Umowa z biurem rachunkowym – odpowiedzialność cywilna i karna księgowej

Artykuł skierowany jest przede wszystkim do przedsiębiorców, a w szczególności do tych oferujących usługi rachunkowe – księgowych. Wskazane zostanie, jakie są elementy, które powinny zostać zawarte w umowie pomiędzy księgowym a kontrahentem. Zostaną także wyszczególnione przykładowe zapisy umowne, które będzie można wykorzystać w umowach stosowanych w obrocie. Ponadto zostanie przedstawiona odpowiedzialność cywilna i karna księgowej – w jakiej sytuacji odpowiada, co jej grozi, w przypadku spraw cywilnych – czy ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC.

Co powinno znaleźć się w umowie z biurem rachunkowym?

Biura rachunkowe powinny zawierać umowy o świadczenie swoich usług z kontrahentami w formie pisemnej. Nie ma rygoru nieważności – oznacza to, że gdyby umowa została zawarta w formie ustnej, nie będzie nieważna, ale dla obu stron może być później problematyczne wskazanie zakresu odpowiedzialności stron, obowiązków biura rachunkowego, wysokości wynagrodzenia czy nawet czasu trwania umowy lub okresu jej wypowiedzenia.

Dlatego też zalecane jest jej zawarcie w formie pisemnej.

W umowie należy wskazać:

1. datę, miejsce zawarcia umowy, a także w sposób prawidłowy oznaczyć jej strony, czyli biuro rachunkowe oraz jego kontrahenta;
2. wskazanie przedmiotu umowy – praw i obowiązków każdej z nich

Do obowiązków biura rachunkowego może należeć, w zależności od rodzaju kontrahenta:

• prowadzenie wymaganych rejestrów, ksiąg rachunkowych,
• przygotowywanie i wysyłanie deklaracji podatkowych,
• przygotowanie dokumentów niezbędnych do zmiany profilu działalności gospodarczej, upadłości, likwidacji spółki,
• doradztwo z zakresu księgowości, podatków,
• sporządzanie wniosków o wpis do rejestru – na przykład Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

Do obowiązków kontrahenta należeć będzie:

• dostarczanie wszelkiej dokumentacji do biura rachunkowego, która ma znaczenie przy prowadzeniu np. Księgi przychodów i rozchodów,

Przykład 1.

Zlecający zobowiązany jest, do 10 dnia każdego miesiąca, za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres wskazany w komparycji umowy dostarczać wystawione przez siebie oraz otrzymane od kontrahentów rachunki, faktury i inne dokumenty.

• informowanie biura o zmianach, które mają wpływ np. na sposób rozliczania,
• uiszczanie umówionego przez strony wynagrodzenia, we wskazanym terminie;

3. czas trwania umowy – wybór należy do stron. Mogą się umówić, że usługi księgowe będą świadczone przez kilka miesięcy, lat, albo zawrzeć umowę na czas nieoznaczony.

Przykład 2.

Strony zawierają niniejszą umowę na czas nieokreślony. Każda ze stron może złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca Oświadczenie zostanie złożone w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

Te elementy są bardzo istotne i należy zabezpieczyć je w każdej umowie o prowadzenie usług przez biuro rachunkowe.

Odpowiedzialność cywilna i karna księgowej i księgowego

Ramy odpowiedzialności prawnej związanej z zawodem księgowego wyznaczają:

• ustawa o rachunkowości;
• Ordynacja podatkowa;
• Kodeks karny skarbowy;
• ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa regulująca powszechne ubezpieczenie zdrowotne;
• Kodeks pracy;
• Kodeks karny;
• Kodeks cywilny, w zakresie wykonywania umów.

Odpowiedzialność cywilna księgowej i księgowego

Odpowiedzialność ponoszona jest w związku z niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem umowy o prowadzenie usług rachunkowych.

Jeśli zatem księgowy nie sporządzi i nie złoży deklaracji podatkowej, będzie ponosił odpowiedzialność przed swoim kontrahentem, który będzie mógł obciążyć go nałożonymi przez urząd skarbowy konsekwencjami finansowymi, z uwagi na fakt powierzenia tych zadań przedsiębiorstwu, które zajmuje się tym na co dzień.

W takiej sytuacji można żądać odszkodowania od księgowego.

Czy księgowi mają obowiązek zawierania umów ubezpieczenia OC?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zobligowani są do zawarcia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). To obowiązkowe ubezpieczenie OC, w którym minimalna suma ubezpieczenia to 10 000 euro. Oczywiście każdy może wykupić OC z większą sumą ubezpieczenia, co wpływa na wysokość składki ubezpieczeniowej.

Wówczas, gdy księgowy wyrządzi swoim zawinionym zachowaniem szkodę kontrahentowi, to on będzie pozywany i będzie odpowiadał wobec niego, jednak wyłącznie do sumy odszkodowania.

Przykład 3.

Księgowy przez kilka miesięcy nie rozliczał podatku swojego klienta, nie sporządzał deklaracji i nie składał ich do urzędu skarbowego. Gdy klient dowiedział się o tym, niezwłocznie poinformował o tym księgowego, który podjął interwencję. Wskutek decyzji urzędu, podatnik został obciążony w kwocie 120 000 zł. Księgowy miał ubezpieczenie OC do kwoty 50 000 zł. Oznacza to, że 70 000 zł będzie musiał zapłacić z własnych środków, a 50 000 zł pokryje ubezpieczyciel.

Odpowiedzialność karna księgowej i księgowego

Bycie księgową lub księgowym wiąże się z bardzo dużą odpowiedzialnością, nie tylko cywilną, kontraktową, wobec kontrahenta, ale także odpowiedzialnością karną.

Mogą oni ponosić odpowiedzialność na gruncie kilku aktów prawnych.

Poniżej wskazane zostaną czyny, które są zagrożone sankcją karną:

1. na podstawie kk mogą to być przestępstwa polegające na:

• wyrządzeniu szkody w obrocie gospodarczym, zagrożone karą pozbawienia wolności od roku do 10 lat,
• oszustwie, zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo jej pozbawienia do 8 lat,
• udaremnieniu lub uszczupleniu zaspokojenia wierzyciela, zagrożone karą pozbawienia wolności do 8 lat,
• wyłudzenie kredytu, zagrożone karą do 5 lat pozbawienia wolności,
• nieprowadzeniu, niszczeniu dokumentacji działalności gospodarczej, zagrożone karą pozbawienia wolności do 5 lat;

2. na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości karalne jest:

• nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w nich nierzetelnych danych,
• niesporządzanie sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, albo sporządzanie ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

– zagrożone jest to grzywną lub pozbawieniem wolności do 2 lat;

3. na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości wykroczenie stanowi:

• niepoddawanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
• nieudzielanie lub udzielanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków,
• niezłożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
• nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
• nieudostępnianie sprawozdania finansowego i innych dokumentów, prowadzenie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,
• prowadzenie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego – bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC

– te wykroczenia podlegają karze grzywny lub ograniczenia wolności;

4. na podstawie Kodeksu spółek handlowych, a konkretniej art. 587 § 1 ogłaszanie danych nieprawdziwych, albo przedstawianie ich organom spółki, władzom państwowym, osobie powołanej do rewizji, w zakresie spółek kapitałowych oraz ich łączenia, podziału, przekształcania, podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat;

5. na podstawie art. 9 § 3 kks za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Karalne na podstawie tego aktu normatywnego, jest np.:

• wadliwe, nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych;
• nieskładanie deklaracji;
• brak przechowywania kopii faktur;
• wadliwe wystawianie faktur lub odmowa ich wydania;
• nieujawnianie właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania bądź nieskładanie deklaracji, przez co narażony jest podatek na uszczuplenie.