W przypadku wykonywania niektórych zawodów pracownicy zobowiązani są do noszenia odzieży roboczej. Pojęcie to nie oznacza jednak tego samego co odzież służbowa. W jaki sposób kształtuje się odpowiedzialność podatkowa za wykorzystywanie tego drugiego rodzaju ubrań?
Odzież robocza a odzież służbowa
Zgodnie z treścią art. 2377 Kodeksu pracy (kp) pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.
Odzież robocza powinna być utożsamiana z ubraniami i obuwiem wykorzystywanym przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych szczególnego rodzaju. Do tego rodzaju odzieży zaliczymy więc wszelkiego rodzaju kombinezony ochronne, specjalne obuwie, kaski, ochraniacze i wszystko to, co sprawia, że zatrudniony jest w pełni bezpieczny podczas wykonywania pracy.
Odzież służbowa może mieścić się w pojęciu odzieży roboczej, jeśli ma szczególny charakter, tj. gdy jej używanie podyktowane jest koniecznością zabezpieczenia życia i zdrowia pracownika. Jeśli odzież nie spełnia takich wymogów, to wówczas mówimy o niej jako o odzieży służbowej. W zakresie tego pojęcia będą mieściły się wszelkiego rodzaju uniformy i wszystkie odzieżowe dodatki, które wskazują, że dana osoba pracuje w konkretnej firmie. Odzież służbowa niebędąca odzieżą roboczą charakteryzuje się tym, iż nie zabezpiecza pracownika, lecz odróżnia go na tle innych ludzi lub innych współpracowników. Odzież tego typu jest charakterystyczna dla osób zatrudnionych w sklepach czy też w branży usługowej, gdzie kontakt z klientem jest codziennością.
Odzież służbowa nie jest obowiązkowa, choć pracodawca może jej wymagać od swoich podwładnych na podstawie odpowiednich zapisów w umowie o pracę lub regulaminie pracy. Zdaniem organów skarbowych, jeśli odzież służbowa służy wyłącznie celom wizerunkowym, to nie możemy utożsamiać jej z odzieżą roboczą.
Odzież służbowa w biurze rachunkowym
Specyfika pracy w biurze rachunkowym wiąże się z brakiem posiadania obowiązkowej odzieży roboczej, tj. takiej, która będzie chroniła pracownika przed utratą zdrowia lub życia. Zupełnie inaczej jest w przypadku odzieży służbowej, która pojawia się w takich biurach coraz częściej. Pracownicy korzystający z odzieży o charakterystycznym kroju i kolorze wyróżniają się na tle innych firm i tym samym mogą w ten sposób reklamować dane biuro. Co do zasady zestaw służbowych ubrań jest finansowany przez pracodawcę, tak by zatrudniony nie ponosił z tego tytułu dodatkowych kosztów. Oczywiście, jeśli pracownik zniszczy swoje ubranie, zasadne jest, aby odkupił je lub naprawił na własny rachunek.
W przypadku odzieży służbowej praktycznie zawsze pojawia się obowiązek jej regularnego czyszczenia. Rzadko kiedy pracodawca udostępnia zatrudnionym taką liczbę kompletów ubrań firmowych, aby starczyły one na cały rok bez konieczności ich częstego czyszczenia. Najczęściej to właśnie pracownik musi zadbać o schludność swojego ubioru, co wiąże się z koniecznością oddawania ubrań służbowych do prania. Pracodawcy wypłacają w takich przypadkach ekwiwalenty swoim podwładnym, którzy zobowiązani są do okazywania rachunków za pralnię. Takie dodatkowe pieniądze muszą być rozumiane jako przychód ze stosunku pracy. To z kolei oznacza, że biura rachunkowe muszą obliczać, pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu tych dodatkowych pieniędzy. Jeśli koszty czyszczenia ubrań nie będą wiązały się z wypłatą dodatkowych pieniędzy dla pracownika, o nowym przychodzie rzecz jasna nie będzie mowy.
Przykład 1.
Czy pracownik używający odzieży służbowej, który oddaje ją do czyszczenia w swoim zakładzie pracy i nie otrzymuje z tego tytułu żadnego dodatkowego wynagrodzenia, uzyskuje dodatkowy przychód z tytułu stosunku pracy?
Nie, ponieważ w tym przypadku pracodawca nie wypłaca zatrudnionemu żadnego ekwiwalentu za czyszczenie odzieży służbowej, lecz robi to na własny koszt. W tym zakresie nie powstanie żaden dodatkowy obowiązek podatkowy.
Przykład 2.
Czy pracownik, który czyści swoją odzież służbową w domu na własny koszt i otrzymuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny od pracodawcy, uzyskuje dodatkowy przychód z tytułu stosunku pracy?
Tak, ponieważ w tym przypadku pracodawca faktycznie wypłaca zatrudnionemu odpowiednią kwotę pieniężną, która wynika z osobistego czyszczenia ubrań służbowych przez pracownika. Pracownik powinien wówczas okazać pracodawcy rachunki za zakup środków służących do czyszczenia odzieży i za odpowiednie zużycie wody.
Przykład 3.
Pracownicy biura rachunkowego muszą we własnym zakresie czyścić odzież służbową. Pracodawca nie wskazuje, czy pranie ubrań ma być realizowane samodzielnie przez zatrudnionych, czy też poprzez oddanie ich do firmy specjalizującej się w czyszczeniu odzieży. Część pracowników pierze ubrania sama w domu, część oddaje do profesjonalnego czyszczenia. Pracodawca wypłaca ekwiwalent za czyszczenie odzieży służbowej każdemu zatrudnionemu bez względu na to, gdzie i jak pierze ubrania. W tej sytuacji dodatkowy przychód ze stosunku pracy z tytułu uzyskiwania wspomnianego ekwiwalentu pieniężnego występuje po stronie wszystkich pracowników, bez względu na to, w jaki sposób czyszczą oni swoją odzież służbową.
Odzież robocza a podatek
W przypadku, gdy odzież służbowa zostanie zakwalifikowana do odzieży roboczej, pojawia się możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego w zakresie przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu oczyszczania ubrań. Warunkiem jest jednak to, aby konieczność używania tego rodzaju odzieży wynikała z przepisów BHP, a nie wymogów wizerunkowych danej firmy. Pracodawca może więc obciążyć pracownika obowiązkiem czyszczenia takiej odzieży i wypłacać mu z tego tytułu ekwiwalent pieniężny, jednak nie powstanie wówczas opodatkowany przychód. W przypadku biur rachunkowych tego rodzaju przypadki są niezwykle rzadkie, choć możliwe.
Przykład 4.
Pracownik biura rachunkowego zajmuje się konserwacją sieci elektrycznej i gazowej we wszystkich oddziałach biura. W związku z tym, że ma on styczność z prądem i gazem, pracodawca musiał wyposażyć go w odpowiednią odzież służbową. Pracownik regularnie czyści swoje robocze ubranie w firmie, która specjalizuje się w praniu ubrań o szczególnym charakterze. Zatrudniony przekazuje pracodawcy rachunki z pralni i otrzymuje od razu zwrot pieniędzy na swój rachunek bankowy. W tym przypadku wypłacany ekwiwalent nie będzie stanowił podstawy do naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych, ponieważ przychód korzysta ze zwolnienia podatkowego – wypłacany ekwiwalent wynika z konieczności realizacji przepisów BHP, a nie potrzeb wizerunkowych biura rachunkowego.
Co ciekawe, wśród prawników i pracowników urzędów skarbowych od lat istnieje spór co do tego, czy odzież służbowa i wypłacany ekwiwalent za jej czyszczeniem powinny być w ogóle zaliczane do opodatkowanego przychodu pracownika. Osoby opowiadające się za brakiem opodatkowania opierają się na art. 21 ust. 1 pkt 10 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Urzędy skarbowe interpretują też przepis odmiennie i wskazują, że ekwiwalent za czyszczenie odzieży służbowej, która nie jest odzieżą roboczą, musi być opodatkowany. Naczelnicy US wielokrotnie wydawali interpretacje indywidualne, które w jasny sposób nakazywały obliczanie, pobieranie i zapłatę zaliczki na podatek dochodowy w sytuacji, gdy pracownik uzyskiwał zwrot pieniędzy od swojego pracodawcy za czyszczenie ubrań.
Podsumowując, otrzymywanie ekwiwalentu pieniężnego za czyszczenie odzieży służbowej, która nie jest zaliczana do odzieży roboczej, wiąże się z powstaniem przychodu po stronie pracownika, który musi zostać opodatkowany podatkiem od osób fizycznych. Dla pracodawcy oznacza to konieczność obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek PIT. Zdaniem części prawników wykorzystywanie odzieży służbowej oraz uzyskiwanie od pracodawcy środków finansowych na jej czyszczenie nie powinno podlegać żadnemu opodatkowaniu.
