Zawieszenie działalności przez klienta biura rachunkowego

Kiedy klient biura rachunkowego zawiesza swoją działalność gospodarczą, często nie zdaje sobie sprawy, z jakimi obowiązkami się to wiąże. Dla osoby, która w tym czasie przestaje uzyskiwać przychody, jest to głównie temat braku konieczności zapłaty ZUS i podatków. O czym musi pamiętać rozliczające ją biuro? Co leży w jego obowiązkach, a co powinno być usługą dodatkowo płatną – o tym opowiemy w niniejszym artykule. Zawieszenie działalności przez klienta biura rachunkowego może przebiec w sposób uporządkowany.

Zawieszenie działalności – przepisy

Zgodnie z art. 22 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca niezatrudniający pracowników jest uprawniony do zawieszenia działalności gospodarczej. Z tego rozwiązania można skorzystać również w przypadku zatrudniania wyłącznie pracowników przebywających aktualnie na urlopie:

• macierzyńskim;
• na warunkach urlopu macierzyńskiego;
• wychowawczym;
• rodzicielskim, niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność oraz w ramach spółki cywilnej ma prawo do zawieszenia działalności tylko w jednej z tych form. W przypadku spółki cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników.

Obecnie zawieszenia działalności można dokonać na okres nie krótszy niż 30 dni. Przedsiębiorcy zgłoszeni do KRS mogą skorzystać z tej opcji nie dłużej niż przez 24 miesiące, a pozostali na czas dowolny – określony lub nieokreślony. Podatnicy, którzy rejestrowali firmę za pomocą druku CEIDG-1 również za pomocą tego druku dokonują zawieszenia działalności. Zgłoszenie do CEIDG może zostać złożone w dniu zawieszenia, ale także wcześniej lub później. Na zgłoszenie zmiany co do zasady podatnik ma 7 dni od jej zaistnienia.

• nie opłaca się składek ZUS i nie składa deklaracji ZUS DRA;
• nie płaci się podatków, gdyż nie uzyskuje się przychodów (za wyjątkiem pojawienia się przychodu np. ze sprzedaży środka trwałego);
• nie trzeba wysyłać plików JPK_V7.

Klient biura rachunkowego powinien być jednak świadomy, że wyrejestrowanie z ZUS-u wiąże się z takimi konsekwencjami, jak:

• utrata prawa do świadczeń zdrowotnych po upływie 30 dni od zapłaty ostatniej składki na ubezpieczenie zdrowotne – tu biuro może podpowiedzieć, że warto w tym okresie skorzystać z ubezpieczenia członków swojej rodziny lub opłacić dobrowolnie ubezpieczenie zdrowotne;
• okres zawieszenia działalności nie jest wliczany do lat pracy, które uprawniają do otrzymania w przyszłości emerytury.

Aby przedsiębiorca mógł zostać zwolniony z opłaty składek ZUS, zawieszenia działalności należy dokonać najpóźniej pierwszego dnia miesiąca, w którym chcemy zawiesić działalność, i wznowić najwcześniej pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Przykładowo zawieszenie musi trwać od 1 do 30 listopada włącznie. W przypadku gdyby zawieszenie trwało:

• mniej niż 30 dni (nie dotyczy lutego), przedsiębiorca byłby zobowiązany zapłacić całą składkę społeczną i zdrowotną za ten okres;
• powyżej 30 dni, ale gdzie występuje niepełny miesiąc (np. za październik, kiedy zawieszenie łącznie trwa od 15 października do 30 listopada), wówczas za dni, w których działalność jest aktywna, opłaca się proporcjonalną część składki społecznej oraz pełną składkę zdrowotną.

Jak zawiesić działalność gospodarczą?

Zwykle przedsiębiorca samodzielnie zawiesza swoją działalność. W tym celu dokonuje zawiadomienia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zdarza się jednak, że klient prosi biuro o wskazówki, które pola w formularzu CEIDG-1 powinien wypełnić.

Na druku CEIDG-1 konieczne jest uzupełnienie następujących pól, w przypadku gdy zawieszamy działalność:

• 1. Rodzaj wniosku – należy wybrać „Wniosek o zmianę wpisu w CEIDG” oraz „Wniosek o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej”;
• 2. Dane wnioskodawcy:
• Nazwisko,
• Imię,
• PESEL,
• NIP,
• REGON;
• 3. Adres zamieszkania;
• 5. Dane firmy:
• Nazwa firmy przedsiębiorcy,
• Nazwa skrócona;
• 9. Podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniu (zaznacza się tylko jedno pole):
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
• Jestem ubezpieczony za granicą
• 10. Oświadczenie – dotyczącego zakazu całkowitego wykonywania działalności gospodarczej oraz posiadania tytułu prawnego do nieruchomości, których adresy zostały podane we wniosku do CEIDG
• 11. Informacja o zawieszeniu działalności gospodarczej
• Data rozpoczęcia zawieszenia
• 14. Urząd skarbowy

Sposobów na złożenie wniosku o zawieszenie działalności jest kilka i można tego dokonać:

• osobiście w dowolnym urzędzie gminy bądź miasta;
• elektronicznie – w tym wypadku należy posiadać podpis kwalifikowany, profil zaufany ePUAP lub podpis osobisty, o którym mowa w przepisach o dowodach osobistych;
• listownie – z tym że notarialnie należy poświadczyć podpis, a dokument go poświadczający dołączyć do wniosku;
• przez pełnomocnika – opłata skarbowa za udzielenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł, z wyjątkiem pełnomocnictw dla małżonka, wstępnych (rodzice, dziadkowie) i zstępnych (dzieci, wnuki).

Po około 3 dniach wniosek o zawieszenie działalności przekazywany jest do urzędu skarbowego, do ZUS-u/ KRUS oraz do urzędu statystycznego. Nie ma więc konieczności przekazywania osobno do tych instytucji informacji o zawieszeniu działalności.

W przypadku gdy to biuro rachunkowe jest pełnomocnikiem i ma przygotować za klienta aktualizację druku CEIDG-1 ze zgłoszeniem zawieszenia działalności, wówczas taka usługa ma prawo być dodatkowo płatna. Odbiega bowiem od standardowych obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji księgowej i wyliczeniem podatków. W tym miejscu rodzi się jednak pytanie, czy nie wystąpią jakieś negatywne konsekwencje dla biura rachunkowego. Przykładem objęcia biura solidarną odpowiedzialnością za długi klienta jest sytuacja, gdy biuro dokonuje za klienta zgłoszenia do VAT. Jednak w przypadku zgłoszenia zawieszenia działalności nie ma takich obaw.

Uprawnienia przedsiębiorcy podczas zawieszenia działalności

W przypadku zawieszenia działalności przez klienta biura rachunkowego warto, by biuro przekazało informację, co może, a czego nie może robić w tym czasie klient.

Podczas zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać czynności związanych z jej prowadzeniem i osiągać bieżących przychodów z tego tytułu. Kwestia ta zdaje się być oczywista, a jednak niekiedy zdarzają się przypadki, gdy przedsiębiorcy nie chcą rezygnować ze zwolnienia z opłacania składki ZUS i tym samym nie wznawiają działalności, a jednak drobne usługi świadczą. Przy czym nie zdradza ich wystawiona faktura sprzedaży, a koszt, który w danym okresie nie powinien wystąpić.

Klient nie może ponosić bieżących kosztów innych niż stałe, które wynikają z umów zawartych przed zawieszeniem działalności. Do najbardziej popularnych rodzajów wydatków, które mogą stanowić koszt, zalicza się:

• abonament za telefon (ale już nie opłatę za bieżące rozmowy);
• raty leasingowe za samochód czy inne sprzęty;
• wynajem biura;
• internet;
• opłatę za przedłużenie domeny internetowej.

Zgodnie z Prawem przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo m.in.:

• wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów (np. ma prawo do opłacenia domeny swojej strony internetowej lub rozwiązania umowy na usługi agencji reklamowej);
• przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• zbywać własne środki trwałe i wyposażenie (z tym że u podatników VAT konieczne jest złożenie za taki miesiąc pliku JPK_V7 oraz odprowadzenie do urzędu skarbowego podatku VAT);
• uczestniczyć (jest to prawo albo obowiązek) w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa (np. sporządzić remanent na koniec roku czy dokonać rozliczenia rocznego na PIT);
• osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej (np. mogą powstać dodatnie różnice kursowe od zapłat dokonanych czy otrzymanych w trakcie zawieszenia).

Co istotne, klient biura rachunkowego w trakcie zawieszenia może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą. Jeśli biuro rachunkowe miałoby się zająć obsługą kontroli czy też czynności sprawdzających, to klient powinien otrzymać wcześniej choćby szacunkową wycenę takiej usługi (np. wskazana cena za roboczogodzinę oraz szacowana liczba godzin).

Zawieszenie działalności – o czym pamiętać

Do obowiązków biura rachunkowego należy wstrzymanie naliczania i księgowania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Natomiast reszta zależy od ustaleń z klientem, jakie są jego oczekiwania.

Biuro rachunkowe może samo wyjść z pytaniem, jakiego rodzaju opieki klient potrzebuje, np. czy:

• chciałby, aby faktury za koszty stałe były księgowane na bieżąco;
• biuro ma pamiętać o sporządzeniu zeznania rocznego;
• biuro ma przypomnieć klientowi o konieczności sporządzenia remanentu na dzień 31 grudnia;
• biuro ma rozpatrzyć, czy wybrana forma opodatkowania nie powinna zostać zmieniona.

Ostatni podpunkt ma bardzo duże znaczenie w przypadku gdy klient korzystał z opodatkowania podatkiem liniowym, a w kolejnym roku planuje mieć zawieszoną działalność. Tu warto mu przypomnieć, że nie będzie mógł wówczas korzystać ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Ocenę sytuacji oraz ostateczną decyzję zostawia się klientowi, gdyż biuro rachunkowe to nie doradca podatkowy.

Czy pobierać opłaty za okres zawieszenia działalności klienta?

Biura rachunkowe różnie rozwiązują kwestię opłat za okres, kiedy ma miejsce zawieszenie działalności klienta. Część biur nie pobiera opłat, ponieważ w tym czasie nie świadczy żadnych usług.

• klient życzy sobie bieżącego księgowania kosztów stałych;
• występują zdarzenia niestandardowe, jak sprzedaż środka trwałego w okresie zawieszenia;
• klient oczekuje, że mimo wstrzymania współpracy biuro przygotuje dla niego zeznanie roczne;
• konieczne jest przygotowanie sprawozdania finansowego;
• klient potrzebuje indywidualnych analiz wyników swojej działalności;
• biuro zatrudnia doradców podatkowych i może świadczyć usługi doradcze w zakresie doboru optymalnej metody opodatkowania na kolejny rok.

Zawieszenie działalności przez klienta biura rachunkowego nie jest skomplikowanym procesem. Warto mieć jednak na uwadze, że to, co dla księgowych zdaje się być oczywiste – np. możliwa utrata prawa do świadczeń zdrowotnych, jeśli klient nie posiada innego źródła zatrudnienia – niekoniecznie jest jasne dla przedsiębiorcy. Warto zaopiekować się nim, przekazując najważniejsze informacje odnośnie praw i obowiązków, a także przypomnieć wynikającą z umowy kwestię wynagrodzenia biura za ten okres.