatku;
- podstawę opodatkowania;
- stawkę i kwotę podatku;
- kwotę należności.
Co ważne, aktualnie nie jest wymagany podpis stron transakcji. Dokument niepodpisany przez żadnego z kontrahentów ma taką samą moc prawną jak ten z pozostawionymi podpisami. To z kolei pozwala na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Dzięki powyższej zasadzie są one traktowane na równi z fakturami w formie papierowej. Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie (również elektronicznej), niezależnie od formy, w jakiej zostały wysłane do nabywcy.
Ustawa o VAT określa sytuacje, kiedy przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT jest bezwzględnie zobligowany do wystawienia faktury. Podatnik zatem jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- sprzedaż, dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o VAT (dotyczy to m.in. usług dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej).
Przedsiębiorca jest przy tym zwolniony z obowiązku fakturowania w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku na podstawie przepisów ustawy o VAT (np. dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane, usługi transportu sanitarnego) oraz przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2021 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień. Do wystawiania faktur nie jest również zobowiązany podatnik zwolniony podmiotowo od podatku VAT, tj. taki, którego przychody nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 000 zł.
Wystawianie faktur przez podmiot trzeci
Wystawianie faktur przez podmiot trzeci regulują akty prawa unijnego oraz implementujące je ustawy polskie. Na omawianą kwestię wskazuje w szczególności przepis art. 220 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej oraz art. 106d ust. 2 ustawy o VAT.
We wskazanym przepisie dyrektywy 2006/112/WE ustawodawca unijny stwierdził, że każdy podatnik ma obowiązek upewnić się, iż faktura została wystawiona:
- przez niego albo
- przez nabywcę lub usługobiorcę, albo
- w jego imieniu i na jego rzecz, przez osobę trzecią.
Powyższe oznacza, że dyrektywa wprost dopuszcza możliwość, aby faktura była wystawiona nie tylko przez podatnika, lecz także przez inny podmiot, nabywcę, usługobiorcę lub osobę trzecią (niebędącą stroną transakcji). Dyrektywa – prócz art. 225 – nie ustanawia przy tym jakichś dodatkowych wymogów, które muszą spełniać podmioty trzecie, aby móc dokonywać wystawiania faktury w cudzym imieniu. Przepis art. 225 stanowi, że państwa członkowskie mogą zobowiązać podatników do spełnienia szczególnych warunków, w przypadku gdy osoba trzecia wystawiająca fakturę ma siedzibę w państwie nienależącym do Unii Europejskiej. Oznacza to, że w przypadku podatników mających siedzibę lub miejsce zamieszkania na terenie UE, kraje członkowskie nie mogą nałożyć dodatkowych warunków, które muszą być spełnione, aby fakturę w imieniu i na rzecz podatnika wystawiła osoba trzecia.
Powyższe potwierdza przepis art. 106d ust. 2 ustawy o VAT, który mówi, że faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.
Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe – czy to możliwe?
Reasumując powyższy akapit, stwierdzić należy, że podatnik ma prawo upoważnić podmiot trzeci do wystawiania w jego imieniu i na jego rzecz faktur VAT. Może być to pracownik przedsiębiorcy czy też podmiot zewnętrzny świadczący na jego rzecz określone usługi (np. usługi księgowe). Możliwość wystawiania faktur przez biuro rachunkowe dobitnie potwierdza omawiany ust. 2 art. 106d ustawy o VAT, który wyszczególnia z grona osób trzecich mogących wystawiać takie dokumenty przedstawiciela podatkowego, a więc w przeważającej liczbie wypadków – biuro rachunkowe.
Biorąc pod uwagę pismo z 12 grudnia 2007 roku Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (znak: IBPP1/443-167/07/AS), zgodnie z którym „nie można uznać, aby użycie przez ustawodawcę sformułowania, że fakturę wystawia podatnik, było tożsame z koniecznością technicznego wypisania tego dokumentu wyłącznie osobiście przez samego podatnika”, stwierdzić należy, że nie ma żadnych przeciwwskazań, aby podmiot trzeci wystawiał faktury w imieniu podatnika jedynie na podstawie udzielonego pisemnie upoważnienia.
Wystawianie faktur we własnym imieniu na rzecz innego podatnika
Wiemy już, że podmiot trzeci, np. biuro rachunkowe, może wystawiać faktury VAT w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy na podstawie pisemnego upoważnienia i w zakresie określonym w tym upoważnieniu. Czy może jednak tego dokonywać na rzecz przedsiębiorcy, ale w swoim imieniu? Na to pytanie należy odpowiedzieć przecząco. Przepisy Dyrektywy 2006/112/WE oraz ustawy o VAT nie przewiduje możliwości udzielenia pełnomocnictwa do wystawienia faktury we własnym imieniu na rzecz innego podatnika VAT. Oznacza to, że podmiot upoważniony do wystawiania faktur przez przedsiębiorcę nie może umieszczać na dokumentach swoich danych w miejscu, gdzie powinny znaleźć się dane sprzedawcy. Należy pamiętać, że upoważnienie do wystawiania faktur nic nie zmienia w kwestii podmiotów będących stronami transakcji. Wystawcą zatem w dalszym ciągu jest przedsiębiorca, który dokonał dostawy towarów lub świadczył usługę.
Faktura wystawiona przez upoważniony podmiot trzeci z umieszczeniem jego danych w miejscu danych sprzedawcy może spowodować:
- powstanie u podatnika zaległości podatkowych, które z kolei może skutkować nałożeniem na niego sankcji administracyjnych (pieniężnych);
- powstanie u podmiotu upoważnionego obowiązku zapłacenia VAT od tzw. pustej faktury – obowiązek taki powstanie mimo braku realnego dokonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT;
- brak możliwości odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę – w przypadku pustych faktur brak jest możliwości odliczenia podatku.
Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe – odpowiedzialność
Scedowanie przez przedsiębiorcę obowiązku wystawiania faktur na biuro rachunkowe (podmiot trzeci) może stwarzać negatywne konsekwencje zarówno po stronie podatnika, jak i biura.
Po pierwsze ryzyko związane z ewentualnymi błędami związanymi z fakturą wystawioną przez podmiot trzeci obciąża podatnika. Jeżeli zatem na fakturze będzie nieścisłość, jej konsekwencje poniesie przedsiębiorca. Dla przykładu – jeśli dokument będzie zawierał kwotę VAT wyższą niż kwota faktycznie należnego podatku, to obowiązkowi zapłaty będzie podlegała kwota wykazana na fakturze.
Z kolei biuro rachunkowe (podmiot trzeci) może ponosić odpowiedzialność karną oraz karno-skarbową. Zgodnie z art. 271a Kodeksu karnego, kto wystawia fakturę lub faktury zawierające kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury lub faktur używa (tzw. fałszerstwo intelektualne faktur), podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Jeżeli sprawca dopuszcza się tego czynu wobec faktury lub faktur zawierających kwotę należności ogółem, której wartość lub łączna wartość jest większa niż 5-krotność kwoty określającej mienie wielkiej wartości, albo z popełnienia przestępstwa uczynił sobie stałe źródło dochodu, podlega karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od lat 3. W wypadku mniejszej wagi sprawca tych czynów podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Z kolei przepis art. 62 § 2 Kodeksu karnego skarbowego stanowi, że każdy, kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.
Pojęcie „wystawienia” faktury obejmuje zarówno jej sporządzenie, jak i przekazanie nabywcy. Zatem w przypadku wystawienia pustej (sfałszowanej) faktury istnieje ryzyko, że do odpowiedzialności zostanie pociągnięte biuro rachunkowe, chociażby z powodu niedochowania należytej staranność.
Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe w imieniu klienta – podsumowanie
Nie ma przeciwwskazań, aby przedsiębiorca upoważnił swoje biuro rachunkowe do wystawiania faktur w swoim imieniu. Potwierdza to zarówno prawo unijne, jak i te krajowe. Należy przy tym pamiętać, że faktura powinna być wystawiona w imieniu i na rzecz podatnika. Podmiot trzeci nie może bowiem wystawić dokumentu sprzedażowego w swoim imieniu, lecz na rzecz mocodawcy, tj. nie może wskazywać swoich danych w miejscu, gdzie powinny widnieć dane sprzedającego. Przedsiębiorca, decydując się na wystawienie pełnomocnictwa do wystawiania faktur, powinien jednak pamiętać, że wszelkie błędy przy sporządzaniu dokumentów finansowych będą obciążały jego portfel, za faktury wystawione nawet przez podmioty trzecie zawsze bowiem odpowiada podatnik.