Usługa utrzymania bazy danych – rozliczenie VAT

Na gruncie podatku VAT utrzymanie oraz dostęp do baz danych stanowi rodzaj odpłatnego świadczenia usługi. W związku z taką klasyfikacją konieczne jest odwołanie się do przepisów regulujących miejsce opodatkowania oraz stawkę podatku VAT, co pozwoli na poprawne rozliczenie podatku VAT. Jak usługa utrzymania bazy danych powinna być rozpatrywana na gruncie podatku VAT? Przeczytaj artykuł i sprawdź!

Usługa utrzymania bazy danych i dostępu do bazy danych - miejsce opodatkowania

Ustawa VAT nie przewiduje żadnych szczególnych regulacji, jeżeli chodzi o ustalenie miejsca opodatkowania usługi utrzymania bazy danych. To oznacza, że należy stosować reguły podstawowe, a zatem miejsce opodatkowania usługi będzie determinowane treścią art. 28b ustawy VAT.

Zgodnie z powyższym przepisem w przypadku usług świadczonych pomiędzy podatnikami miejscem opodatkowania jest kraj siedziby usługobiorcy. Jak czytamy w art. 10 rozporządzenia Rady UE 282/2011, siedziba działalności gospodarczej to miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa.

W celu ustalenia siedziby uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa. W przypadku, gdy te kryteria nie pozwalają z całkowitą pewnością określić miejsca siedziby działalności gospodarczej podatnika, decydującym kryterium jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem. Natomiast sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika.

W konsekwencji, jeżeli usługę utrzymania bazy danych kupuje polski podatnik, to miejscem opodatkowania tej usługi będzie terytorium Polski.

W powyższym przypadku po stronie polskiego nabywcy będziemy mieli do czynienia z przypadkiem importu usług. To powoduje, że zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia obowiązek rozliczenia podatku należnego VAT spoczywa na polskim nabywcy. 

Jednocześnie, mimo że faktura od zagranicznego kontrahenta nie zawiera ani stawki, ani też kwoty podatku naliczonego, to jednak dla polskiego czynnego podatnika podatku VAT kwota podatku należnego stanowi jednocześnie kwotę podatku naliczonego do odliczenia (zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. a ustawy VAT).

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do importowanych usług powstał obowiązek podatkowy, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek. 

Stawka podatku VAT dla usługi utrzymania bazy danych

Zarówno w sytuacji, gdy podatnik z Polski dokonuje importu usługi z zagranicy, jak i w przypadku, gdy do świadczenia usług dochodzi pomiędzy polskimi podatnikami, konieczne jest ustalenie właściwej stawki podatku celem poprawnego obliczenia podatku należnego VAT.

W pierwszej kolejności należy jednak dokonać właściwej klasyfikacji omawianej usługi. Jak wynika z treści art. 5a ustawy VAT, w przypadku usług należy kierować się kodami PKWiU. W zależności od indywidualnego przypadku możemy mieć do czynienia z PKWiU 63.11.11.0 „Usługi przetwarzania danych”, które obejmuje usługi przetwarzania danych, włączając kompletną obróbkę i specjalistyczne raporty z danych dostarczonych przez klienta lub zapewnienie automatycznego przetwarzania danych oraz wprowadzania danych, włącznie z prowadzeniem bazy danych. 

Ewentualnie może to być PKWiU 63.12.10.0 „Usługi portali internetowych”. To grupowanie obejmuje usługi portali internetowych, które wykorzystują wyszukiwarki, aby generować i utrzymywać obszerne bazy danych internetowych adresów i treści w formacie łatwym do wyszukania.

Co jednak istotne, w obu przypadkach ustawa VAT nie przewiduje żadnej preferencyjnej stawki podatku, co oznacza, że właściwa będzie stawka 23% VAT.

W tym miejscu warto jednak rozważyć, czy preferencyjną stawką można objąć usługę dostępu do baz danych zawierających publikacje typu książki, gazety i czasopisma. Otóż w załączniku nr 10 do ustawy zawierającym wykaz towarów i usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 5% w poz. 19 wskazano CN ex 49 „Książki, gazety, obrazki i pozostałe wyroby przemysłu poligraficznego, drukowane; manuskrypty, maszynopisy i plany – wyłącznie towary objęte następującymi CN:

1. ex 4901 Książki, broszury, ulotki i podobne materiały, drukowane, nawet w pojedynczych arkuszach – z wyłączeniem ulotek;
2. ex 4902 Gazety, dzienniki i czasopisma, nawet ilustrowane lub zawierające materiały reklamowe – wyłącznie czasopisma regionalne lub lokalne;
3. 4903 00 00 Książki dla dzieci, obrazkowe, do rysowania lub kolorowania;
4. 4904 00 Nuty drukowane lub w rękopisie, nawet ilustrowane lub oprawione;
5. 4905 Mapy i mapy hydrograficzne lub podobne mapy wszelkich rodzajów, włączając atlasy, mapy ścienne, plany topograficzne i globusy, drukowane;
6. ex 4911 Pozostałe artykuły drukowane, włącznie z drukowanymi obrazkami i fotografiami – wyłącznie czasopisma regionalne lub lokalne”. 

Natomiast na podstawie poz. 24 ww. załącznika nr 10 do ustawy stawkę w wysokości 5% stosuje się bez względu na symbol PKWiU do usług dostarczania drogą elektroniczną publikacji objętych poz. 19 z wyłączeniem:

• publikacji, które w całości lub w przeważającej mierze składają się z treści wideo lub możliwej do odsłuchania muzyki;
• czasopism regionalnych lub lokalnych ex 4902;
• czasopism regionalnych lub lokalnych ex 4911.

Jak wynika z ww. przepisów, obniżona stawka podatku (w wysokości 5%) ma zastosowanie do usług dostarczania drogą elektroniczną publikacji takich jak książki, niektóre gazety czy czasopisma. Jednakże, jak wskazał Dyrektor KIS w Wiążącej Informacji Stawkowej z 21 grudnia 2020 roku (nr 0112-KDSL1-2.450.788.2020.3.PR), jeżeli podatnik nie nabywa drogą elektroniczną publikacji, lecz nabywa usługę dostępu sieciowego do baz danych sklasyfikowaną w dziale PKWiU 63, to dla usługi dostępu sieciowego do baz danych nie znajdą zastosowania obniżone stawki podatku.

Przykład 1. 

Spółka XYZ będąca czynnym podatnikiem podatku VAT zakupiła od firmy z Irlandii usługę dostępu do baz danych z publikacjami książkowymi w wersji elektronicznej. Otrzymała fakturę bez kwoty i bez stawki podatku. W jaki sposób powyższą transakcję rozliczyć na gruncie podatku VAT?

Spółka XYZ dokonuje importu usługi i zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia ma obowiązek rozliczyć w Polsce podatek należny według stawki 23% (nie jest możliwe zastosowanie stawki preferencyjnej 5% VAT). Jednocześnie kwota podatku należnego stanowi kwotę podatku naliczonego do odliczenia, co oznacza, że import usług będzie dla spółki neutralny podatkowo.

Podsumowując, należy stwierdzić, że utrzymanie oraz dostęp do baz danych na gruncie podatku VAT stanowi odpłatne świadczenie usług, które jest klasyfikowane do grupy 63 PKWiU i które podlega opodatkowaniu według podstawowej, czyli 23-procentowej stawki podatku VAT. W zakresie tego rodzaju usług nie jest możliwe zastosowanie obniżonej stawki podatku od towarów i usług.