Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód zastępczy - jak ująć w kosztach i rozliczyć VAT od wydatków?

Korzystanie w firmie z pojazdów, czy to będących w majątku przedsiębiorstwa, czy pojazdów prywatnych, czy używanych na podstawie umowy leasingu, jest dziś powszechne. Jednak zdarza się, że przedsiębiorca czasowo nie może używać pojazdu firmowego, który ulegnie wypadkowi lub kolizji drogowej i wymaga naprawy. Wówczas może podjąć się wynajmu samochodu zastępczego z polisy OC sprawcy, a gdy takie rozliczenie mu nie przysługuje, może wynająć pojazd zastępczy na własny koszt. Niezależnie od rodzaju finansowania wynajmu pojazdu warto wiedzieć, w jaki sposób następuje rozliczenie samochodu zastępczego w kosztach i w jakiej wysokości można odliczyć podatek VAT od wydatków poniesionych na samochód zastępczy.

Rozliczenie samochodu zastępczego w kosztach

Wydatki eksploatacyjne poniesione na samochód zastępczy, takie jak zakup paliwa, opłaty za parking czy opłaty za przejazdy autostradą mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie zostały zawarte w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT). Warunkiem jest również, aby wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, np. fakturą VAT czy rachunkiem, natomiast pojazd był używany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. 

Od 2019 roku, aby wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu osobowego mogły stanowić koszt w pełnej wartości, pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie w działalności. Wykluczenie użytku w celach prywatnych możliwe jest poprzez prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli jednak samochód ten będzie użytkowany w celach mieszanych (zarówno prywatnie jak i w działalności), koszty należy księgować w limicie 75%.

Natomiast wydatki na samochód osobowy z tytułu umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze księgowane są w KPiR zgodnie z limitem 150 000 zł, tj.:

  • w pełnej wartości, jeżeli wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł,
  • w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego, jeżeli wartość samochodu przekracza wskazany limit. 

Jeżeli samochód zastępczy jest samochodem ciężarowym, odliczenie 100% wszystkich kosztów z nim związanych możliwe jest, jeżeli jest to pojazd:

  • o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony,
  • mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
    • klasyfikowany na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van bądź
    • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
  • posiadający kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  • specjalny (zgodnie z art. 5a pkt.19a ustawy o PIT).

Potwierdzeniem spełnienia powyższych wymagań jest:

  • dodatkowe badanie techniczne przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz
  • dowód rejestracyjny pojazdu zawierający odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Jeżeli pojazd nie spełnia warunków do odliczenia 100% kosztów, wydatki z nim związane należy rozliczać analogicznie jak wydatki na samochód osobowy.

Odliczenie VAT od wydatków na samochód zastępczy

Sposób rozliczenia podatku VAT od wydatków na samochód zastępczy, takich jak opłaty za używanie pojazdu na podstawie umowy najmu, zakup paliwa czy inne koszty eksploatacyjne, nie różni się od zasad stosowanych do pojazdów będących własnością przedsiębiorcy.

W zakresie, w jakim samochód będzie wykorzystywany do czynności opodatkowanych VAT, od wydatków na pojazdy osobowe udokumentowanych fakturami VAT można odliczyć 50%. Natomiast wartość nieodliczonego podatku VAT (pozostałe 50%) może stanowić koszt podatkowy. Odliczenie 100% VAT od wydatków na samochód osobowy możliwe jest wyłącznie gdy zostaną spełnione jednocześnie poniższe warunki:

  • prowadzona będzie ewidencja przebiegu pojazdu,
  • zostanie sporządzony regulamin użytkowania pojazdu w firmie,
  • pojazd zostanie zgłoszony przez formularz VAT-26 do Urzędu Skarbowego,
  • samochód będzie użytkowany wyłącznie w działalności.

Odliczenie VAT w wysokości 100% w przypadku samochodów innych niż osobowe, możliwe jest w przypadku pojazdów:

  • o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony,
  • konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie (art. 86a ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT),
  • których konstrukcja pojazdu wyklucza użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT) co potwierdza dodatkowe badanie techniczne przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów, które zostało potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz
    dowód rejestracyjny pojazdu zawierający odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.

W przypadku niespełnienia powyższych warunków, samochód ten należy rozliczyć na gruncie VAT tak jak samochód osobowy.

Księgowanie wydatków związanych z samochodem zastępczym w systemie wFirma.pl

Rozliczenie samochodu zastępczego na wFirma.pl rozpoczyna się od dodania pojazdu do systemu, co należy wykonać w zakładce EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane pojazdu, wybierając w polu FORMA WŁASNOŚCI opcję LEASING OPERACYJNY I NAJEM.

Rozliczenie samochodu zastępczego - dodawanie pojazdu

Po wprowadzeniu pojazdu wystarczy wprowadzać wydatki związane z eksploatacją pojazdu zastępczego przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT). W oknie dodawania wydatku należy uzupełnić dane na podstawie otrzymanej faktury, wybrać odpowiedni rodzaj wydatku: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU lub ZAKUP PALIWA DO POJAZDU oraz oznaczyć pojazd, którego wydatek dotyczy. W przypadku opłaty za najem pojazdu, z uwagi na wyjątek sposobu jej rozliczenia należy wybrać rodzaj wydatku LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU.

Rozliczenie samochodu zastępczego - księgowanie wydatku