Zmiana polityki rachunkowości a wdrożenie nowych zasad

Prawidłowa organizacja rachunkowości polega na logicznym i efektywnym powiązaniu ze sobą czynności, działań i środków technicznych z dokumentowaniem, ewidencją i przetwarzaniem informacji księgowych, pozwalającym na zapewnienie prawidłowych i rzetelnych danych sprawozdawczych. Ma to istotne znaczenie dla uzyskania prawdziwego i rzetelnego obrazu stanu finansowo-majątkowego jednostki gospodarczej. Wszyscy prowadzący księgi rachunkowe mają obowiązek m.in. przygotować opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Wyjaśniamy, w jaki sposób powinna zostać wdrożona zmiana polityki rachunkowości!

Zasady (polityka) rachunkowości

Na podstawie art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości jednostki obejmuje:

1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
5. sporządzanie sprawozdań finansowych;
6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
7. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Każda jednostka stosująca przepisy ustawy o rachunkowości powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Określając ją, przedsiębiorstwo musi brać pod uwagę zarówno założenia polityki ekonomicznej przedsiębiorstwa, jak i polityki ekonomicznej państwa oraz inne uwarunkowania zewnętrzne. Prawo bilansowe nie reguluje bowiem sztywno wszystkich możliwych przypadków, lecz pozostawia jednostkom pewną swobodę wyboru spośród określonych rozwiązań, aby mogły one jak najlepiej zrealizować założone cele. Jednostki samodzielnie dokonują wówczas wyboru sposobu postępowania i zawierają je w polityce rachunkowości. Przy ustalaniu zasad rachunkowości należy zatem uwzględnić specyfikę danej jednostki oraz jej potrzeby w zakresie bieżącej analizy i oceny jej sytuacji majątkowej i finansowej.

Polityka rachunkowości powinna zawierać w szczególności zasady dotyczące:

1. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej

1. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
2. wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
3. opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Jednostki, dokonując określonych wyborów dopuszczonych w ramach swobody przyznanej przez prawo bilansowe, opierają się na polityce rachunkowości, czyli opracowanych własnych założeniach.

Kto jest odpowiedzialny za opracowanie i aktualizację polityki rachunkowości?

Za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację polityki rachunkowości odpowiedzialny jest kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

W razie gdy prowadzenie księgowości danej jednostki zostało zlecone biuru rachunkowemu, biuro to w ramach zawartej umowy może opracować zarówno samą politykę rachunkowości, jak również jej aktualizację, jednak każdorazowo dokument musi zostać przekazany kierownikowi jednostki do zatwierdzenia i podpisania.

Politykę rachunkowości i zmiany w polityce rachunkowości wprowadza się:

• uchwałą zarządu – spółki kapitałowe;
• uchwałą wspólników – spółki osobowe;
• zarządzeniem właściciela – firma osoby fizycznej.

Zmiana polityki rachunkowości

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Niezbędne jest zatem zachowanie ciągłości stosowania zasad rachunkowości, co jednak nie znaczy, że przyjętej polityki rachunkowości nie można zmienić.

Zgodnie z art. 8 ust. 2 w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Modyfikacja stosowanych dotąd rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania przekształciły się. W takim przypadku należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych modyfikacji, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian. Skutki zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

Jednostka zamierzająca dokonać modyfikacji w polityce rachunkowości powinna mieć na uwadze, że muszą być one uzasadnione, czyli przede wszystkim mają zapewnić rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Jednostka może zmienić politykę rachunkowości bez względu na datę podjęcia decyzji ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, co oznacza, że dopuszczalne jest wprowadzanie zmian w polityce rachunkowości w ramach danego roku obrotowego także z mocą wsteczną.

Przykład 1.

Jednostka zamierza zmienić politykę rachunkowości w zakresie progu istotności (luty 2023 roku). Rok obrotowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Czy możliwa jest zmiana zasad rachunkowości ze skutkiem od 1 stycznia 2023 roku?

Trzeba pamiętać, że zmiana zasad rachunkowości jest dopuszczalna wówczas, gdy wprowadzone zmiany są uzasadnione i zapewnią rzetelne i jasne odzwierciedlenie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Jeżeli zmiana zasad rachunkowości jest uzasadniona, jednostka może wprowadzić stosowne modyfikacje w zakresie progu istotności ze skutkiem od 1 stycznia 2023 roku. Pomimo że zmiana zasad rachunkowości została w tym przypadku podjęta w trakcie roku obrotowego, czyli w lutym 2023 roku, jej skutki następować będą z mocą wsteczną, czyli od 1 stycznia 2023 roku.

W zależności od zakresu wprowadzanych zmian aktualizacji polityki rachunkowości można dokonać poprzez nadanie nowego brzmienia zmienianym fragmentom polityki rachunkowości lub ustanowienie nowego jednolitego tekstu.