Wydawać by się mogło, że śmierć przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność oznacza również „śmierć” firmy. Osoba prowadząca działalność jest przecież nierozerwalnie związana ze swoim przedsiębiorstwem, w szczególności odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania zaciągnięte w ramach JDG. Firma, nawet ta najmniejsza, to jednak nie tylko osoba właściciela, to również pracownicy, kontrahenci oraz składniki majątkowe. Dlatego też działalność jednoosobowego przedsiębiorstwa może być kontynuowane przez spadkobierców przedsiębiorcy. Proces dziedziczenia jest jednak długotrwały, przez co następca prawny nie jest w stanie z dnia na dzień przejąć firmy. Aby zapobiec upadkowi przedsiębiorstwa, na czas postępowania spadkowego powoływany jest zarząd sukcesyjny, który ma tymczasowo prowadzić jego interesy. Czy zatem po przejęciu działalności gospodarczej przez zarząd współpraca z kontrahentami, w tym z biurem rachunkowym, trwa czy zostaje zerwana z mocy ustawy? Sprawdźmy to.
Zarząd sukcesyjny – czym jest?
W chwili śmierci przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą powstaje tzw. przedsiębiorstwo w spadku. Jest to po prostu firma (składniki materialne i niematerialne stanowiące mienie zmarłego, które były wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej), która nie ma jeszcze nowego właściciela, gdyż ten prawnie nie przejął jeszcze jej spadku.
Do prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku zostaje powołany zarząd sukcesyjny. Jest on jedynie tymczasowo odpowiedzialny za zarządzanie przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy, do czasu ustalenia spadkobiercy. Zadaniem zarządu jest kontynuacja działalności gospodarczej wykonywanej przez zmarłego przedsiębiorcę, także w ramach zawiązanej wcześniej spółki cywilnej. Zarządca sukcesyjny działa w imieniu własnym, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.
Zarządca sukcesyjny prowadzi bieżące sprawy przedsiębiorstwa, zapewniając funkcjonowanie firmy do czasu ostatecznego zakończenia procesu spadkowego. W zasadzie powinien on dokonywać jedynie czynności zwykłego zarządu. Może przy tym podejmować czynności przekraczające ten zakres, ale musi wówczas uzyskać zgodę wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, a w przypadku braku takiej zgody – za zezwoleniem sądu. Trwanie zarządu sukcesyjnego nie powinno przekraczać 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Jednakże z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres na czas nie dłuższy niż 5 lat.
Kto powołuje zarządcę?
Zarządcę wybiera sam przedsiębiorca za swojego życia. Oczywiście wcześniej musi uzyskać jego zgodę. Osoba wybrana do zarządu sukcesyjnego musi dodatkowo zostać wpisana do CEIDG. Prócz tego przedsiębiorca może zastrzec, że z chwilą jego śmierci prokurent firmy stanie się zarządcą sukcesyjnym (za zgodą prokurenta).
Co jednak, gdy przedsiębiorca umrze, nie pozostawiając po sobie testamentu i nie wskazując na zarząd? Prawodawca przewidział i taką sytuację. Na wypadek nieustanowienia zarządcy przez zmarłego, wybrać go może w ciągu 2 miesięcy:
- małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku;
- spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek;
- spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek;
- zapisobiorca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku.
Jednocześnie w przypadku powołania zarządcy sukcesyjnego przez małżonka lub spadkobiercę ustawowego, wymagana jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje co najmniej 85% udziałów w przedsiębiorstwie w spadku.
Zarząd sukcesyjny – pełniony wyłącznie jednoosobowo
Tak, jak JDG prowadzone jest przez jedną osobę prawną, tak również zarządcą sukcesyjnym może być wyłącznie osoba fizyczna. Niemożliwe jest ustanowienie osoby prawnej jako zarządcy. Tym samym nie można powołać na tę funkcję np. spółki jawnej czy z o.o.
Ponadto do zarządu sukcesyjnego można powołać tylko jedną osobę. Co prawda możliwe jest wyznaczenie większej liczby osób, ale tylko jedna z nich może pełnić w jednym czasie zarząd. Inne osoby pełnią funkcję posiłkową i mogą zostać powołane, jeżeli zarządca ustanowiony w pierwszej kolejności zrezygnował z pełnienia tej funkcji lub nie może jej pełnić z powodu:
- odwołania go przez przedsiębiorcę (jeszcze za życia);
- uprawomocnienia się orzeczenia sądu w przedmiocie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę za życia lub działalności gospodarczej w zakresie zarządu majątkiem;
- ograniczenia lub utraty zdolności do czynności prawnych;
- śmierci.
W jaki sposób zarządca prowadzi przedsiębiorstwo?
Zarządca sukcesyjny, prowadząc przedsiębiorstwo, działa w imieniu własnym, lecz na rachunek właściciela przedsiębiorstwa w spadku (tj. spadkobiercy). Wykonuje on prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy wynikające z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Może również podejmować inne, mniej typowe czynności, o ile jest to w interesie przedsiębiorstwa w spadku. Może on przy tym pozywać i być pozywanym w sprawach wynikających z prowadzonej przez firmę działalności gospodarczej oraz brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych i sądowo-administracyjnych, w których uczestnikiem był zmarły przedsiębiorca.
Zaraz po objęciu funkcji zarządca jest zobligowany do sporządzenia i złożenie przed notariuszem wykazu inwentarza przedsiębiorstwa w spadku, obejmującego składniki przedsiębiorstwa w spadku, z podaniem ich wartości według stanu i cen z chwili śmierci przedsiębiorcy, a także długi spadkowe związane z działalnością gospodarczą zmarłego i ich wysokość według stanu z chwili śmierci przedsiębiorcy.
Powołanie zarządu sukcesyjnego a umowa z biurem rachunkowym
Powołanie zarządu sukcesyjnego jest istotne nie tylko dla ustanowionego zarządcy i nowych właścicieli przedsiębiorstwa, lecz także dla kontrahentów zmarłego przedsiębiorcy. Ci mogą się bowiem zastanawiać, czy śmierć kontrahenta stanowi o zakończeniu istniejącego między nimi zobowiązania?
Zarząd sukcesyjny wchodzi w prawa i obowiązki zmarłego, toteż mamy tutaj do czynienia z ciągłością prowadzenia firmy. Umowy zawarte z partnerami biznesowymi nie wygasają. Jeśli zarządcę ustanowił przedsiębiorca, wtedy zmiana osoby zarządzającej firmą jest bardzo płynna. Umiera właściciel firmy, po czym od razu, na podstawie wpisu do CEIDG, prawo do przedsiębiorstwa obejmuje powołany zarządca sukcesyjny.
Jeśli przedsiębiorca nie ustanowił zarządcy, wówczas w okresie od śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu kontrahenci mogą powstrzymać się od spełnienia swojego świadczenia, nie zostaną im wtedy naliczone odsetki.
Takie brzmienie przepisów ustawy o zarządzie sukcesyjnym sprawia, że dla biura rachunkowego nic się w gruncie rzeczy nie zmienia. Jeżeli umowa ma zostać wydłużona albo zmianie ma ulec pełnomocnictwo pozostawione przez przedsiębiorcę dla księgowego, nie ma większych problemów. Zarządca ma prawo do samodzielnego podejmowania czynności zwykłego zarządu (a taką jest zawarcie umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych), a także ustanawiania pełnomocników do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności. Sprawia to, że w kontaktach z biurem rachunkowym ma on te same kompetencje, jakie miał zmarły przedsiębiorca.
Umowa z biurem rachunkowym na prowadzenie ksiąg rachunkowych może ulec zakończeniu, jeżeli do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego firma nie zostanie przejęta przez spadkobiercę.
Jak wygląda rozliczanie podatkowe w czasie zarządu sukcesyjnego?
Tak samo jak nic nie zmienia się w kwestii umów z kontrahentami zmarłego przedsiębiorcy, tak samo będzie w kwestii podatkowej. Przedsiębiorstwo kontynuuje rozliczanie podatków na dotychczasowych zasadach. Jeżeli przedsiębiorca rozliczał się z fiskusem na zasadach ogólnych, wówczas również firma prowadzona przez zarządcę musi być w taki sposób rozliczana.
W kwestii PIT przyjmuje się, że żyjący współmałżonek przedsiębiorcy jest właścicielem całego przedsiębiorstwa, w tym również udziału zmarłego małżonka oraz innych, nabytych w tym okresie składników majątku przedsiębiorstwa, w szczególności w zakresie rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów, a także zwolnień i ulg podatkowych.
Trzeba przy tym pamiętać, że przedsiębiorstwo w spadku rozlicza PIT za rok podatkowy, w którym zmarł przedsiębiorca, jednak wyłącznie za okres od dnia śmierci przedsiębiorcy. Nie jest ono uprawnione do złożenia rozliczenia rocznego PIT zmarłego przedsiębiorcy za okres od początku roku do dnia jego śmierci. Zobowiązanie podatkowe zmarłego za ten wspomniany okres określa organ skarbowy w decyzji podatkowej, którą doręcza bezpośrednio spadkobiercom przedsiębiorcy. Z racji tego, że przedsiębiorstwo w spadku kontynuuje swoją działalność dzięki zarządowi sukcesyjnemu, w dalszym ciągu ma obowiązek wpłacać do fiskusa zaliczki na podatek dochodowy.
Odnośnie do podatku VAT, to przejęcie przedsiębiorstwa przez zarząd sukcesyjny sprawia, że urząd skarbowy nie ma podstaw do wykreślania zmarłego przedsiębiorcy z rejestru VAT. Oznacza to tyle, że sprzedaż towarów i usług wykonywana przez zarząd w dalszym ciągu jest opodatkowana VAT, który zarządca musi uiszczać co miesiąc (lub kwartał) do urzędu skarbowego.
