Jak zaksięgować zakup towarów w USA?

Transakcje importu towarów z krajów spoza Unii Europejskiej są bardzo popularne. Często przewaga artykułów z zagranicy polega na ich atrakcyjnie niskiej cenie, ale nie tylko. Jest bowiem grono artykułów, w tym sprzętów specjalistycznych, których brakuje na polskim rynku. Zobacz, jak zaksięgować zakup towarów w USA w KPiR oraz jak dokonać księgowania podatku VAT.

Jak zaksięgować zakup towarów w USA w KPiR?

Przede wszystkim, aby dokonać księgowania wydatku w kosztach firmowych, konieczne jest posiadanie faktury, rachunku bądź umowy kupna. Dokument ten będzie podstawą do ujęcia w księdze przychodów i rozchodów. W przypadku importu otrzymana faktura nie powinna zawierać naliczonego podatku VAT i tym samym pełna jej wartość związana z działalnością gospodarczą zostanie ujęta w KPiR.

Co do zasady księgowania wydatków dokonuje się w dacie wystawienia dokumentu zakupu.

Natomiast przedsiębiorcy prowadzący KPiR powinni mieć na uwadze również zapisy wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. W par. 17 ust 1. określono, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W takim wypadku sporządza się dodatkowo opis, będący podstawą do księgowania. Przepis ten odnosi się do dostaw towarów, które mają miejsce przed wystawieniem faktury.

Wyjątkiem w tym zakresie jest powierzenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu, do którego dokumenty księgowe zbiorczo przekazywane są już po zakończonym miesiącu. W takim wypadku zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dostarczonych dowodów, maksymalnie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli dostawa towaru nastąpi w tym samym miesiącu, co wystawienie faktury, to wydatek ten zostanie zaksięgowany zgodnie z datą wystawienia dokumentu zakupu.

W przypadku gdy dostawa towarów ma miejsce później niż wystawienie faktury, co jest częstym zdarzeniem przy imporcie m.in. z USA, to należy odnieść się do zasady ogólnej. Wskazuje ona na księgowanie zgodnie z datą wystawienia faktury zakupu. Takie stanowisko potwierdzają wydawane w ostatnich latach interpretacje indywidualne.

Przykładowo w interpretacji wydanej 4 czerwca 2012 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn. akt IPTPB1/415-185/12-2/KSU), określono: Pamiętać należy, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym dostarczono towar wraz z fakturą.

Podobne orzecznictwo zostało zaprezentowane w interpretacji indywidualnej z 15 maja 2012 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. akt IBPBI/1/415-190/12/BK) oraz 30 grudnia 2011 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (sygn. akt ITPB1/415-1005/11/DP).

Jeżeli przy imporcie naliczane jest cło, to jego księgowania dokonuje się z datą wystawienia dokumentu celnego (SAD lub PZC).

Import towarów na przełomie lat

Przepisy nie określają wprost, jak rozliczyć zakup towarów w USA w przypadku, gdy faktura i dostawa mają miejsce w dwóch różnych latach podatkowych. Czy towary te należy ująć w spisie z natury sporządzanym na 31 grudnia? Zgodnie z przywołaną wcześniej interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (sygn. akt IPTPB1/415-185/12-2/KSU) wydatek za zakup towaru należy ująć w KPiR zgodnie z datą wystawienia faktury. Natomiast mając na względzie brzmienie par. 28 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza jego zakładem (czyli towary w drodze).

Przykład 1.

Firma X dokonała importu towarów i otrzymała fakturę od dostawcy wystawioną z datą 14 grudnia 2015 r., natomiast dostawa i odprawa celna w Polsce nastąpiły 8 stycznia 2016 r. (z tą datą wystawiono PZC). Jak rozliczyć zakup towarów w USA oraz naliczone cło? W takim wypadku:

• fakturę dokumentującą nabycie towarów należy ująć w KPiR z datą zdarzenia gospodarczego: 14 grudnia 2015 r. (czyli data wystawienia dokumentu zakupu),

• towary w drodze, które są już własnością nabywcy, należy wykazać w spisie z natury sporządzanym na 31 grudnia 2015 r.,

• cło można zaksięgować jako koszt w dacie wystawienia dokumentu celnego PZC, czyli 8 stycznia 2016 r.

Różnice kursowe przy zakupach w walutach obcych

Zakupy towarów z USA dokonywane są zwykle w dolarach amerykańskich. Stąd jeżeli zapłata również następuje w walucie obcej, to należy mieć na uwadze konieczność wyliczenia różnic kursowych. Do przeliczenia wartości z USD na PLN należy zastosować:

• w przypadku faktury zakupu - średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury,

• w przypadku płatności dokonanej z rachunku bankowego:

• walutowego - średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania zapłaty,

• złotówkowego, w którym należność pobrano w walucie obcej - kurs faktycznie zastosowany przez bank.

Od przeliczonej na PLN wartości za fakturę należy odjąć faktyczną kwotę zapłaty. W przypadku otrzymania kwoty:

• dodatniej - będzie ona stanowić przychód, który ujmuje się w kolumnie 8 KPiR - pozostałe przychody,

• ujemnej - oznacza to poniesienie kosztu, który księguje się w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Jak rozliczyć zakup towarów w USA w deklaracji VAT

Sposób księgowania podatku VAT z tytułu importu towarów z USA zależy od tego, gdzie dokonywana jest odprawa celna (w Polsce czy też w innym kraju UE, np. w Niemczech) oraz czy mają zastosowanie zasady ogólne, czy też procedura uproszczona.

Odprawa w kraju - zasady ogólne

Jest to najczęściej występujący przypadek wśród przedsiębiorców dokonujących sporadycznie importu towaru. W takim wypadku podatek VAT opłacany jest od razu przy dostawie, zwykle pośrednikowi np. firmie kurierskiej. Podstawą do księgowania VAT jest otrzymany dokument celny SAD lub PZC, w którym wskazana jest podstawa opodatkowania i naliczony VAT. Warto podkreślić, że podstawa opodatkowania jest wyliczana zgodne z przepisami celnymi (art. 31a ust. 3 ustawy o VAT), a do niej dodawane jest również cło.

Czynni podatnicy VAT odliczą podatek od towarów i usług w dacie otrzymania dokumentu celnego, tak samo jak od innych wydatków krajowych. Odliczenie VAT przysługuje pod warunkiem, że zakup związany jest z działalnością opodatkowaną.

Odprawa w kraju - procedura uproszczona

Przedsiębiorcy, którzy regularnie dokonują importu towarów, mogą zdecydować się na zastosowanie procedury uproszczonej. Jest to tzw. odroczenie płatności podatku od towarów i usług, którego dokonuje się w deklaracji VAT za okres, w którym zostało przyjęte zgłoszenie celne. Jak rozliczyć zakup towarów z USA w takim wypadku? Samo księgowanie nie sprawia trudności. Transakcję wykazuje się po dwóch stronach deklaracji:

• w polu “Import towarów podlegający rozliczeniu zgodnie z art. 33a ustawy” - w tym miejscu następuje naliczenie podatku jak od sprzedaży,

• jeśli przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT to również w polu “Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych” lub “Nabycie towarów i usług pozostałych”.

Aby móc korzystać z procedury uproszczonej, konieczne jest dopełnienie kilku warunków, jakie wskazuje ustawa o VAT:

• przedstawienie naczelnikowi urzędu celnego, przed którym przedsiębiorca dokonuje formalności związanych z importem towarów, wydanych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dokonaniem importu zaświadczeń o braku zaległości w składkach na ubezpieczenie społeczne oraz w poszczególnych podatkach,

• potwierdzenie zarejestrowania jako czynnego podatnika VAT.

Zamiast stosownych zaświadczeń, możliwe jest dostarczenie samego oświadczenia o niezaleganiu w płatnościach podatków i składek ZUS, które składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Na oświadczeniu należy zawrzeć dodatkowo klauzulę o treści: “Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.

Jeszcze przed okresem, w którym przedsiębiorca chce rozpocząć korzystanie z procedury uproszczonej, jest on zobowiązany powiadomić o tym naczelnika urzędu celnego oraz naczelnika urzędu skarbowego. Dodatkowo w terminie 4 miesięcy po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu towarów, należy przedstawić organowi celnemu dokument potwierdzający rozliczenie podatku VAT.

Odprawa w innym kraju UE

Zdarzają się również sytuacje, że odprawa celna ma miejsce w innym kraju Unii Europejskiej (jest zawsze dokonywana w pierwszym kraju UE, do którego dotrze dostawa).

W takim wypadku przedsiębiorca polski nie ma już do czynienia z importem towarów, tylko z transakcją wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT). To zagraniczny przedstawiciel fiskalny dokonuje rozliczenia i tym samym występuje jako podmiot w transakcji wewnątrzwspólnotowej.

Polski czynny podatnik VAT wykazuje taką transakcję jako WNT zarówno w deklaracji VAT-7, jak i w informacji podsumowującej VAT-UE (jako numer identyfikacyjny kontrahenta należy wskazać numer VAT-UE przedstawiciela fiskalnego, poprzedzony dwuliterowym kodem kraju, z którego pochodzi). Obowiązek podatkowy z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów powstaje w 15. dniu miesiąca następującym po dokonaniu dostawy. W przypadku nietransakcyjnego przemieszczenia towaru nie jest wystawiana dodatkowa faktura przez przedstawiciela fiskalnego. Nie ma w tym przypadku znaczenia faktura wystawiana przez sprzedawcę z USA, nie jest ona podstawą do rozliczenia podatku VAT.

Przykład 2.

Polski przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, dokonał nabycia towarów od firmy z USA. 28 marca 2016 r. została mu wystawiona faktura. Dostawa dotarła do Niemiec, gdzie 11 kwietnia 2016 r. przeszła odprawę celną i 13 kwietnia przesyłkę dostarczono do nabywcy w Polsce. W takim wypadku obowiązek podatkowy z tytułu WNT, i tym samym rozliczenia podatku VAT, powstanie 15 maja 2016 r. (jest to 15. dzień miesiąca po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów).

To, jak zaksięgować zakup towarów w USA w KPiR, jest unormowane przepisami i podparte orzecznictwem organów skarbowych, stąd nie powinno sprawiać trudności. W kwestii rozliczenia VAT z tytułu importu towarów należy mieć na uwadze konkretny przypadek, czy odprawa następuje w Polsce, czy innym kraju UE oraz - jeżeli odprawa ma miejsce w naszym kraju - czy podlega zasadom ogólnym, czy też procedurze uproszczonej.