Podatnik, a wraz z nim obsługujące go biuro rachunkowe, mają nie tylko obowiązek terminowego rozliczania podatków i składania deklaracji podatkowych. Są również zobligowani do przechowywania dokumentacji rachunkowej na wypadek kontroli skarbowej czy postępowania karno-skarbowego. Księgi rachunkowe powinny być przechowywane tyle czasu, ile wynosi okres przedawnienia poszczególnych zobowiązań podatkowych. Co do zasady jest to pięć lat. Co jednak w sytuacji, gdy biuro rachunkowe zgubi ową dokumentację? Co zagubienie dokumentów księgowych przez biuro oznacza dla podatnika? Czy jest szansa na uratowanie się przed odpowiedzialnością karno-skarbową? Spróbujemy to wyjaśnić w tym artykule.
Zagubienie dokumentów księgowych a obowiązki rozliczeniowe
Zagubienie ksiąg czy ewidencji księgowych nie zwalnia podatnika z kontroli prawidłowości jego rozliczeń podatkowych. Nie zmienia tego również fakt, że wina leży po stronie biura rachunkowego. Wobec organów skarbowych odpowiada podatnik, nie zaś jego pełnomocnik w postaci księgowego. Trzeba mieć zatem na uwadze, że zagubienie dokumentów księgowych to ogromny stres nie tylko dla biura rachunkowego, ale również – a może i przede wszystkim – dla podatnika. Nie jest jednak tak, że księgowy, który dopuścił się utraty ksiąg rachunkowych, nie odpowiada w ogóle. Jest on bowiem odpowiedzialny za szkody powstałe w czasie wykonywanych swoich obowiązków zawodowych. Podatnik ma prawo do żądania od biura rachunkowego wypłacenia mu odszkodowania.
Ile czasu należy przechowywać dokumenty księgowe?
Podatnik ma bezwzględny obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez pewien, określony ustawą, termin. Wynika to niejako z faktu, że większość podatków rozliczana jest na zasadzie samoobliczenia. To nie organ ustala, jaką daninę należy uiścić, a sam podatnik. Jeżeli jednak urząd dojdzie do przekonania, że wyliczenie podatku jest błędne, ma prawo dokonać kontroli dokumentacji rachunkowej podatnika i samodzielnie wyliczyć obciążenie podatkowe.
W skład archiwum księgowego wchodzą w szczególności:
- księgi podatkowe, tj. księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry;
- faktury;
- rachunki;
- dowody wpłat;
- raporty fiskalne.
Jak stanowi art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, wyżej wskazaną dokumentację trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego ona dotyczy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Należy przy tym pamiętać, że znaczenie ma nie tylko samo powstanie zobowiązania podatkowego, ale również upływ terminu płatności tego podatku. Dodatkowo, jeżeli któryś z dokumentów księgowych dotyczy kilku podatków, których terminy przedawnienia są od siebie różne, trzeba liczyć termin późniejszy.
Okres przechowywania dokumentacji w niektórych wypadkach może ulec wydłużeniu. Zgodnie z art. 70 § 2–8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej termin przedawnienia może ulec przerwaniu lub zawieszeniu. Wówczas czas potrzebny do przedawnienia nie biegnie. Z kolei jeżeli termin przedawnienia obowiązku podatkowego ulega wydłużeniu, przedłuża się również okres przechowywania związanej z nim dokumentacji.
Obowiązek odtworzenia dokumentacji
Pierwszą czynnością, jaką biuro rachunkowe powinno wykonać po zagubieniu dokumentów księgowych, jest powiadomienie o tym fakcie podatnika (klienta) oraz urzędu skarbowego. Następnym krokiem jest natomiast podjęcie próby odtworzenia dokumentacji.
W celu odtworzenia ksiąg rachunkowych biuro powinno w szczególności zwrócić się do kontrahentów podatnika z prośbą o wystawienie duplikatów faktur i rachunków oraz o wydanie wystawionych przez nich dowodów kasowych KP i KW. Z całą pewnością pomocne będzie również uzyskanie od nich potwierdzonych zestawień transakcji oraz elektronicznych kopii dokumentów i ewidencji. Dodatkowo, współpracując z urzędem skarbowym, biuro rachunkowe powinno wystąpić o odpisy deklaracji i zeznań podatkowych, odpisy protokołów przeprowadzonych kontroli podatkowych oraz decyzji wymiarowych.
Warto wspomnieć również, iż organy skarbowe zostały wyposażone w narzędzia mogące im pomóc w odtworzeniu ksiąg. W tym celu wykorzystuje się:
- oświadczenia kontrolowanego podatnika w przedmiocie informacji o kontrahentach, na rzecz których dokonywał sprzedaży lub od których dokonywał zakupów;
- przesłuchania świadków;
- wyciągi bankowe podatnika, które pozwalają na ustalenie przepływów finansowych, w tym wysokości przychodów i kosztów.
Czy za zgubienie ksiąg podatnikowi grozi kara karno-skarbowa?
W tej kwestii odpowiedź nie będzie jednoznaczna, bowiem organy skarbowe oraz sądy administracyjne różnie podchodzą do tematu. Wynika to z faktu, że zagubienie dokumentów księgowych może być interpretowane dwojako. Mamy bowiem art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Dodatkowo art. 262 § 1 pkt 2) Ordynacji podatkowej wskazuje, że strona, która bezzasadnie odmówi okazania lub nie przedstawi w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach, może zostać ukarana karą porządkową do 3000 zł.
Niektóre organy idą jeszcze dalej i w przypadku zagubienia dokumentacji wskazują na art. 83 § 1 kks, który mówi, iż każdy, kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, audytu lub czynności audytowych bądź dokonania nabycia sprawdzającego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Maksymalna stawka dzienna w roku 2022 roku to aż 40 132 zł.
Przyjmując, że utrata dokumentów księgowych stanowi przejaw utrudniania czynności kontrolnych, organy bardzo ochoczo nakładają kary porządkowe. Na przepisy kks powołują się jednak wyłącznie w skrajnych przypadkach.
Inaczej do powyższego podszedł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku z 8 listopada 2011 roku (sygn. akt: I SA/Rz 625/11) wskazując, iż zagubienie dokumentacji księgowej nie jest okolicznością wystarczającą do uznania „bezzasadności odmowy” okazania przedmiotu oględzin, co jest niezbędną przesłanką nałożenia kary porządkowej. Nie chodzi bowiem o to, czy podatnik jest w stanie sprostać obowiązkowi okazania dokumentów, lecz o kwestię istnienia faktycznych przeszkód w jego wykonaniu. Uczestnik postępowania może być dyscyplinowany nałożeniem kary porządkowej, o ile ma faktyczną możliwość wykonania żądań organu, natomiast gdy istnieje fizyczna przeszkoda (brak dokumentów, które zostały zagubione) i przeszkoda ta jest ustalona przez organ, nie jest przez niego kwestionowana, to uniemożliwia to ukaranie karą porządkową. Zagubienie dokumentów może mieć konsekwencje procesowe – organ kontroli może przyjąć niekorzystną dla podatnika podstawę opodatkowania. Wówczas co do zasady podatnik nie może kwestionować takich konsekwencji.
Brak dokumentów a określenie podstawy oszacowania
W sytuacji gdy niemożliwe jest odtworzenie dokumentacji księgowej, organ skarbowy nie może przyjmować twierdzeń podatnika „na wiarę”. W takim wypadku określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Jak wskazuje się jednak w orzecznictwie, szacowanie podstawy opodatkowania jest instytucją wyjątkową. Zastępuje ono określenie prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego na podstawie dokumentacji podatkowej, dlatego powinno mieć miejsce tylko w sytuacji, gdy po przeprowadzeniu wszystkich możliwych czynności dowodowych nie jest możliwe określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 3 października 2012 roku, (I SA/Łd 635/12), wskazał, iż: „Oszacowanie podstawy opodatkowania nie może stanowić swoistej sankcji podatkowej, gdyż jej założeniem i celem jest jedynie odtworzenie rzeczywistości w zakresie danych, mających znaczenie dla wymiaru należnego podatku”. Oznacza to, że w pierwszej kolejności organ skarbowy musi podjąć wszystkie czynności, aby oszacować podstawę opodatkowania jak najbardziej zbliżoną do rzeczywistej jej wysokości.
Odpowiedzialność biura rachunkowego wobec klienta
Jeżeli dokumentacja księgowa została zagubiona z winy biura rachunkowego, a podatnik, którego te księgi dotyczą, dozna szkody, ma on prawo żądać od księgowego jej naprawienia.
Ustawa o rachunkowości nakłada na biura rachunkowe obowiązek zawarcia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Odpowiedzialność ta oparta jest na przepisie art. 471 kc, zgodnie z którym dłużnik zobligowany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Aby zatem klient mógł żądać od biura odszkodowania, muszą zaistnieć łącznie trzy poniższe przesłanki:
- biuro rachunkowego dopuściło się niewykonania bądź nienależytego wykonania zobowiązania – tutaj jest to zagubienie dokumentacji księgowej;
- wystąpienie szkody;
- związek przyczynowy pomiędzy niewykonaniem bądź nienależytym wykonaniem zobowiązania a szkodą.
Dodatkowo dla powstania odpowiedzialności odszkodowawczej wymagane jest, aby naruszenie zobowiązania było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiada. Musi zatem wystąpić wina w działaniu biura, którego skutkiem będzie utrata dokumentacji. Oznacza to, że jeżeli księgowy na skutek pożaru budynku, powodzi czy trzęsienia ziemi utraci dokumentację rachunkową klienta, ten drugi nie będzie mógł wymagać naprawienia szkody, nawet jeżeli ona wystąpi.
Zagubienie dokumentów księgowych – podsumowanie
Zagubienie dokumentów księgowych, niezależnie czy dopuści się tego podatnik, czy biuro rachunkowe, nigdy nie oznacza nic dobrego. Najbardziej narażony w takim wypadku jest oczywiście podatnik, gdyż w razie kontroli podatkowej to on odpowiada przed urzędem skarbowym.
Jeżeli dojdzie do utraty dokumentacji rachunkowej, pierwszym krokiem powinno być zawiadomienie urzędu skarbowego. Następnie muszą zostać podjęte wszelkie działania zmierzające do odtworzenia dokumentacji. Pomóc w tym może sam organ skarbowy, gdyż ewidencjonuje on sporo danych na temat obciążeń podatkowych danego podatnika. Nie można bagatelizować utraty dokumentów, bowiem w przypadku gdy podatnik nie będzie nimi dysponował, organ może nałożyć na niego karę porządkową, a także określić podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, która rzadko kiedy jest dla podatnika korzystna.
