Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód zastępczy - jak ująć w kosztach?

W przypadku, kiedy samochód użytkowany w firmie ulegnie wypadkowi, przedsiębiorca na czas naprawy może otrzymać samochód zastępczy. W związku z jego użytkowaniem podatnik zmuszony jest ponosić wydatki związane z jego eksploatacją. Warto zatem zadać sobie pytanie: czy i na jakich zasadach wydatki te będą stanowiły koszty uzyskania przychodu?

Samochód zastępczy a wydatki na jego eksploatację

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu zastępczego są kosztem podatkowym pod warunkiem, że używanie auta ma związek z prowadzoną działalnością. W przypadku otrzymania samochodu zastępczego istotne znaczenie ma rodzaj pojazdu.

Jeśli otrzymane samochód zastępczy nie jest samochodem osobowym - wydatki na jego eksploatację (np. zakup paliwa, części zamiennych, korzystanie z myjni itp.) podatnik może zaliczać do kosztów podatkowych w pełnej wysokości, bez bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Sprawa wygląda inaczej, gdy autem zastępczym jest samochód osobowy. Nie ma wówczas znaczenia, czy uszkodzony pojazd był środkiem trwałym firmy czy też prywatnym samochodem użytkowanym na potrzeby prowadzonej działalności. Otrzymany zastępczy samochód osobowy będzie rozliczany na podstawie kilometrówki. Oznacza to, że dla osobowego samochodu używanego w zastępstwie należy prowadzić rozpiskę przejechanych tras, w związku z prowadzoną działalnością. Na jej podstawie oraz na podstawie ustalonych przepisami stawek za 1 km, zostanie obliczony limit kosztów. Limit ten na koniec miesiąca zostaje porównany z sumą wydatków (udokumentowanych fakturami) związanych z użytkowaniem pojazdu i na tej podstawie określa się wysokość kosztu jaki trafia do KPiR.

Koszty związane z użytkowaniem zastępczego samochodu osobowego będą podlegały ujęciu w księdze w ograniczeniu wynikającym z prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji przebiegu pojazdu - kilometrówki.

Samochód zastępczy do samochodu w leasingu

Od zasady ogólnej obowiązuje jednak pewien wyjątek. Dotyczy on zastępczych aut osobowych otrzymanych w zamian za auto leasingowane. Gdy w umowie leasingu określono, że firma leasingowa zobowiązuje się udostępnić leasingobiorcy samochód zastępczy na czas trwania naprawy, przedsiębiorca może koszty związane z użytkowaniem auta zastępczego zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. W tej sytuacji podatnik zwolniony jest z obowiązku prowadzenia kilometrówki (art. 23 ust 3b ustawy o PIT).