Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód osobowy w firmie - 6 najważniejszych zasad rozliczenia

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochód osobowy w firmie powinni dokładnie zapoznać się z zasadami jego rozliczania. Istotną kwestią jest to, że od lipca 2015 r. można odliczać 50% VAT od zakupu paliwa do samochodu używanego w sposób mieszany. Natomiast kolejne zmiany od stycznia 2019 roku dotyczące kosztów w podatku dochodowym limitują odliczenie kosztów do 75% w przypadku użytku mieszanego. Niniejszy artykuł podsumowuje najważniejsze zasady rozliczania samochodu osobowego w firmie!

Zasada 1. Podatek VAT w przypadku, gdy samochód osobowy w firmie to środek trwały

Przedsiębiorca posiadający samochód osobowy w firmie będący środkiem trwałym, ma możliwość wyboru jednej z dwóch metod użytkowania i rozliczania podatku VAT.

Pierwsza z nich to opcja odliczenia 100% podatku VAT – zarówno przy nabyciu samochodu, jak i wydatkach eksploatacyjnych, w tym - przy zakupie paliwa. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi przede wszystkim:

  • wykorzystywać pojazd tylko i wyłącznie do przejazdów firmowych,
  • zgłosić samochód w urzędzie skarbowym za pomocą VAT-26,
  • założyć kilometrówkę dla celów VAT i wprowadzać do niej trasy oraz stany liczników,
  • wprowadzić zasady użytkowania pojazdu w specjalnym regulaminie.

Za dużo formalności? Zdecydować się można na alternatywę – od nabycia samochodu, wydatków eksploatacyjnych, jak i zakupu paliwa odliczyć 50% VAT. Dzięki temu nie trzeba prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Nie ma także potrzeby rejestrowania pojazdu w urzędzie skarbowym. Takie użytkowanie określane jest jako mieszane. Często mówi się też dla celów prywatnych i służbowych, ale należy pamiętać - samochód będący środkiem trwałym mimo wszystko nie powinien być wykorzystywany na osobiste trasy.

Rozliczenie VAT bywa także uzależnione od parametrów technicznych pojazdu oraz dodatkowych badań technicznych.

Zasada 2. Podatek VAT – prywatny samochód osobowy w firmie

Jeśli chcesz poruszać się samochodem osobowym w firmie i prywatnie, należy bezwzględnie wybrać opcję odliczenia 50% podatku VAT. Ponadto w związku z nowelizacją ustawy o PIT przyjętą dnia 28 października 2018 podatnicy wykorzystujący prywatny samochód w firmie od dnia 01 stycznia 2019 nie prowadzą kilometrówki do celów PIT.

Pamiętaj, że kilometrówka dla celów PIT to nie to samo, co kilometrówka dla celów VAT.

Jak zatem rozliczyć koszty związane z prywatnym pojazdem wykorzystywanym również na potrzeby firmy? Otóż koszty związane z eksploatacją (paliwo, przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe) pojazdu prywatnego są zaliczane do kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków. Od stycznia 2019 roku nie ma więc możliwości skorzystania z limitu (stawka x przebyte kilometry dla celów firmowych) wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu, jak to miało miejsce przed nowelizacją przepisów.

Zasada 3. Ubezpieczenie samochodu w firmie to koszt

Bez względu na to, czy jeździsz samochodem firmowym czy prywatnym, zawsze musisz go ubezpieczyć. Ubezpieczenie samochodu osobowego wykorzystywanego w firmie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać, że:

  • ubezpieczenie OC zaliczy się do kosztów w pełnej kwocie, ubezpieczenie AC – proporcjonalnie do wartości samochodu (jeśli samochód jest wart więcej niż 150 000 PLN, to nadwyżka nad tą kwotą nie będzie kosztem uzyskania przychodów),
  • od ubezpieczyciela nie dostaniemy faktury – podstawą księgowania jest już polisa ubezpieczeniowa,
  • ubezpieczenie trzeba zaksięgować odpowiednio:
    • przy metodzie memoriałowej - proporcjonalnie - do tych lat podatkowych, które obejmuje,
    • przy metodzie kasowej - w całości - zgodnie z datą wystawienia polisy,
  • wartość ubezpieczenia samochodu prywatnego,  użytkowanego również na potrzeby firmy należy rozliczyć do 20% wartości zakupionej polisy.

Zasada 4. Rozliczenie odszkodowania zależy od ubezpieczenia

Samochód osobowy w firmie jest niestety tak samo narażony na uszkodzenia, jak każdy inny. Odszkodowanie, otrzymane w wyniku wypadku lub zdarzenia drogowego, należy odpowiednio rozliczyć w swoich przychodach i kosztach.

Jeśli wykupiłeś tylko OC, przychodem będzie wyłącznie nadwyżka kwoty z odszkodowania nad sumą, którą rzeczywiście wydało się na remont. Natomiast wydatków dotyczących naprawy uszkodzonego pojazdu nie można wówczas zaliczyć do kosztów firmowych.

Gdy dodatkowo ma się także AC, to przychodem staje się cała wartość uzyskanego odszkodowania. Jednocześnie do kosztów trafić powinna kwota poniesiona na naprawę.

Pamiętać trzeba także o podatku VAT. Jeśli jest się czynnym podatnikiem VAT, to na przedsiębiorcy co do zasady ciąży opłacenie podatku naliczonego od kosztów naprawy. Jednocześnie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT zgodnie z przyjętym schematem odliczeń (50% lub 100%) - nawet jeśli nie zaliczyło się wydatków na naprawę w koszty z powodu braku AC.

Zasada 5. Sprzedaż samochodu osobowego w firmie – opodatkuj VAT

Sprzedaż samochodu będącego środkiem trwałym w firmie wiąże się z powstaniem przychodu. Jeśli w momencie zbycia samochód jest nie w pełni zamortyzowany, pozostała część odpisów amortyzacyjnych powinna zostać jednorazowo zaliczona do kosztów.

Czynni podatnicy VAT nie mogą zapomnieć o opodatkowaniu sprzedaży pojazdów firmowych także podatkiem VAT. Sprzedaż samochodu jest zwolniona z VAT tylko wtedy, kiedy przy jego nabyciu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT, a samochód w firmie służył wyłącznie czynnościom nieopodatkowanym. Jeśli jest się czynnym podatnikiem VAT, najprawdopodobniej ze zwolnienia nie będzie można skorzystać - co do zasady sprzedaż będzie opodatkowana stawką VAT 23%.

Zasada 6. Wycofujesz samochód osobowy z firmy? Uważaj na rozliczenia!

Wycofanie samochodu osobowego z firmy na potrzeby prywatne przedsiębiorcy jest dozwolone, trzeba jednak pamiętać o kilku formalnościach. Przede wszystkim jeśli wycofuje się nie w pełni zamortyzowany samochód, to w tym wypadku niezamortyzowana część wartości początkowej nie może stać się kosztem uzyskania przychodów. Co ważne, jeśli przy nabyciu odliczono całość albo część podatku VAT, to zgodnie z przepisami wycofanie nawet na potrzeby własne należy opodatkować.

Sprzedaż samochodu wycofanego z działalności przed upływem 6 lat od wycofania będzie uznawana za przychód z działalności. W takiej sytuacji trzeba zatem zapłacić podatek dochodowy, choć nie jest już konieczne opodatkowanie w VAT.