Błędy zdarzają się wszędzie, także w biurach rachunkowych. Odpowiedzialność za ich naprawę spoczywa w pierwszej kolejności na pracowniku, który dopuścił się ich popełnienia. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy były klient biura rachunkowego wystąpił z żądaniem, które ma na celu zwrot kosztów poprawy błędów po kilku latach od całego zdarzenia?
Naprawa błędów rachunkowych
Błędy popełnione przez księgowego lub innego pracownika biura rachunkowego mogą być poprawiane na kilka różnych sposób. Po pierwsze osoba, która dopuściła się pomyłki, może samodzielnie naprawić ją na własny koszt – albo wskutek zauważenia błędu, albo zwrócenia na to uwagi przez klienta biura. Po drugie błąd może zostać naprawiony poprzez działania samego klienta, który odczuł konsekwencje jego popełnienia. W tym przypadku klient samodzielnie dokonuje korekty lub zleca ją innemu pracownikowi tego samego biura albo zupełnie nowej firmie księgowej.
Naprawa błędu rachunkowego może niestety wiązać się z dolegliwościami finansowymi dla klienta, szczególnie gdy w takiej sytuacji organ skarbowy nałoży na niego dodatkową karę. Korekta rachunkowa to także koszty dalszego działania. Jeśli klient jest w stanie wykazać, że błąd biura rachunkowego doprowadził do powstania szkody, może zażądać zwrot kosztów poprawy błędów, a także dodatkowego odszkodowania za poniesione straty. Odpowiedzialność w takim przypadku ponosi bezpośrednio biuro rachunkowe, które jest związane umową z danym klientem. W dalszej kolejności biuro posiada roszczenie o zwrot kosztów poprawy błędów od pracownika, który faktycznie dopuścił się ich popełnienia.
Zwrot kosztów poprawy błędów
Biuro rachunkowe jest zobowiązane dokonać zwrot kosztów poprawy błędów przez siebie, gdy klient będzie w stanie wykazać, że powstały one wskutek działania lub zaniechania tego biura. W przypadku, gdy zachowanie klienta mogło również doprowadzić do błędu, biuro może zmniejszyć zakres swojej odpowiedzialności, a niekiedy nawet wyłączyć ją całkowicie. Będzie tak najczęściej wtedy, gdy klient nie dostarczył wszystkich niezbędnych informacji lub dokumentów potrzebnych do prawidłowego wykonania zadania przez pracownika biura rachunkowego.
Przykład 1.
Pan Michał jest przedsiębiorcą, który od 3 lat korzysta z usług biura rachunkowego. Wskutek błędnego rozliczenia podatku przez jednego z księgowych okazało się, że mężczyzna musi zapłacić wysoką karę pieniężną do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca zwrócił się więc do biura rachunkowego z żądaniem zwrotu zapłaconej kary, twierdząc, że cała sytuacja jest wyłączną winą księgowego obsługującego jego firmę. Okazało się, że błędy rachunkowe powstały wskutek niedopatrzenia ze strony pana Michała, który nie dostarczył kilku ważnych dokumentów mających wpływ na wysokość obliczonego podatku. Księgowy informował jednak przedsiębiorcę, które dokumenty należało dostarczyć do biura – pan Michał otrzymał ich dokładną listę. W tym przypadku biuro rachunkowe może zwolnić się z odpowiedzialności za popełnione błędy, ponieważ powstały one wskutek zaniedbania po stronie przedsiębiorcy.
W przypadku, gdy błędy pojawiają się podczas obowiązywania umowy pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, ustalenie odpowiedzialności za ich powstanie jest stosunkowo proste. Dużo gorzej, gdy przedsiębiorca pojawia się z roszczeniami sprzed kilku lat i aktualnie nie jest już związany żadną umową z danym biurem. W takim przypadku biuro rachunkowe powinno zażądać przedstawienia zestawienia popełnionych błędów. Poza tym, jeśli były klient twierdzi, że zostały one naprawione przez inne biuro rachunkowe i w związku z tym poniósł on dodatkowe koszty, powinien okazać zestawienie czynności naprawczych oraz rachunek, który się z nimi wiązał się z takimi działaniami. Innymi słowy, zwrot kosztów poprawy błędów na rzecz byłego klienta będzie możliwy tylko wtedy, gdy jednoznacznie wykaże on, że zostały one popełnione przez dane biuro rachunkowe i naprawione przez innego księgowego.
Przykład 2.
Pani Iwona była klientką biura rachunkowego X. W związku z tym, że jego pracownicy bardzo często popełniali błędy, które obciążały finansowo jej przedsiębiorstwo, a ich naprawa zajmowała sporo czasu, zrezygnowała ona z dalszej współpracy. Kobieta znalazła nowe biuro rachunkowe Z, które po sprawdzeniu całej dokumentacji przedsiębiorstwa znalazło dodatkowe błędy popełnione przez firmę rachunkową X – nastąpiło to w ciągu 2 miesięcy od chwili rozwiązania umowy z biurem X i zawarciem umowy z biurem Z. Naprawienie nieprawidłowości rachunkowych kosztowało Iwonę dodatkowe 3000 zł, w związku z czym zwróciła się ona o zwrot kosztów poprawy błędów do biura X. Poprzednia firma rachunkowa będzie odpowiedzialna za zwrot kosztów poprawy błędów, jeśli Iwona przedstawi zestawienie błędów, z którego będzie wynikało, iż powstały one w trakcie obowiązywania umowy z biurem X oraz wykaże, jakie działania zostały dokładnie podjęte przez biuro Z w celu usunięcia nieprawidłowości. Dodatkowo pani Iwona będzie musiała przedstawić rachunek za czynności zrealizowane przez biuro Z.
Przedawnienie roszczenia o zwrot kosztów poprawy błędów
W przypadku, gdy były klient żąda naprawy błędów przez biuro rachunkowe, z którym nie współpracuje już od kilku lat, obowiązek odszkodowawczy nie jest już taki jednoznaczny. Konieczne jest wówczas ustalenie, czy nie doszło w takiej sytuacji do przedawnienia roszczenia o zapłatę.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej okres przedawnienia wynosi dokładnie 3 lata. W praktyce oznacza to, że żądanie zwrotu kosztów poprawy błędów po tym czasie jest już przedawnione i przekształca się w tzw. zobowiązanie naturalne. Dla biura rachunkowego jest to dobra wiadomość, ponieważ nie musi zwracać byłemu klientowi żadnej kwoty pieniężnej i to nawet wtedy, gdy błędy rzeczywiście powstały wskutek zawinionego działania pracownika takiego biura. Klient nie będzie miał wówczas możliwości skutecznego dochodzenia swojego roszczenia na drodze sądowej lub egzekucyjnej – biuro zostanie po prostu zwolnione ze swojej odpowiedzialności.
Przykład 3.
Pan Adam przez wiele lat korzystał z pomocy biura rachunkowego X, jednak 2 lata temu rozwiązał z nim umowę wskutek coraz częściej popełnianych błędów księgowych. Okazało się, że po wypowiedzeniu umowy biuro X dopuściło się kilku poważnych zaniedbań, skutkiem czego pan Adam poniósł dodatkowe koszty naprawy całej sytuacji finansowej w swoim przedsiębiorstwie. Mężczyzna zamierzał zwrócić się z wnioskiem do biura X o zwrot kosztów poprawy błędów, jednak zawsze zapominał o złożeniu stosownego pisma. Ostatecznie zażądał zwrotu tych kosztów po 5 latach od dnia popełnienia błędów – do sporządzonego w tym celu pisma dołączył zestawienie popełnionych błędów oraz rachunek za ich naprawę z innego biura rachunkowego. W tym przypadku żądanie zapłaty uległo jednak przedawnieniu, ponieważ błędy zostały popełnione ponad 3 lata temu. Biuro rachunkowe X ma prawo odmówić zapłaty na rzecz pana Adama.
Przykład 4.
Pani Monika w związku z powtarzającymi się nieprawidłowościami zrezygnowała z usług biura rachunkowego X. Nowe biuro, którego stała się klientką, ustaliło, że firma X popełniła kilka istotnych błędów księgowych i naprawiła je na koszt kobiety. Pierwsze błędy powstały 4 lata temu i w zasadzie były popełniane aż do chwili rozwiązania umowy przez panią Monikę. W tej sytuacji wystąpiła ona z żądaniem zapłaty kosztów poprawy nieprawidłowości i wykazała dokładną listę błędów oraz koszty poniesione w związku z działaniami swojego nowego biura rachunkowego. W tym przypadku firma X będzie odpowiedzialna za zwrot kosztów poprawy błędów tylko częściowo, tj. do 3 lat wstecz, licząc od daty złożenia żądania zapłaty przez Monikę. Błędy popełnione ponad 3 lata temu uległy już przedawnieniu i w tej części biuro X nie jest już za nie odpowiedzialne. Biuro powinno zwrócić pani Monice tylko część poniesionych kosztów naprawy.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zapłata kwoty żądanej przez byłego klienta choćby w najmniejszej części stanowi przyznanie się do winy nawet w przypadku przedawnionego już roszczenia. W takiej sytuacji biuro będzie zobowiązanie do uregulowania całej zaległości wobec byłego klienta nawet wtedy, gdy przez pomyłkę lub w celu załagodzenia konfliktu zapłaciło część żądanej przez niego kwoty.
Przykład 5.
Pan Kamil wystąpił z roszczeniem do biura rachunkowego o zwrot kosztów poprawy błędów, które popełniło, gdy obowiązywała ich umowa współpracy. Roszczenie przedsiębiorcy jest już jednak przedawnione, ponieważ dotyczy nieprawidłowości sprzed 4 lat. Biuro rachunkowe, dbając o swoją renomę na rynku, uznało, że zapłaci mężczyźnie połowę żądanej kwoty, wskazując, że cały dług i tak już dawno uległ przedawnieniu. W tej sytuacji biuro będzie jednak zobowiązane do zapłaty całej żądanej kwoty na rzecz pana Kamila, ponieważ wraz z chwilą dokonania zapłaty połowy odszkodowania przyznało się do swojej winy. Przedsiębiorca może w takiej sytuacji skierować sprawę do sądu i ma duże szanse na wygraną nawet przy uwzględnieniu, że jego roszczenie uległo już przedawnieniu.
Zwrot kosztów poprawy błędów - podsumowanie
Przy żądaniu zwrotu kosztów poprawy błędów przez byłego klienta biura rachunkowego powinno być w pierwszej kolejności sprawdzone, czy nie uległo już ono przedawnieniu. Jeśli roszczenie jest już przedawnione, biuro może zwolnić się od odpowiedzialności i nie musi niczego płacić. W przypadku żądania nieprzedawnionego były klient musi wykazać dokładną ilość, rodzaj oraz czas popełnienia błędów, a także przedstawić rachunki, które jednoznacznie wskażą na koszty poniesione na ich poprawę.
