Poradnik Przedsiębiorcy

Błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych – kto ponosi odpowiedzialność?

W większości przypadków jednostki gospodarcze powierzają prowadzenie ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanym podmiotom, czyli biurom rachunkowym. Każdemu zdarzają się pomyłki i dotyczy to również pracowników biur rachunkowych. W konsekwencji warto zastanowić się, jak przedstawia się kwestia odpowiedzialności za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Kto i na jakich zasadach odpowiada za powstałe nieprawidłowości w tym przypadku? 

Biuro rachunkowe jako podmiot prowadzący księgi

Przeanalizujmy przepisy odnoszące się do biur rachunkowych jako podmiotów uprawnionych do prowadzenia ksiąg. 

Jak wskazuje art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Widać zatem, że podstawowa reguła podaje, że to jednostka powinna je prowadzić we własnym zakresie.

Jednakże jak stanowi art. 11 ust. 2 ustawy, jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu.

W dalszej kolejności wskażmy, że w myśl art. 76a ustawy o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie następujących czynności:

  • prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
  • wycena aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego; 
  • sporządzaniu sprawozdań finansowych, 
  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ww. ustawą. 

Dalej przepis podaje, że działalność w postaci usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które: 

  1. mają pełną zdolność do czynności prawnych;

  2. nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9.

Nie możemy również zapominać o obowiązku posiadania ubezpieczenia przez przedsiębiorców zajmujących się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 76h ustawy o rachunkowości biura rachunkowe są obowiązane do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 76a ust. 1. Obowiązek ten nie znajduje jedynie zastosowania do będących przedsiębiorcami biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych, jeżeli ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów. 

Podmioty będące biurami rachunkowymi uprawnione są do wykonywania usługowej działalności w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Istotne jest, że przepisy ustawy nakładają na biura rachunkowe obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC za ewentualnie wyrządzone szkody.

Odpowiedzialność kierownika jednostki za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Ustaliliśmy już, że prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki może być powierzone biuru rachunkowemu. Teraz jednak musimy przejść do omówienia kwestii odpowiedzialności za księgi jednostki.

W tym zakresie sięgnijmy do treści art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, gdzie czytamy, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub biuru rachunkowemu, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. 

Przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę.

Dodatkowo do kwestii odpowiedzialności odnosi się również Standard Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. W pkt 24 oraz 25 możemy przeczytać, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Natomiast wspomniany już kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez: 

  • staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  • odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych;
  • kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy.

Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych – obok kierownika jednostki – osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.

Należy wyraźnie zaznaczyć, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności. Zakres jego odpowiedzialności obejmuje nadzór nad prowadzeniem ksiąg. W rezultacie w przypadku wystąpienia błędów w prowadzeniu ksiąg odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki oraz biuro rachunkowe.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za powstałe błędy

W przypadku gdy popełnione przez biuro rachunkowości błędy powodują konsekwencje w zakresie prawa podatkowego, np. powstaje zaległość podatkowa, podmiotem zobowiązanym do uregulowania zadłużenia jest podatnik, a nie biuro.

Kierownik jednostki, który ma zawartą umowę z biurem rachunkowym, nie może zatem wymagać, aby to biuro uregulowało ewentualną zaległość podatkową. Nawet jeżeli powstaje ona na skutek błędu popełnionego przez biuro rachunkowe, to wciąż podatnikiem zobowiązanym do zapłaty jest jednostka prowadząca działalność gospodarczą.

Nie oznacza to jednak, że biuro nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności. W tym zakresie jednostka może domagać od biura się rekompensaty na podstawie regulacji prawa cywilnego. Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego biuro ponosi odpowiedzialność cywilną z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi.

Podsumowując zatem zagadnienie odpowiedzialności za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, należy wskazać, że na gruncie ustawy o rachunkowości odpowiedzialność taką ponosi zarówno kierownik jednostki (w zakresie nadzoru), jak i samo biuro (w zakresie wykonania obowiązków ustawowych). W przypadku gdy popełnione błędy doprowadzą do powstania zaległości podatkowej, to jednostka występująca w roli podatnika ma obowiązek zapłaty. Natomiast biuro rachunkowe ponosi wobec jednostki odpowiedzialność wynikającą z przepisów prawa cywilnego.