Prowadzenie biura rachunkowego - najważniejsze informacje!

Ustawa o rachunkowości przewiduje szczególne wymogi w stosunku do podejmowania działalności polegającej na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się jak rozpocząć prowadzenie biura rachunkowego.

Prowadzenie biura rachunkowego jako działalność gospodarcza

Zgodnie z ustawą o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych to działalność polegająca na świadczeniu usług w zakresie:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
• sporządzania sprawozdań finansowych;
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Zgodnie z powyższą ustawą usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 roku poz. 1292 i 1495 oraz z 2020 roku poz. 424 i 1086).

Ustawa ta przewiduje szereg zasad, które mają zastosowanie do tak rozumianej działalności gospodarczej, prowadzących taką działalność przedsiębiorców, ale także do organów, które kontrolują biuro rachunkowe.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, a zatem również biuro rachunkowe, może zgodnie z ustawą podejmować wszelkie działania, z wyjątkiem tych, których zakazują przepisy prawa. Przedsiębiorca może być obowiązany do określonego zachowania tylko na podstawie przepisów prawa.

Podjęcie działalności gospodarczej

Biuro rachunkowe może podjąć działalność w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą obowiązkowo następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego biura rachunkowego, w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Identyfikacja biura rachunkowego jako przedsiębiorcy w urzędowych rejestrach następuje na podstawie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Warto pamiętać, że biuro rachunkowe jako przedsiębiorca ma obowiązek umieszczać w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługiwać się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym.

Kto może otworzyć działalność usługowego prowadzenia ksiąg?

Działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych.

Warunkiem prowadzenia takiej działalności jest również okoliczność, że osoba wykonująca usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za:

• przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi;
• przestępstwo skarbowe;
• nieprowadzenie ksiąg rachunkowych;
• prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy;
• podawanie w tych księgach nierzetelnych danych,
• niesporządzenie sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenie ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych;
• sporządzenie niezgodnej ze stanem faktycznym opinii o sprawozdaniu finansowym i stanowiących podstawę jego sporządzenia księgach rachunkowych jednostki lub sytuacji finansowo-majątkowej tej jednostki;
• niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, wbrew przepisom ustawy;
• nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków;
• niezłożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia;
• niezłożenie sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym;
• niezamieszczenie na stronie internetowej jednostki wymaganych przez prawo dokumentów, o których mowa w ustawie o rachunkowości;
• nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w ustawie o rachunkowości;
• prowadzenie działalności gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunków ustawowych;
• prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia;
• rozwiązanie umowy o badanie sprawozdania finansowego, bez uzasadnionej podstawy, lub niepoinformowanie Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego, a w odpowiednich przypadkach – Komisji Nadzoru Finansowego, o rozwiązaniu tej umowy;
• zawarcie z firmą audytorską umowy o badanie ustawowe, na okres krótszy niż 2 lata;
• stosowanie klauzuli umownych w umowach zawartych przez badaną jednostkę, które ograniczałyby możliwość wyboru firmy audytorskiej przez organ dokonujący wyboru takiej firmy, na potrzeby przeprowadzenia badania ustawowego sprawozdań finansowych tej jednostki, do określonych kategorii lub wykazów firm audytorskich.

Prowadzenie biura rachunkowego - ustawowy wymóg posiadania ubezpieczenia 

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością.

Obowiązkowym ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z prowadzoną działalnością w postaci usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ubezpieczenie OC od usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie obejmuje szkód:

• polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
• wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki, o których mowa w art. 76a ust. 3 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
• polegających na zapłacie kar umownych;
• powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności przez biuro rachunkowe.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro. Kwota ta jest ustalana przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.