Niewydanie dokumentów przez biuro rachunkowe - czy to możliwe?

Po zakończeniu obsługi rachunkowej przedsiębiorcy biuro rachunkowe powinno wydać mu dokumentację rachunkową i księgową. Czy biuro rachunkowe może wstrzymać się z wydaniem dokumentacji? Czym grozi niewydanie dokumentów? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

Niewydanie dokumentów na żądanie organu

Zgodnie z Ordynacją podatkową karą porządkową (do 2800 zł) może zostać ukarana strona, pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego:

• nie stawili się osobiście bez uzasadnionej przyczyny, mimo że byli do tego zobowiązani, lub
• bezzasadnie odmówili lub nie dokonali w terminie wyznaczonym w wezwaniu złożenia wyjaśnień, zeznań, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin, przedłożenia tłumaczenia dokumentacji obcojęzycznej lub udziału w innej czynności, lub
• bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach, lub
• bez zezwolenia tego organu opuścili miejsce przeprowadzenia czynności przed jej zakończeniem.

Termin płatności kary porządkowej wynosi 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

Organ podatkowy, który nałożył karę porządkową, może, na wniosek ukaranego złożony w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia o nałożeniu kary porządkowej, uznać za usprawiedliwione niestawiennictwo lub niewykonanie innych obowiązków i uchylić postanowienie nakładające karę.

Kwota kary porządkowej podlega w każdym roku podwyższeniu w stopniu odpowiadającym wskaźnikowi wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych w pierwszych 2 kwartałach danego roku w stosunku do analogicznego okresu poprzedniego roku, a jeżeli wskaźnik ten ma wartość ujemną, kwota nie ulega zmianie.

Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie wskazuje, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji księgowej, powołując się na brak zapłaty wynagrodzenia przez byłego klienta. W sprawie rozpatrywanej przez NSA sąd wskazał, że: „[…] skarżąca (z powodu zaległości, jakie posiada wobec niej kontrolowana spółka) stosuje na posiadanej dokumentacji swoiste »prawo zastawu« do czasu uregulowania tych zaległości. Jest to jednak postępowanie nieuprawnione, gdyż – co jeszcze raz należy podkreślić – instytucje prawa cywilnego nie mogą modyfikować obowiązków wynikających z prawa podatkowego. Ewentualne rozliczenia finansowe pomiędzy skarżącą a kontrolowaną spółką nie mogą stawać na przeszkodzie wypełnianiu obowiązków wynikających z prawa podatkowego” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 sierpnia 2019 roku, II FSK 2746/17).

Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach, podkreślając, że: „W sytuacji, kiedy […] biuro rachunkowe nie stosuje się do wezwania organu, organ podatkowy jest uprawniony do podjęcia dopuszczalnych prawem kroków zmierzających do wykonania ciążących na nim obowiązków poprzez nałożenie w tym celu odpowiedniej kary porządkowej. Skoro bowiem ustawodawca przyznaje organowi uprawnienie do nałożenia określonego obowiązku na daną osobę, przy czym zaistnieją ustawowe przesłanki nałożenia tego obowiązku, rzeczą tej osoby (tu biura rachunkowego) jest ten obowiązek wykonać, a nie arbitralnie odmawiać jego wykonania” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Gliwicach z 30 maja 2017 roku, I SA/Gl 1577/16).

Czy za niewydanie dokumentów grozi odpowiedzialność karna?

Zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Przepis ten jest nierzadko przywoływany jako podstawa do pociągnięcia biura rachunkowego do odpowiedzialności karnej w razie niewydania dokumentów księgowych przedsiębiorcy. Jest to przepis karny, w związku z czym należy interpretować go ściśle. Odpowiedzialność na podstawie tego przepisu mogą ponieść wyłącznie osoby działające w ramach biura rachunkowego, które dokumentację księgową:

• zniszczyły,
• uszkodziły,
• uczyniły bezużyteczną,
• ukryły,
• usunęły.

Odpowiedzialność ta ponadto wystąpi wyłącznie wtedy, gdy faktycznie biuro rachunkowe nie ma prawa rozporządzać dokumentacją.

Powstaje zatem pytanie, czy samo niewydanie dokumentów przez biuro rachunkowe wypełni znamiona czynu, o którym mowa w art. 276 Kodeksu karnego? Nad tym zagadnieniem pochyla się orzecznictwo, nie rozstrzygając jednak jednoznacznie tego sporu.

Z jednej strony w orzecznictwie wskazuje się, że: „Przestępstwo ukrywania dokumentu, którym sprawca nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, polega […] na podjęciu tego rodzaju zachowań, w wyniku których dokument znajdzie się w miejscu znanym sprawcy, nieznanym natomiast osobom, którym przysługuje prawo do rozporządzania dokumentem, choćby nie wyłącznie (utajnienie miejsca jego przechowywania). Zaakcentowania natomiast w tym miejscu raz jeszcze wymaga, iż miejsce przechowywania dokumentów rachunkowych i podatkowych spółki z o.o. […]., znane było formułującemu żądanie wydania A. K. (co potwierdził, składając zeznania w postępowaniu odwoławczym) oraz A. P., którzy kilkukrotnie przychodzili do siedziby Biura […], żądając zwrotu dokumentacji księgowej spółki […]. Jak wskazał m.in. w swojej relacji przedstawionej w dniu 14 marca 2017 roku na rozprawie odwoławczej A. K., „Z tego, co pamiętam to w czerwcu, kiedy bilans nie był sporządzony, zażądałem wydania od Pani K. dokumentów spółki, którymi dysponowała” […] „ja nie pytałem, gdzie te dokumenty się znajdują, bo było dla mnie oczywiste, że ona je ma i znajdują się w jej siedzibie” (k. 587). W sprawie niniejszej nie sposób zatem uznać, aby oskarżona B. K. podjęła czynność określoną przez art. 276 KK definiowaną jako „ukrywanie”, […]” (wyrok Sądu Okręgowego w Świdnicy – IV Wydział Karny Odwoławczy z 22 marca 2017 roku, IV Ka 837/16). Zgodnie z tym stanowiskiem tak długo, jak biuro rachunkowe wyłącznie odmawia wydania dokumentów, a ich nie ukrywa, nie niszczy, nie uszkadza – nie popełnia przestępstwa z art. 276 Kodeksu karnego.

W uzasadnieniu do innego orzeczenia możemy natomiast przeczytać, iż: „B. K., nie wydając całej posiadanej dokumentacji księgowej spółce (...).pl – na pisemne wezwania – wypełniła swoim zachowaniem znamiona przestępstwa z art. 276 KK. W przekonaniu Sądu oskarżona miała pełną świadomość ciążącego na niej obowiązku zwrotu dokumentacji, niezależnie od tego, czy zakończyła pracę nad sprawozdaniem, czy też nie” (wyrok Sądu Rejonowego w Wałbrzychu – II Wydział Karny z 15 września 2016 roku, II K 1004/14). W tej sprawie sąd uznał, że samo niewydanie dokumentów, którymi oskarżona nie miała prawa dysponować stanowi ukrywanie tych dokumentów.

Niewydanie dokumentów na gruncie cywilnoprawnym

Biuro rachunkowe po zakończeniu obsługi rachunkowej przedsiębiorcy nie posiada tytułu prawnego do dalszego przechowywania dokumentacji księgowej przedsiębiorcy. Często jednak zdarza się, że biura rachunkowe wstrzymują wydanie dokumentacji do momentu uregulowania zaległego wynagrodzenia.

Co w takim przypadku może zrobić przedsiębiorca, by odzyskać dokumenty? Jeżeli metody polubownego załatwienia sporu nie poskutkują, przedsiębiorca może skorzystać z drogi sądowej.

W celu sądowego dochodzenia roszczenia o wydanie dokumentów należy złożyć do sądu pozew. Pozew ten powinien zawierać:

• oznaczenie sądu, do którego jest skierowany;
• imiona i nazwiska lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, tj. wskazanie danych przedsiębiorcy oraz biura rachunkowego;
• oznaczenie rodzaju pisma, tj. wskazanie, że pismo stanowi pozew o nakazanie wydania dokumentacji rachunkowej i księgowej;
• osnowę wniosku lub oświadczenia, tj. określenie, czego przedsiębiorca domaga się w pozwie;
• wskazanie faktów, na których przedsiębiorca opiera pozew, oraz wskazanie dowodu na wykazanie każdego z tych faktów – przedsiębiorca powinien wykazać, że biuro rachunkowe ma dokumenty, nie mając tytułu do władania nimi;
• podpis przedsiębiorcy albo jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;
• wymienienie załączników.

Pozew powinien ponadto zawierać:

• oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron albo w przypadku gdy strona jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – adres do korespondencji wpisany do CEIDG;
• oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników stron;
• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania lub posiada go, nie mając takiego obowiązku;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP powoda niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.

Do pisma należy dołączyć pełnomocnictwo albo uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnik dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa wnosi się za pośrednictwem tego systemu.

W pozwie należy podać wartość przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia, jeżeli od tej wartości zależy właściwość rzeczowa sądu, wysokość opłaty lub dopuszczalność środka odwoławczego, a przedmiotem sprawy nie jest oznaczona kwota pieniężna. Wartości przedmiotu sporu lub zaskarżenia podaje się w złotych, zaokrąglając w górę do pełnego złotego.