Zakup kasy fiskalnej – ulga i odliczenie VAT krok po kroku

Podatnicy dokonujący zakupu kasy rejestrującej mogą skorzystać z dodatkowej preferencji w postaci odliczenia ulgi na zakup kasy. Jednocześnie z punktu widzenia czynnego podatnika podatku VAT pojawia się kwestia równoległego odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.

Zasady korzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, u których:

1. powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a;
2. nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe pod warunkiem, że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Jeżeli prawidłowość złożonego przez podatnika wniosku nie budzi wątpliwości, urząd skarbowy dokonuje zwrotu, bez wydawania decyzji. Natomiast w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w złożonym przez podatnika wniosku naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję, w której określa prawidłową wysokość zwrotu, albo odmawia dokonania zwrotu.

Doprecyzowanie oraz uszczegółowienie powyższej kwestii ma miejsce w treści rozporządzenia MF w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. W § 2 ust. 1 tego aktu czytamy, że odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, lub jej zwrot następuje pod warunkiem:

1. rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;
2. posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia odliczenia, o którym mowa w § 2, dokonuje się w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Zwrot kwoty wydanej na zakup jest dokonywany na wniosek podatnika złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Wniosek zawiera:

1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą;
2. numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Ponadto do wniosku trzeba dołączyć:

1. kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
2. kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;
3. w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Z powołanych przepisów wynika, że ulga przysługuje tylko przy zakupie kas rejestrujących w związku z wypełnieniem powstającego po raz pierwszy u danego podatnika obowiązku ewidencjonowania.

Powyższe oznacza, że nabycie – po dacie powstania obowiązku ewidencjonowania (lub w związku z dobrowolnym rozpoczęciem ewidencjonowania) – kolejnych kas (które nie zostały wymienione w pisemnym zgłoszeniu) nie uprawnia podatnika do skorzystania z ustanowionej ulgi. Odnosi się to także do sytuacji, w której podatnik dokonuje rozszerzenia działalności, w związku z czym instalowane są nowe kasy, które są kasami nabytymi już po dniu powstania obowiązku ewidencjonowania (lub w związku z dobrowolnym rozpoczęciem ewidencjonowania), a także w sytuacji nabycia kas w celu wymiany starych modeli na nowe.

Skorzystanie z ulgi na zakup kasy fiskalnej nie wyklucza prawa do odliczenia podatku naliczonego

Dotychczas omówiliśmy kwestie związane ze skorzystaniem z ulgi na zakup kasy. Jednocześnie nie można zapominać, że na mocy art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikom przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary są wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

Co więcej, w treści ustawy o VAT oraz w treści aktów wykonawczych nie ma przepisów, które wykluczałyby możliwość odliczenia podatku naliczonego z uwagi na skorzystanie z ulgi na zakup kasy. Przypomnijmy, że prawo do odliczenia powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Samego odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Przykład 1.

Pan Adam w sierpniu zakupił kasę fiskalną online i w tym samym miesiącu otrzymał od sprzedawcy fakturę z wykazanym podatkiem VAT. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych oraz ewidencjonowanie obrotu na kasie rozpoczął od września. Jakie kwoty może on odliczyć z tytułu poniesionych wydatków?

W deklaracji VAT za sierpień pan Adam może odliczyć kwotę podatku naliczonego z tytułu zakupu kasy fiskalnej. Natomiast w deklaracji VAT za wrzesień może odliczyć kwotę ulgi na zakup kasy zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT.

Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że podatnik może jednocześnie dokonać odliczenia kwoty podatku naliczonego od zakupionej kasy na zasadach ogólnych oraz skorzystać z preferencji określonej w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, tzn. dodatkowo odliczyć kwotę ulgi na zakup kasy.