Obowiązkiem przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest wydawanie paragonów z kasy fiskalnej. Może on być kłopotliwy w przypadku sprzedaży realizowanej online. W naszym artykule zastanowimy się, czy dopuszczalne jest zniszczenie paragonu i przesłanie nabywcy faktury w formie elektronicznej. Postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy takie działanie jest zgodnie z przepisami ustawy VAT.
Obowiązki przedsiębiorcy związane z kasą fiskalną
Reguła ogólna wskazuje, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy VAT).
Następnie wskażmy, że w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
w postaci papierowej lub
za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Przez paragon fiskalny albo fakturę rozumie się dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży (§ 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas).
Podatnicy prowadzący ewidencję przy pomocy kasy fiskalnej wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.
W świetle powyższego zwróćmy zatem uwagę, że obowiązek wystawienia paragonu dotyczy każdego podatnika – zarówno czynnego, jak i zwolnionego z VAT (chyba że korzysta ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej).
Wystawianie faktury dla kupującego będącego konsumentem
Faktura jest obligatoryjnym dokumentem w przypadku transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Natomiast w sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to może ona zażądać wystawienia faktury.
Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, przesyła je lub udostępnia nabywcy.
Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Co jednak istotne na mocy art. 106h ust. 2 ustawy, przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadkach, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Zniszczenie paragonu przy fakturze elektronicznej
W świetle przedstawionych regulacji należy zaznaczyć, że w przypadku odpłatnej dostawy towarów lub odpłatnego świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wystawienia faktury papierowej lub elektronicznej – podatnik ma obowiązek zewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu.
Jednakże w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. W sytuacji, gdy mowa o dołączeniu paragonu, to konieczne jest jego fizyczne posiadanie. W takim wypadku nie jest zatem możliwe zniszczenie paragonu.
Natomiast w myśl art. 106h ust. 3 ustawy VAT w przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
W rezultacie udokumentowanie sprzedaży w formie faktury elektronicznej stanowi inny przypadek. W tym bowiem zakresie ustawodawca posłużył się zwrotem „pozostawia”, a nie „dołącza”. Poprzez pozostawienie należy rozumieć zachowanie paragonu w pamięci kasy fiskalnej.
To z kolei powoduje, że w sytuacji, gdy nabywca otrzymuje fakturę elektroniczną, a w pamięci kasy fiskalnej pozostawiona jest zapisana kopia paragonu, to papierowy wydruk może zostać zniszczony.
Natomiast z zupełnie inną sytuacją mamy do czynienia, gdy podatnik wystawia osobie fizycznej fakturę w wersji papierowej. W takim bowiem przypadku zniszczenie paragonu nie jest dopuszczalne, ponieważ musi on zostać dołączony do kopii faktury przechowywanej przez podatnika.
Analogiczne wnioski wynikają z treści interpretacji Dyrektora KIS z 25 sierpnia 2021 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.500.2021.1.JM), gdzie organ podatkowy analizował przypadek podatnika, który niszczył paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż do klientów, do których zostały wystawione faktury (przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej). Kopie tych paragonów miały być natomiast przechowywane w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej.
W ocenie stanu faktycznego organ stwierdził, że w sytuacji niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, natomiast kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem, podatnik nie narusza przepisów ustawy VAT i działa prawidłowo.
Powyższe stanowisko można uznać za ugruntowane, podobnie wypowiedział się też bowiem Dyrektor KIS w interpretacji z 20 maja 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG).
W piśmie tym rozpatrywano przypadek, w którym podatnik zamierza ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej, przy czym kasa rejestrująca drukować będzie jednocześnie paragon fiskalny oraz fakturę. Paragon fiskalny będzie zawierał numer faktury, a faktura będzie zawierała numer paragonu. Paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej będzie następnie niszczony, a jego kopia nadal pozostanie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej.
Nabywca będzie otrzymywał zatem wyłącznie fakturę wydrukowaną z kasy rejestrującej. Jej egzemplarz nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze podatnika w formacie elektronicznym.
W takim przypadku podatnik, dokonując niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie przez kasę rejestrującą faktura, spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy VAT.
Jak wynika z przeprowadzonej analizy, zniszczenie paragonu nie zawsze musi wiązać się z określonymi sankcjami dla przedsiębiorcy. W pewnych okolicznościach takie działanie ze strony podatnika jest dopuszczalne, co zresztą potwierdzają wydawane przez fiskus interpretacje indywidualne.
