Obowiązkowa inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami określona jest w ustawie o rachunkowości. Procedura potwierdzenia sald może rozpocząć się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i musi zostać zakończona do 15. dnia następnego roku. W jaki sposób przeprowadzić potwierdzenie sald?
Czym są należności i zobowiązania?
Należności są elementem aktywów finansowych jednostki gospodarczej, stanowią umowne prawo do otrzymania aktywów pieniężnych lub innych aktywów finansowych, o ustalonych lub możliwych do ustalenia kwotach. Podstawowym kryterium umożliwiającym prawidłowe wykazanie należności w bilansie jest termin ich zapłaty przez dłużnika (termin zapadalności).
Wyróżniamy następujące rodzaje należności:
- należności krótkoterminowe – stanowiące część aktywów obrotowych jednostki, zalicza się do nich wszystkie należności z tytułu dostaw i usług, niezależnie od umownego terminu zapadalności oraz z pozostałych tytułów, ale zapadalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, z wyłączeniem należności, które spełniają warunki zaliczenia ich do inwestycji;
- należności długoterminowe – stanowiące część aktywów trwałych jednostki, zalicza się do nich należności niespełniające warunków zaliczenia ich do należności krótkoterminowych.
Zobowiązania to wynikające z przeszłych zdarzeń, np. zawartych umów, obowiązki jednostki gospodarczej do świadczeń na rzecz wierzycieli o wiarygodnie ustalonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów.
Wyróżniamy następujące rodzaje zobowiązań:
- zobowiązania finansowe – stanowią skutek instrumentów finansowych, jest to zobowiązanie jednostki do wydania aktywów finansowych albo do wymiany instrumentu finansowego z inną jednostką, na niekorzystnych warunkach;
- zobowiązania krótkoterminowe – zalicza się do nich ogół zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego;
- zobowiązania długoterminowe – zalicza się do nich zobowiązania niespełniające warunków zaliczenia ich do zobowiązań krótkoterminowych;
- rezerwy – zalicza się do nich zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne, rezerwy tworzy się także na zobowiązania potencjalne, które mogą stać się w przyszłości rzeczywistymi;
- zobowiązania warunkowe – występują wówczas, gdy obowiązek wykonania świadczenia zachodzi dopiero w razie zaistnienia określonych zdarzeń w przyszłości, niepewność powstania w przyszłości obowiązku świadczenia na rzecz wierzyciela jest znacznie wyższa niż w sytuacji wskazującej na konieczność utworzenia rezerwy na zobowiązanie.
Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
Należności i zobowiązania często występują z tego samego tytułu, np. dostaw, podatków, pożyczek czy wynagrodzeń. Takie połączenie należności i zobowiązań z jednego tytułu określane jest mianem rozrachunków.
Rozrachunki charakteryzują się następującymi elementami:
- strony rozrachunku – wierzyciel i dłużnik,
- akceptowana przez nich kwota do zapłaty,
- ustalony termin zapłaty.
Rozrachunki z odbiorcami z tytułu dostaw i usług obejmują ogół należności i zobowiązań, jakie mogą powstać z tytułu transakcji sprzedaży produktów czy towarów oraz z tytułu zapłaty tych świadczeń.
Rozrachunki z dostawcami z tytułu dostaw i usług obejmują ogół zobowiązań i należności, jakie powstają z tytułu transakcji zakupu materiałów, towarów czy usług oraz z tytułu zapłaty tych świadczeń.
Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami
Inwentaryzację rozrachunków (należności i zobowiązań) przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin oraz częstotliwość inwentaryzacji należności i zobowiązań uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku.
Należności i zobowiązania inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald należności jednostka powinna dokonać przeglądu sald rozrachunków z kontrahentami w celu określenia ich statusu na dzień uzgodnienia. Taka czynność pozwala zweryfikować należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane – w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej. Trzeba podkreślić, że uzgodnieniu w drodze potwierdzenia sald należności podlega kwota wymagająca zapłaty, czyli należność główna oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne i zasądzone koszty postępowania sądowego.
Potwierdzenie salda wymaga formy pisemnej. W praktyce inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami polega na tym, że jednostka będąca wierzycielem wysyła do dłużnika pismo (potwierdzenie salda) zawierające wykaz niezapłaconych należności z prośbą o potwierdzenie ich stanu. Kontrahent potwierdza salda poprzez odesłanie podpisanej kopii pisma z odpowiednią adnotacją.
Obowiązujące przepisy nie zezwalają na stosowanie tzw. milczącego potwierdzenia sald. Oznacza to, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta nie może być traktowany jako potwierdzenie kwoty należności wskazanej w wezwaniu. W razie gdy w określonym w wezwaniu terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że z przyczyn uzasadnionych saldo nie może być potwierdzone, to ona przeprowadza wówczas inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald poświadcza realność rozrachunków w danej jednostce, przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności uregulowania dotychczasowych zobowiązań, a także pozwala wykryć ewentualne nieprawidłowości czy nadużycia.
Należności niepodlegające inwentaryzacji
Do należności niepodlegających inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald należą:
- należności sporne i wątpliwe;
- należności publicznoprawne;
- należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w szczególności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą, ale nieprowadzących ksiąg rachunkowych.
Należności niepodlegające inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacji ich wartości.
W przypadku należności i zobowiązań nie występują różnice inwentaryzacyjne, co oznacza, że wszelkie niezgodności powinny zostać wyjaśnione, a w razie stwierdzenia błędów należy dokonać odpowiednich zapisów korygujących w księgach.
