W sytuacji, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu towarów na aukcjach internetowych, jest on zainteresowany możliwością uznania tego wydatku za koszt podatkowy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest aby dokonany zakup towarów na aukcji internetowej został właściwe udokumentowany. Kwestia ta będzie przedmiotem poniższej analizy.
Dowody księgowe będące podstawą zaliczenia wydatku w koszty podatkowe
Jednym z warunków zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych – wywodzonych z treści art. 22 ust. 1 ustawy PIT – jest jego właściwe udokumentowanie. Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy PIT osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i niebędące zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych są zobligowane do posiadania podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W myśl § 23 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11–15.
Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym;
- inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dodajmy też, że stosownie do § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Zakup towarów na aukcji internetowej - w jaki sposób należy go udokumentować?
W przypadku, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu towarów na aukcji internetowej od osób prywatnych, nie może liczyć na otrzymanie faktury czy też rachunku. Nieracjonalnie byłoby też wymaganie od każdego sprzedawcy przesyłania umowy sprzedaży.
Z punktu widzenia przepisów podatkowych przyjmuje się jednak, że brak możliwości zewidencjonowania danych przychodów czy wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej w rozporządzeniu formy ich udokumentowania – nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich odpowiednio za przychód oraz koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy PIT. Jeżeli zatem podatnik w inny sposób rzetelnie udokumentuje powstanie przychodu podatkowego czy poniesienie kosztu podatkowego, powinien to uwzględnić w trakcie roku podatkowego w bieżącej zaliczce na podatek, jak również w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego.
Podobnie w wyroku z 9 maja 2018 roku ( I SA/Ol 202/18) WSA w Olsztynie wskazał, że należy zatem dopuścić możliwości dowodzenia faktu poniesienia wydatku za pomocą innych środków dowodowych niż tylko te, które zostały wymienione w przepisach rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Sąd wskazał ponadto, że jeśli podatnik, na skutek braku obiektywnej możliwości dokumentowania zdarzeń gospodarczych w sposób przewidziany w przepisach rozporządzenia, w inny sposób rzetelnie udokumentuje poniesienie kosztów uzyskania przychodów, to powinien mieć możliwość uwzględnienia tych wydatków w swoim rozliczeniu podatkowym.
Również organy podatkowe prezentują w tym zakresie korzystne stanowisko. Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji z 20 lutego 2024 roku (nr 0114-KDIP3-1.4011.1122.2023.1.EC) wskazał, że dokumentowanie zakupu towaru poprzez portal aukcyjny może odbyć się poprzez następujące dokumenty potwierdzające rzeczywisty przebieg transakcji:
- wydruk ogłoszenia/aukcji z danego portalu zawierający nick użytkownika (często bez imienia i nazwiska) z dokładnym opisem przedmiotu transakcji, ceną zakupu oraz ID ogłoszenia;
- potwierdzenie złożonego zamówienia z numerem ogłoszenia/aukcji, który pokrywa się z danymi z ogłoszenia oraz z datą zawarcia transakcji;
- dane wysyłającego towar przytwierdzone do paczki, którą kupujący otrzymuje;
- przelew z rachunku bankowego z kwotą odpowiadającą kwocie z potwierdzenia złożonego zamówienia.
Tak samo też interpretacja Dyrektora KIS z 18 maja 2023 roku (nr 0114-KDWP.4011.1.2023.2.ASZ) wskazuje, że taki zestaw dokumentów zawiera wiarygodne określenie wystawcy oraz nabywcy, datę dokonania operacji gospodarczej, określenie przedmiotu operacji i jego wartość. Zatem potwierdzenie zawarcia transakcji należy uznać za dowód księgowy, na podstawie którego mogą być dokonywane zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
W konsekwencji zakup towarów na aukcji oraz udokumentowany w sposób opisany może zostać zaksięgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu” i tym samym zakup ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
W tym miejscu warto podkreślić, że w ocenie organów podatkowych poza potwierdzeniem zawarcia transakcji podatnik powinien być również w posiadaniu innych dowodów wskazujących na poniesienie wydatku, takich jak np. potwierdzenie przelewu, wyszczególnione koszty przesyłki czy koszty prowizji pobierane przez platformę za daną transakcję.
Konkludując, możemy zatem wskazać, że jeżeli poniesienie wydatków na zakup towarów handlowych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej za pośrednictwem internetowego serwisu udokumentowane zostanie dokumentem potwierdzenia przelewu, potwierdzeniem zapłaty za przesyłkę pobraniową lub wydrukiem potwierdzenia dokonania transakcji, a podatnik posiada ponadto wydruki z systemu sprzedaży serwisu oznaczone indywidualnym numerem aukcji, zawierające dokładne dane stron umowy sprzedaży, dokładne określenie przedmiotu sprzedaży, a także dokładne określenie kwoty do zapłaty za towar wraz z kwotą kosztów przesyłki, oraz sporządzi na podstawie tych dokumentów rachunek, którego treść odzwierciedlać będzie szczegóły dokonanej transakcji, a dokumenty te będą rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą, kompletne, to na podstawie tak sporządzonego dokumentu przedsiębiorca będzie uprawniony do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów.
Reasumując powyższe, brak dokumentu sprzedaży nie ogranicza przedsiębiorcy w możliwości zaliczenia wydatku z tytułu zakupu towaru na aukcji internetowej do kosztów podatkowych. Zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne dopuszczają możliwość dokumentowania tego rodzaju wydatku w inny sposób.
