Odpowiedzialność księgowego na etacie a biuro rachunkowe

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dokonywania operacji księgowych. Im większy zakres takiej działalności, tym większe będą obowiązki prawno-finansowe. W praktyce takie zadania najlepiej jest powierzyć księgowemu lub wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu. Czy w przypadku błędu odpowiedzialność księgowego spada na biuro rachunkowe?

Czym jest księgowość?

Czynności księgowe polegają na rejestracji w ujęciu pieniężnym, a niekiedy również w ujęciu ilościowym, odpowiednio udokumentowanych zdarzeń gospodarczych, które powodują zmiany w majątku jednostki gospodarującej i źródłach jego pochodzenia. Księgowość jest procesem bieżącego rozliczania określonej działalności i wykonywaniem obowiązków publicznoprawnych względem odpowiednich organów i urzędów.

Każda działalność gospodarcza wiąże się z obowiązkiem dokonywania poprawnej księgowości – w mniejszym lub większym stopniu, co z reguły jest uzależnione od obrotów danego przedsiębiorstwa oraz formy wykonywania działalności.

Kto może dokonywać czynności księgowych?

Przedsiębiorcy mają możliwość samodzielnego prowadzenia swoich spraw rachunkowych, jednak pod warunkiem, że mają stosowną wiedzę i doświadczenie. O ile osobiste wykonywanie czynności księgowych w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej może być dobrym pomysłem, o tyle w przypadku większych biznesów może to się wiązać z potencjalnymi problemami finansowymi.

Czynności rachunkowe dokonywane są więc przez księgowych, którzy pracują indywidualnie lub przez pracowników biur rachunkowych (także zatrudniających odpowiednich księgowych). Zgodnie z treścią art. 76a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 (prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym; okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów; wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego; sporządzanie sprawozdań finansowych; gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą; poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą). Powyższą działalność mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych;
• nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Odpowiedzialność księgowego

Księgowy tak jak każdy przedstawiciel innych zawodów może ponosić odpowiedzialność za nienależyte wykonanie swojej pracy. Ostatecznie każda usługa księgowa powinna być wykonana z należytą starannością, aby nie narażać przedsiębiorcy na konsekwencje finansowe błędnie podjętych działań.

Podstawowym przepisem odnoszącym się do odpowiedzialności każdego księgowego jest art. 77 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych;
• niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Kolejna odpowiedzialność została określona w art. 79 omawianej ustawy – kto wbrew przepisom ustawy:

• nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta;
• nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków;
• nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia;
• nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym;
• nie zamieszcza na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c oraz art. 69 ust. 5 ustawy o rachunkowości;
• nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 ustawy o rachunkowości;
• prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości;
• prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości;
• rozwiązuje umowę o badanie sprawozdania finansowego bez uzasadnionej podstawy lub nie informuje Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego, a w odpowiednich przypadkach – Komisji Nadzoru Finansowego, o rozwiązaniu tej umowy;
• zawiera z firmą audytorską umowę o badanie ustawowe w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach na okres krótszy niż dwa lata;
• stosuje klauzule umowne, o których mowa w art. 66 ust. 5a ustawy o rachunkowości

– podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Księgowy a biuro rachunkowe

Czasami zdarza się, że błędy rachunkowe są popełniane przez księgowych zatrudnionych przez specjalistyczne biura. W takim przypadku odpowiedzialność za powstałe zdarzenie spoczywa w pierwszej kolejności na biurze rachunkowym tak więc odpowiedzialność księgowego jest ograniczona. Przedsiębiorca, który poniósł jakąkolwiek szkodę z powodu nieprawidłowości księgowego, musi zwrócić się ze swoimi roszczeniami bezpośrednio do biura, a nie konkretnego księgowego (będą to roszczenia głównie o charakterze odszkodowawczym oraz zobowiązanie do naprawy wyrządzonej szkody – np. poprawienia wadliwej dokumentacji przedsiębiorstwa). Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej to właśnie podatnik (przedsiębiorca) odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Bez względu więc na to, jaka umowa została podpisana z księgowym lub biurem rachunkowym, wszelkie nieprawidłowości obciążą w pierwszej kolejności przedsiębiorcę, a nie księgowego.

Biuro księgowe będzie musiało naprawić szkodę wyrządzoną przez swojego pracownika – z reguły oznacza to zapłatę stosownego odszkodowania i darmowe poprawienie popełnionych błędów rachunkowych. Na tym jednak nie kończy się cała sprawa, ponieważ biuro ma tzw. roszczenie regresowe względem zatrudnianego przez siebie księgowego. Biuro występuje wówczas z żądaniem zwrotu zapłaconego odszkodowania, dodatkowo może zastosować konkretne regulacje prawne wynikające z Kodeksu pracy.

Zgodnie z treścią art. 115-120 kp pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka. W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. W razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca. Wobec pracodawcy, który naprawił szkodę wyrządzoną osobie trzeciej, pracownik ponosi odpowiedzialność przewidzianą w przepisach niniejszego rozdziału.

Podsumowanie

Odpowiedzialność księgowego dotyczy błędów, które popełni w swojej pracy. Jeśli taka osoba jest zatrudniona bezpośrednio przez przedsiębiorcę, to właśnie ona odpowie za zawinione działania. Jeśli jednak księgowy jest zatrudniony przez biuro rachunkowe, wówczas odpowiedzialność ponosi pracodawca (biuro). Księgowy nie zostanie jednak zwolniony z odpowiedzialności – zatrudniające biuro ma bowiem roszczenie zwrotne względem swojego pracownika.