Poradnik Przedsiębiorcy

Amortyzacja laptopa - czyli jak jej dokonać?

Laptop to jeden z podstawowych składników majątku wykorzystywany w prowadzeniu działalności. Rozliczenie zakupu tego typu sprzętu sprawia przedsiębiorcom niemałe trudności. Jak prawidłowo zewidencjonować zakup laptopa? Wykazać go bezpośrednio w kosztach, czy potraktować jako środek trwały? Jak powinna przebiegać amortyzacja laptopa? Wyjaśniamy poniżej.

Laptop - jak zaksięgować zakup?

Sposób księgowania zakupu laptopa zależy od jego wartości oraz przewidywanego okresu użytkowania do celów działalności gospodarczej. 

Ważne!

Zakup laptopa należy udokumentować fakturą lub rachunkiem/ fakturą bez VAT. Sam paragon, co do zasady nie będzie stanowił podstawy do ewidencji poniesionego wydatku.

Zakup laptopa bezpośrednio w kosztach firmowych

Gdy wartość laptopa nie przekracza kwoty 10.000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT) oraz przewidywany okres użytkowania w firmie jest dłuższy niż 1 rok, zakup można rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. W przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów wydatek ten wykazuje się w kol. 13 - pozostałe wydatki.

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zakupił laptop. Transakcja została udokumentowana fakturą VAT:

  • wartość netto: 6.800 zł

  • podatek VAT 23%: 1.564 zł

  • wartość brutto: 8.364 zł

Jak wykazać zakup laptopa w KPiR?

W przypadku czynnych podatników należy zwrócić uwagę na wartość netto składnika majątku. W związku z tym, iż jest ona niższa niż 10.000 zł, wydatek można wykazać bezpośrednio w kosztach w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki. Wartość podlegająca ujęciu w księdze to 6.800 zł (wartość netto).

Przykład 2.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT zakupił laptop. Zdarzenie to zostało udokumentowane fakturą VAT:

wartość netto: 5.500 zł

podatek VAT 23%: 1.265 zł

wartość brutto: 6.765 zł

Jak wykazać zakup w KPiR?

W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT należy zwrócić uwagę na wartość brutto składnika majątku. W związku z tym, iż jest ona niższa niż 10.000 zł, wydatek można wykazać bezpośrednio w kosztach w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki. Wartość podlegająca ujęciu w księdze to 6.765 zł (wartość brutto).

Zakup laptopa w ewidencji wyposażenia

Jeżeli wartość zakupionego laptopa przekracza kwotę 1.500 zł (netto - w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT) oraz przewidywany okres użytkowania laptopa do celów firmowych jest krótszy niż 1 rok, wówczas transakcja ta będzie stanowiła zakup wyposażenia. Należy przy tym pamiętać, że warunki te muszą zostać spełnione jednocześnie.

Składnik majątku spełniający powyższe wymogi poza wykazaniem w kosztach uzyskania przychodów (kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki) należy uwzględnić w ewidencji wyposażenia.

Przykład 3.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zakupił do firmy laptop o wartości 3.100 zł netto. Przewidywany okres użytkowania laptopa, ustalony przez podatnika, stanowi 6 miesięcy, po czym przedsiębiorca dokona jego sprzedaży. Jak zaksięgować tego typu zakup?

Wydatek w wartości netto należy ująć w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki oraz w ewidencji wyposażenia.

Przykład 4.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT zakupił laptop na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej:

wartość netto: 3.100 zł

VAT 23%: 713 zł

wartość brutto: 3.813 zł

Przewidywany okres użytkowania do celów firmowych wynosi 10 miesięcy. Jak zewidencjonować to zdarzenie?

Wydatek w wartości brutto należy ująć w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki oraz w ewidencji wyposażenia.

Ważne!

Gdy okres użytkowania składnika majątku zakwalifikowanego jako wyposażenie ulegnie wydłużeniu (czyli będzie dłuższy niż 1 rok) a wartość sprzętu przekracza 10.000 zł, należy dokonać przekwalifikowania składnika majątku na środek trwały ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Zakup laptopa w ewidencji środków trwałych

Laptop stanowiący własność lub współwłasność przedsiębiorcy, który jest kompletny i zdatny do użytku, o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok należy zakwalifikować jako środek trwały.

Ważne!

Bezwzględny obowiązek wprowadzenia tego typu składnika majątku do ewidencji środków trwałych dotyczy ŚT o wartości przekraczającej 10.000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT).

W przypadku komputera o niższej wartości podatnik może zachować dowolność ewidencjonowania.

Amortyzacja laptopa

Laptop zakwalifikowany jako środek trwały podlega amortyzacji. Wydatek nie podlega bezpośredniemu ujęciu w KPiR. Koszt stanowią odpisy amortyzacyjne. Co ważne przepisy podatkowe dopuszczają kilka metod amortyzacji laptopa:

  • metoda liniowa

  • metoda przyspieszona

  • metoda indywidualna

  • metoda jednorazowa przeznaczona dla niskocennych środków trwałych

  • metoda jednorazowa w ramach pomocy de minimis

  • metoda degresywna

KŚT (klasyfikacja środków trwałych) dla laptopa to 487, czyli zespoły komputerowe.

Amortyzacja laptopa metodą liniową

Podstawową metodą amortyzacji środków jest metoda liniowa. Wówczas dla środków trwałych stosuje się stawkę amortyzacyjną wynikającą z klasyfikacji środków trwałych oraz wykazu stanowiącego załącznik do ustawy. W tym przypadku dla laptopa sklasyfikowanego pod numerem 487 roczna stawka amortyzacyjna wynosi 30%.

Przykład 5.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT 18 lutego 2018 r. zakupił laptop na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wartości na fakturze kształtowały się następująco:

  • wartość netto: 10.200 zł

  • podatek VAT 23%: 2.346 zł

  • wartość brutto: 12.546 zł

Laptop został zakwalifikowany jako środek trwały. Podatnik zdecydował się na zastosowanie amortyzacji liniowej. Ile będzie trwała amortyzacja laptopa? Ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?

Wartość początkowa laptopa: 10.200 zł (bowiem nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, który dokonał pełnego odliczenia).

Roczny odpis amortyzacyjny: 10.200 zł x 30% = 3.060 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny: 3.060 zł : 12 m-cy = 255 zł

Okres amortyzacyjny będzie wynosił 40 miesięcy. Odpisy amortyzacyjne mogą być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania, czyli od marca 2018 roku. Ostatni odpis amortyzacyjny zostanie wykazany w kosztach czerwca 2021 r.

Przykład 6.

Przedsiębiorca będący podmiotem zwolnionym z VAT 22 marca 2018 r. zakupił laptop na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wartości na fakturze kształtowały się następująco:

  • wartość netto: 8.700 zł

  • podatek VAT 23%: 2.001 zł

  • wartość brutto: 10.701 zł

Laptop został zakwalifikowany jako środek trwały. Podatnik zdecydował się na zastosowanie amortyzacji liniowej. Ile będzie trwała amortyzacja laptopa? Ile wyniesie roczny oraz miesięczny odpis amortyzacyjny?

Wartość początkowa laptopa: 10.701 zł (bowiem nabywca jest podatnikiem zwolnionym z VAT i nie ma prawa do odliczenia VAT).

Roczny odpis amortyzacyjny: 10.701 zł x 30% = 3.210,30 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny: 3.210,30 zł : 12 m-cy = 267,52 zł

Okres amortyzacyjny będzie wynosił 40 miesięcy. Odpisy amortyzacyjne mogą być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania w firmie, czyli od kwietnia 2018 roku. Ostatni odpis amortyzacyjny zostanie wykazany w kosztach lipca 2021 r.

Indywidualna liniowa metoda amortyzacji laptopa

Przedsiębiorca może ustalić indywidualne stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych laptopów zakwalifikowanych do grupy 4 KŚT. Fakt ten wynika z art. 22j ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT: Podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22l, mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, z tym że okres amortyzacji nie może być krótszy niż dla środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji:

a) 24 miesiące - gdy ich wartość początkowa nie przekracza 25.000 zł,

b) 36 miesięcy - gdy ich wartość początkowa jest wyższa od 25.000 zł i nie przekracza 50.000 zł,

c) 60 miesięcy - w pozostałych przypadkach.

Co ważne laptopa można uznać za używanego, gdy podatnik udowodni, że przed nabyciem sprzęt był wykorzystywany co najmniej przez okres 6 miesięcy. Natomiast laptop można potraktować jako ulepszony, gdy przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

Indywidualna metoda amortyzacji laptopa (o wartości początkowej do 25.000 zł) pozwala na zastosowanie maksymalnej stawki amortyzacyjnej w wysokości 50%. Wynika ona z faktu, że minimalny okres amortyzacji w tym przypadku nie może być krótszy niż 2 lata.

Przykład 7.

Przedsiębiorca 28 lutego 2018 r. nabył od firmy zwolnionej z VAT laptop o wartości 10.500 zł. Zakup został udokumentowany fakturą bez VAT (rachunkiem). Sprzedawca (poprzedni właściciel) przed decyzją o sprzedaży użytkował laptop przez okres 6 miesięcy. Nabywca, z racji tego, iż jest to sprzęt używany, podjął decyzję o zastosowaniu indywidualnej metody amortyzacji. Jak będzie przebiegała amortyzacja?

Przedsiębiorca może skorzystać z indywidualnej metody amortyzacji, gdy w razie ewentualnej kontroli będzie w stanie udowodnić, że laptop przed nabyciem był użytkowany przez okres minimum 6 miesięcy.

Podatnik może zastosować stawkę amortyzacji: 50% (jest to maksymalna dopuszczalna stawka; można zastosować również niższą stawkę).

Roczny odpis amortyzacyjny: 10.500 zł x 50% = 5250 zł

Miesięczny odpis amortyzacyjny: 5250 zł : 12 m-cy = 437,50 zł

Przy zastosowaniu stawki maksymalnej okres amortyzacji wyniesie 24 miesiące. Pierwszy odpis amortyzacyjny może zostać zewidencjonowany w kosztach firmowych w marcu 2018 r. Ostatni natomiast w lutym 2020 r.

Amortyzacja laptopa metodą przyspieszoną liniową

Amortyzacja laptopa może przebiegać przy zastosowaniu amortyzacji liniowej przyspieszonej. Przy czym aby móc skorzystać z tej metody należy spełnić szereg warunków określonych w art. 22i ust. 2 ustawy o PIT:

Podatnicy mogą podane w Wykazie stawek amortyzacyjnych stawki podwyższać:

1) dla budynków i budowli używanych w warunkach:

a) pogorszonych - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,2,

b) złych - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 1,4;

2) dla maszyn, urządzeń i środków transportu, z wyjątkiem morskiego taboru pływającego, używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej - przy zastosowaniu w tym okresie współczynników nie wyższych niż 1,4;

3) dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów, zwanej dalej "Klasyfikacją", poddanych szybkiemu postępowi technicznemu - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 2,0.

Jak precyzuje treść ustawy przez maszyny i urządzenia grupy 4-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), poddanych szybkiemu postępowi technicznemu, o których mowa w art. 22i ust. 2 pkt 3 ustawy, rozumie się maszyny, urządzenia i aparaturę, w których zastosowane są układy mikroprocesorowe lub systemy komputerowe, spełniające założone funkcje dzięki wykorzystaniu w nich najnowszych zdobyczy techniki, a także pozostałą aparaturę naukowo-badawczą i doświadczalno-produkcyjną.

Amortyzacja laptopa przy zastosowaniu metody liniowej przyspieszonej może odbyć się przy maksymalnej stawce 60%. Bowiem podstawową stawkę z wykazu stawek (30%) można podwyższyć przy zastosowaniu współczynnika max. 2,0.

Co ważne w razie ustania warunków uzasadniających podwyższenie stawki amortyzacyjnej laptopa stawki te ulegają obniżeniu od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające te zmiany.

Amortyzacja laptopa metodą jednorazową

Przedsiębiorca, którego laptop spełnia wymogi uznania go za środek trwały tzn.:

  • stanowi własność lub współwłasność podatnika

  • jest kompletny i zdatny do użytku

  • o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok

  • jest przeznaczony na użytek firmy

- jednak jego wartość początkowa nie przekracza kwoty 10.000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT), może wprowadzić sprzęt do ewidencji środków trwałych i poddać go amortyzacji jednorazowej. Wówczas odpis amortyzacyjny należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu przyjęcia laptopa do użytkowania.

Przykład 8.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT 15 kwietnia 2018 roku zakupił laptop na potrzeby firmowe. Wartości znajdujące się fakturze zakupu:

  • wartość netto: 2.800 zł

  • podatek VAT 23%: 644 zł

  • wartość brutto: 3.444 zł

Ile będzie wynosił jednorazowy odpis amortyzacyjny? W jakim okresie wykazać go w kosztach firmowych?

W związku z tym, iż nabywcą jest czynny podatnik, który dokonał pełnego odliczenia VAT z faktury zakupu, wartość początkową będzie stanowiła kwota netto z faktury (2.800 zł). W związku z niską wartością początkową (poniżej 10.000 zł) przedsiębiorca może zastosować jednorazową amortyzację. Odpis amortyzacyjny można wykazać już w kosztach kwietnia 2018 r.

Przykład 9.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT 5 maja 2018 roku zakupił laptop na potrzeby firmowe. Wartości znajdujące się na fakturze zakupu:

  • wartość netto: 2.700 zł

  • podatek VAT 23%: 621 zł

  • wartość brutto: 3.321 zł

Ile będzie wynosił jednorazowy odpis amortyzacyjny? W jakim okresie wykazać go w kosztach firmowych?

W związku z tym, iż nabywcą jest podmiot zwolniony z VAT, zgodnie z fakturą zakupu wartość początkową będzie stanowiła kwota brutto z faktury (3.321 zł). W związku z niską wartością początkową (poniżej 10.000 zł) przedsiębiorca może zastosować jednorazową amortyzację. Odpis amortyzacyjny można wykazać w kosztach maja 2018 r.

Ważne!

W przypadku laptopa o wartości początkowej przekraczającej 10.000 zł również można zastosować amortyzację jednorazową w ramach pomocy de minimis pod warunkiem, że nabywca jest tzw. małym podatnikiem lub nowym przedsiębiorcą. Więcej na ten temat w artykule: Pomoc de minimis - Amortyzacja jednorazowa.

Jednorazowa amortyzacja może zostać również zastosowana w przypadku fabrycznie nowych komputerów o wartości powyżej 10.000 zł, o czym więcej w artykule: Amortyzacja nowych środków trwałych w praktyce.

Metoda degresywna amortyzacji laptopa

Amortyzacja laptopa może przebiegać przy zastosowaniu metody degresywnej. Takie rozwiązanie zostało dopuszczone przez art. 22k ust. 1 ustawy o PIT:

Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji oraz środków transportu, z wyłączeniem samochodów osobowych, w pierwszym podatkowym roku ich używania przy zastosowaniu stawek podanych w Wykazie stawek amortyzacyjnych podwyższonych, z zastrzeżeniem ust. 2, o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych od ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat ich używania. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody określonej w art. 22i ust. 1, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22i.

Pierwszy odpis amortyzacyjny ustalony tą metodą należy ująć w kosztach firmowych w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia do użytkowania.

Reasumując, zakup firmowego laptopa może zostać rozliczony na kilka sposobów, co zależy od wartości początkowej zakupionego sprzętu, a także od potrzeb optymalizacji podatkowej firmy. Wśród dopuszczalnych metod znajduje się bezpośrednie wykazanie wydatku w kosztach podatkowych (niskocenne składniki majątku) lub amortyzacja laptopa w czasie. Niemniej jednak ostateczna decyzja co do rozliczenia należy do przedsiębiorcy, z tym że musi być ona zgodna z obowiązującymi przepisami.