Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie samochodu zastępczego na gruncie VAT i PIT

Korzystanie w firmie z pojazdów, czy to będących w majątku przedsiębiorstwa, czy pojazdów prywatnych, czy używanych na podstawie umowy leasingu, jest dziś powszechne. Jednak zdarza się, że przedsiębiorca czasowo nie może używać pojazdu firmowego, który ulegnie wypadkowi lub kolizji drogowej i wymaga naprawy. Wówczas może podjąć się wynajmu samochodu zastępczego z polisy OC sprawcy, a gdy takie rozliczenie mu nie przysługuje, może wynająć pojazd zastępczy na własny koszt. Niezależnie od rodzaju finansowania wynajmu pojazdu warto wiedzieć, w jaki sposób następuje rozliczenie samochodu zastępczego w kosztach i w jakiej wysokości można odliczyć podatek VAT od wydatków poniesionych na samochód zastępczy.

Rozliczenie samochodu zastępczego w kosztach

Wydatki eksploatacyjne poniesione na samochód zastępczy, takie jak zakup paliwa, opłaty za parking czy opłaty za przejazdy autostradą mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie zostały zawarte w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT). Warunkiem jest również, aby wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, np. fakturą VAT czy rachunkiem, natomiast pojazd był używany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W rozliczaniu wydatków związanych z korzystaniem z samochodu zastępczego istotny jest rodzaj pojazdu. Jak wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się: poniesionych wydatków (...) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Jeżeli zatem samochód zastępczy jest pojazdem osobowym, powinien być rozliczany w kosztach w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdów, czyli tzw. kilometrówkę dla celów PIT. Jej sporządzanie ma na celu wykazywanie przejazdów (skąd-dokąd), które były wykonywane w celach firmowych. W odniesieniu do pozostałych pojazdów (np. uznanych za ciężarowe) nie występuje takie ograniczenie i wydatki można rozliczać bezpośrednio w kosztach.Wydatki na samochód rozliczane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów stanowią koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu.

Czynsz za wynajem samochodu zastępczego

Inaczej niż koszty eksploatacyjne samochodu zastępczego rozliczana jest opłata za wynajem pojazdu. Według interpretacji podatkowych czynsz za wynajem może być odliczany bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów, bez ograniczenia w postaci kilometrówki. Interpretacja Ministra Finansów z 8 listopada 2013 roku wskazuje bowiem, że: Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go (...) do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.

Odliczenie VAT od wydatków na samochód zastępczy

Sposób rozliczenia podatku VAT od wydatków na samochód zastępczy, takich jak opłaty za używanie pojazdu na podstawie umowy najmu, zakup paliwa czy inne koszty eksploatacyjne, nie różni się od zasad stosowanych do pojazdów będących własnością przedsiębiorcy.

Co do zasady w zakresie, w jakim pojazd będzie wykorzystywany do czynności opodatkowanych VAT, od wydatków na pojazdy osobowe udokumentowanych fakturami VAT można odliczyć 50% podatku VAT zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Natomiast wartość nieodliczonego podatku VAT (pozostałe 50%) może stanowić koszt podatkowy.

Do odliczenia VAT w wysokości 100% w przypadku samochodów innych niż osobowe potrzebne jest spełnienie dodatkowych wymogów w postaci wykonania dodatkowego badania technicznego, w wyniku którego pojazd będzie posiadał odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym. Pojazdy, o których mowa, są pojazdami ciężarowymi o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony lub zostają uznane za pojazdy ciężarowe ze względu na to, że:

  • konstrukcja pojazdu wyklucza użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT),

  • konstrukcyjnie pojazd jest przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie (art. 86a ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

W przypadku braku takiej adnotacji, co pojawia się zwłaszcza w samochodach osobowych, odliczenie 100% VAT przysługuje, gdy do pojazdu prowadzona jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówka dla celów VAT. Dodatkowym wymogiem jest zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, w którym podatnik informuje, że wykorzystuje samochód wyłącznie na cele działalności oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Księgowanie wydatków związanych z samochodem zastępczym w systemie wFirma.pl

Rozliczenie samochodu zastępczego na wFirma.pl rozpoczyna się od dodania pojazdu do systemu, co należy wykonać w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA » POJAZDY » DODAJ POJAZD. Okienko POJAZD FIRMOWY należy pozostawić jako niezaznaczone i wypełnić dane pojazdu oraz osoby używającej pojazd.

Rozliczenie samochodu zastępczego - dodanie pojazdu

Następnie po zapisaniu, w przypadku podatnika VAT, należy określić sposób użytkowania pojazdu, co wpłynie na sposób odliczenia VAT od wydatków powiązanych z danym pojazdem.

Rozliczenie samochodu zastępczego - przeznaczenie pojazdu

Po wprowadzeniu pojazdu wystarczy wprowadzać wydatki związane z użytkowaniem pojazdu zastępczego przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT). W oknie dodawania wydatku należy uzupełnić dane na podstawie otrzymanej faktury, wybrać odpowiedni rodzaj wydatku: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU lub ZAKUP PALIWA DO POJAZDU oraz oznaczyć pojazd, którego wydatek dotyczy. W przypadku opłaty za najem pojazdu, z uwagi na wyjątek sposobu jej rozliczenia należy wybrać rodzaj wydatku INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ, gdzie dla celów ewidencyjnych informację o pojeździe, którego dotyczy wydatek, można zawrzeć w zakładce OPIS.

Rozliczenie samochodu zastępczego - księgowanie wydatku

Równolegle z wprowadzaniem wydatków związanych z samochodem należy prowadzić kilometrówkę do celów PIT. W tym celu w systemie wprowadza się trasy przejechane w celach firmowych przez zakładkę WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS.

Rozliczenie samochodu zastępczego - kilometrówka

Koszt przejechanych kilometrów zostanie przeliczony automatycznie, a następnie do KPiR zostanie zaksięgowana suma poniesionych wydatków związanych z samochodem, do wysokości limitu wynikającego z kilometrówki.W przypadku prowadzenia kilometrówki również do celów VAT wystarczy dodawać wpisy z trasami przejazdów tylko raz a dodatkowo uzupełniać stan licznika pojazdu w systemie. Na tej podstawie zostanie automatycznie sporządzona zarówno kilometrówka do celów VAT, jak i PIT.