Należności sporne na koniec roku obrotowego

Należności jako element majątku jednostki gospodarczej trzeba odpowiednio wykazać w bilansie sporządzonym na koniec roku obrachunkowego. Wyjaśniamy, czym są należności sporne, w jaki sposób są ewidencjonowane i jak ujmujemy je w bilansie na koniec roku obrotowego.

Czym charakteryzują się rozrachunki?

Rozrachunki wyrażają w szczególności prawa i obowiązki majątkowe, których występowanie jest wyrazem powiązań finansowych między jednostkami gospodarczymi lub osobami prawnymi a fizycznymi. Powiązania te wyznaczają kierunki strumieni obiegu pieniądza, będącego następstwem realizowania wzajemnych świadczeń (przekazywania dóbr rzeczowych, świadczenia usług, udzielania pożyczek i innych), między jednostkami gospodarczymi. Moment zrealizowania świadczenia (dostawy) i moment zapłaty za to świadczenie często dzieli rozbieżność w czasie. W tym okresie jednostka dokonująca świadczenia nabywa prawa majątkowe, które polegają na żądaniu określonej kwoty od odbiorcy świadczenia. Na odbiorcy świadczeń spoczywa natomiast obowiązek zapłaty za nie, który trwa do momentu uiszczenia należności.

Prawa majątkowe nabywane przez jednostki dokonujące świadczeń nazywa się należnościami, czyli wierzytelnościami. Są to prawa majątkowe przysługujące dostawcom, gdy moment dokonania świadczenia nie pokrywa się z momentem zapłaty za to świadczenie. Należności są zatem wartościowym odpowiednikiem tej części majątku (aktywów), która przejściowo znajduje się w dyspozycji innych jednostek gospodarczych lub osób fizycznych. Obowiązki zapłaty spoczywające na odbiorcy świadczeń określane są jako zobowiązania lub długi. Zobowiązanie jest więc obowiązkiem zapłaty określonej kwoty konkretnej osobie fizycznej lub prawnej w ściśle zdefiniowanym czasie. Moment powstania zaakceptowanego obowiązku zapłaty wyprzedza w czasie wydatkowanie środków pieniężnych. Zobowiązania są zatem wartościowym odpowiednikiem tej części majątku (aktywów), która znajduje się w dyspozycji jednostki gospodarczej, ale jest obciążona prawami innych jednostek gospodarczych, osób prawnych lub fizycznych. Prawa jednostek gospodarczych wynikające z dokonania świadczenia do czasu otrzymania zapłaty (należności) oraz ich obowiązki zapłaty związane z korzystaniem z cudzych świadczeń do czasu dokonania zapłaty (zobowiązania) nazywa się rozrachunkami.

Rozrachunki charakteryzują się następującymi elementami:

• ścisłe określenie stron rozrachunku – wierzyciela i dłużnika;
• suma będąca przedmiotem rozrachunku akceptowana przez obie strony, a więc wierzyciela i dłużnika;
• ściśle zdefiniowany czas zapłaty (wynikający z przepisów prawnych lub uzgodnień stron.

Do szczególnych przypadków rozrachunków należą rozliczenia i roszczenia. Rozliczenia to należności i zobowiązania, w stosunku do których wierzyciel lub dłużnik musi przeprowadzić odpowiednie postępowanie weryfikacyjne w celu ostatecznego potwierdzenia, skonkretyzowania sumy i tytułu, a w niektórych przypadkach także ustalenia osoby dłużnika lub wierzyciela. Roszczeniami są natomiast należności wątpliwe, a więc obciążone ryzykiem nieściągalności np. w związku z tym, że nie zostały w całości lub w części zaakceptowane przez dłużnika.

Należności sporne i wątpliwe

Rozrachunki wątpliwe i sporne to roszczenia. Ryzyko nieściągalności charakteryzujące roszczenia powoduje, że zrealizowanie tych praw majątkowych jest wątpliwe i uzależnione od wyrażenia zgody przez osobę fizyczną lub prawną na uregulowanie płatności lub przymusowe dokonanie płatności na podstawie prawomocnego wyroku sądowego.

Rozrachunkami wątpliwymi nazywamy należności potencjalne, których zrealizowanie uwarunkowane jest w całości lub w części akceptacją dłużnika. W razie braku takiej akceptacji pojawiają się bowiem wątpliwości odnośnie ich zrealizowania. Należności sporne to natomiast te rozrachunki wątpliwe, których dłużnik nie zaakceptował i tym samym stały się one przedmiotem sporu pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem. Należności sporne są objęte postępowaniem sądowym, zainicjowanym przez wierzyciela z powództwa cywilnego. Objęcie określonych składników majątkowych postępowaniem sądowym oznacza zwiększone ryzyko, czyli zmniejszone prawdopodobieństwo ich zrealizowania, to znaczy zapłaty.

Należności sporne w księgach rachunkowych

Przez należności sporne rozumiemy zatem takie należności, które zostały zakwestionowane przez dłużnika i w konsekwencji skierowano je na drogę postępowania sądowego, a prawomocny wyrok sądu jeszcze nie zapadł. Sposób ewidencji poszczególnych operacji w danej jednostce powinien zostać określony w polityce rachunkowości. Z uwagi na układ danych w bilansie zazwyczaj stosowane jest odrębne konto służące do ewidencji należności dochodzonych na drodze sądowej. Zalecane jest, aby w stosunku do należności spornych jednostka prowadziła także ewidencję analityczną umożliwiającą wyodrębnienie roszczeń według poszczególnych dłużników pozwów sądowych.

Roszczenie w dacie skierowania jej na drogę postępowania sądowego staje się roszczeniem spornym. Należności sporne ewidencjonuje się po stronie Wn konta „Należności dochodzone na drodze sądowej” pod datą skierowania jej na drogę postępowania sądowego. Kwota tej należności przenoszona jest z konta rozrachunkowego dłużnika na konto „Należności dochodzone na drodze sądowej” zapisem:

• Wn konto „Należności dochodzone na drodze sądowej”;
• Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.

Należności kwestionowane przez dłużników objęte postępowaniem sądowym wykazuje się zatem zazwyczaj w księgach rachunkowych na odrębnym koncie rozrachunkowym „Należności dochodzone na drodze sądowej”. Zwróćmy uwagę, że na koncie tym nie należy ewidencjonować wydatków związanych z dochodzeniem należności takich jak opłaty sądowe czy poniesionych na usługi prawne. Są to wydatki, które trzeba ująć w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, które są wykazywane na koncie „Pozostałe koszty operacyjne” w momencie ich poniesienia.

Należy pamiętać, że nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się należności w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności. Stosowanie zasady ostrożności w kontekście należności oznacza pomniejszenie ich wartości o odpisy aktualizujące, odzwierciedlające ryzyko związane z możliwością utraty części lub całości należności.

Jeżeli sąd wyda orzeczenie nakazu zapłaty, pod datą uprawomocnienia nakazu, kwotę należności objętą pozwem zalicza się ponownie do należności z tytułu dostaw i usług zapisem:

• Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami”;
• Ma konto „Należności dochodzone na drodze sądowej”.

Należności sporne - inwentaryzacja

Inwentaryzację rozrachunków przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin oraz częstotliwość inwentaryzacji należności i zobowiązań uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia roku następnego. Należności i zobowiązania inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów i pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W praktyce jednostki będące wierzycielami przesyłają do dłużników pisma (potwierdzenie sald). Zawierają one wykaz niezapłaconych należności, w którym wierzyciel prosi o potwierdzenie ich stanu. Potwierdzenie sald następuje poprzez odesłanie podpisanej przez dłużnika kopii pisma ze stosowną adnotacją.

Należności, które z uzasadnionych przyczyn nie mogą być zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, inwentaryzuje się poprzez porównanie ich stanu z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. W szczególności dotyczy to należności wątpliwych i spornych. Ewidencja księgowa na koncie wykorzystywanym do ewidencjonowania należności spornych powinna być zatem okresowo uzgadniana w drodze inwentaryzacji. W przypadku należności spornych porównanie ich stanu z odpowiednimi dokumentami źródłowymi polega na weryfikacji z dokumentacją prowadzoną przez radców prawnych lub kancelarie prawne prowadzące sprawę.

Należności sporne na koniec roku obrachunkowego

Należności sporne objęte postępowaniem sądowym ewidencjonowane na koncie „Należności dochodzone na drodze sądowej” pozostają tam do czasu uprawomocnienia się wyroku sądowego. Oznacza to, że saldo Wn na koncie „Należności dochodzone na drodze sądowej” pozostaje do momentu, aż wyrok sądowy stanie się prawomocny. Dopiero wówczas, gdy nastąpi prawomocne orzeczenie sądu, następuje odpisanie zasądzonych lub oddalonych należności spornych, co ewidencjonuje się po stronie Ma konta „Należności dochodzone na drodze sądowej” pod datą uprawomocnienia się orzeczenia.

Jeżeli zatem na dzień bilansowy prawomocny wyrok sądu jeszcze nie zapadł, to saldo tego konta na dzień bilansowy ujmuje się w aktywach bilansu w wierszu B.II.2 lit. d) „Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek dochodzone na drodze sądowej”.

Zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości w bilansie na koniec roku obrotowego wykazuje się wartość należności widniejącą jako saldo konta „Należności dochodzone na drodze sądowej” skorygowaną o odpisy aktualizujące tę należność.