Jak przebiega kontrola biura rachunkowego?

Postępowanie kontrolne w biurze rachunkowym może być prowadzone nie tylko w sprawie ustalenia podstawy podatkowej podatnika. Niekiedy może być skierowane wobec samego biura. Organy skarbowe nie tylko nadzorują ściągalność danin publicznych, ale również przeciwdziałają praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Właśnie z tym drugim aspektem związana jest kontrola biura rachunkowego. W każdym wypadku, gdy księgowy mógł uczestniczyć w procederze prania pieniędzy lub ułatwiać działanie organizacjom terrorystycznym, organy administracji państwowej mają prawo dokonać kontroli biura, w którym ten księgowy pracuje. Kiedy przeprowadzana jest kontrola biura rachunkowego i kto jej dokonuje? O tym poniżej.

Jaka jest podstawa prawna kontroli w biurze rachunkowym?

Kontrole biura rachunkowego mogą być przeprowadzane na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako „ustawa”). Ustawa została zaimplementowana do polskiego porządku prawnego w związku z wejściem w życie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z dnia 30 maja 2018 roku zmieniająca dyrektywę (UE) 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz zmieniająca dyrektywy 2009/138/WE i 2013/36/UE (dalej jako „rozporządzenie”). Rozporządzenie nakłada na państwa Unii Europejskiej obowiązek stosowania mechanizmów koniecznych do monitorowania i podejmowania działań niezbędnych do przestrzegania mechanizmów mających za zadanie skuteczne przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Kto przeprowadza kontrolę?

Jak stanowi art. 130 ust. 1 ustawy, podstawową jednostką uprawnioną do przeprowadzania kontroli w przedmiocie prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu jest Główny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF). Dodatkowo ust. 2 powyższego przepisu określa inne organy, które są władne przeprowadzać inspekcje, lecz tylko w dokładnie przewidzianych przez ustawę wypadkach.

Przewidziany w ustawie katalog organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ma charakter zamknięty. Oznacza to, że żadna inna jednostka w jakichkolwiek innych okolicznościach nie może wszcząć postępowania kontrolnego w omawianym przedmiocie, aniżeli te wskazane przez art. 130 ustawy.

Główny Inspektor Informacji Finansowej

Co do zasady podmiotem podstawowym uprawnionym do sprawowania kontroli jest GIIF. Jest to tzw. organ centralny. Oprócz kontroli do jego zadań należy również koordynacja działania innych jednostek kontrolnych. GIIF otrzymał najszerszy katalog uprawnień w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Prace GIIF są przeprowadzane na podstawie rocznych planów kontroli. Plany te zawierają w szczególności wykaz podmiotów podlegających kontroli, zakres kontroli oraz uzasadnienie jej przeprowadzenia.

Pozostałe jednostki uprawnione do kontroli

Przepis art. 130 ust. 2 wskazuje na szereg podmiotów, które również otrzymały funkcję kontrolną. Są to jednostki przeprowadzające tzw. kontrolę subsydiarną, w granicach przysługującego tym organom prawa nadzoru lub kontroli, określonego w przepisach szczególnych.

Zgodnie ze wspomnianym przepisem kontrola może być wykonywana również przez:

• Prezesa NBP – kontrola przeprowadzana jest zgodnie z przepisami ustawy – Prawo dewizowe i wyłącznie w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność kantorową,
• KNF – kontrola przeprowadzana jest jedynie w odniesieniu do „instytucji obowiązanych” przez nią nadzorowanych (zgodnie z ustawą są to m.in. podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, operatorzy pocztowi, podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, banki krajowe, instytucje pożyczkowe, notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, biegli rewidenci),
• Krajową Spółdzielczą Kasę Oszczędnościowo-Kredytową – w odniesieniu do SKOK-ów,
• prezesów sądów apelacyjnych – w odniesieniu do notariuszy,
• naczelników urzędów celno-skarbowych – w odniesieniu do instytucji obowiązanych kontrolowanych przez te organy,
• wojewodów lub starostów – w odniesieniu do stowarzyszeń,
• ministrów lub starostów – w odniesieniu do fundacji.

Kontrola przeprowadzana na podstawie rocznego planu kontroli

Kontrola przeprowadzana na podstawie rocznego planu kontroli stanowi podstawę procesu kontrolowania stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Kontrolę przeprowadza co najmniej dwóch pracowników komórki organizacyjnej, wyodrębnionej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych, upoważnionych przez GIIF.

Roczne plany kontroli powinny zawierać co najmniej:

• wykaz podmiotów podlegających kontroli,
• zakres kontroli,
• uzasadnienie jej przeprowadzenia.

Jak wskazuje ustawa, przy przygotowywaniu rocznych planów kontroli należy uwzględnić ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu określone w szczególności w krajowej ocenie ryzyka (określonej w art. 29 ustawy), tj. poziom ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu w Polsce oraz wnioski wynikające z oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Dodatkowo pod uwagę bierze się także sprawozdanie Komisji Europejskiej (art. 6 rozporządzenia), w której określane są obszary rynku wewnętrznego, które są najbardziej zagrożone, ryzyko związane z każdym odnośnym sektorem oraz najpowszechniejsze metody wykorzystywane przez przestępców do prania nielegalnych dochodów.

Kontrola doraźna

Oprócz kontroli „zwykłej” prowadzonej na podstawie rocznych planów ustawodawca w art. 131 ust. 3 ustawy przewidział kontrolę doraźną. Kontrola ta może zostać wykonana przez każdy z organów wskazanych wyżej.

Generalny Inspektor Informacji Finansowej jest uprawniony do przeprowadzania kontroli doraźnych samodzielnie lub za pośrednictwem któregoś z pozostałych podmiotów. Z kolei inspekcja wykonana przez pozostałe podmioty może być zainicjowana samodzielną decyzją (dokonaną przez tę instytucję) lub może wynikać z decyzji GIIF.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Każde postępowanie kontrolne musi być przeprowadzone przez specjalnie do tego wyznaczonych kontrolerów. Pracownicy ci działają w co najmniej dwuosobowych zespołach. Aby jednak mogli rozpocząć inspekcje, muszą otrzymać upoważnienie.

Upoważnienie jest udzielane w formie pisemnej i powinno zawierać:

• wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli,
• oznaczenie organu przeprowadzającego kontrolę,
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia,
• imię i nazwisko kontrolera oraz numer jego legitymacji służbowej,
• oznaczenie kontrolowanej instytucji obowiązanej,
• przedmiot oraz zakres kontroli,
• datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywany czas jej trwania,
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego podmiotu.

Jak przebiega procedura kontroli w biurze rachunkowym?

Kontrola dokonywana jest w dniach i godzinach pracy kontrolowanego podmiotu (biura rachunkowego). Jedynym wyjątkiem jest podejrzenie popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, wówczas kontrola może zostać podjęta również poza godzinami pracy kontrolowanej instytucji oraz w dniach wolnych od pracy.

Kontroler dokonuje czynności kontrolnych w miejscu prowadzenia działalności przez kontrolowany podmiot oraz w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez niego działalnością. Kontroler jest uprawniony do swobodnego poruszania się po miejscach objętych kontrolą, nie podlega rewizji osobistej i nie potrzebuje uzyskiwać żadnych przepustek wydawanych na podstawie wewnętrznych regulaminów.

Kontroler ma również prawo zwrócić się do kontrolowanej instytucji z żądaniem wydania w wyznaczonym terminie dodatkowych dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą. Po wszystkim sporządzony zostaje protokół kontroli, który musi zostać doręczony kontrolowanemu podmiotowi w terminie 30 dni od dnia zakończenia kontroli. Do tego terminu nie wlicza się okresu od dnia wysłania pisemnych wyjaśnień do dnia otrzymania przez kontrolera dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów.

Obowiązki biura rachunkowego w czasie kontroli

W czasie kontroli biuro rachunkowe jest zobligowane do współpracowania z kontrolerami. Oprócz obowiązku zapewnienia kontrolerowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia inspekcji biuro rachunkowe jest zobowiązane również do:

• przedstawienia w wyznaczonym terminie żądanych dokumentów i materiałów,
• zapewnienia terminowego udzielania informacji,
• udostępnienia w niezbędnym zakresie środków łączności, a także innych urządzeń technicznych,
• umożliwienia sporządzania kopii, filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych,
• przedłożenia urzędowych tłumaczeń na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli.

Kontrola biura rachunkowego – podsumowanie

Kontrola biura rachunkowego może być przeprowadzona na zlecenie Głównego Inspektora Informacji Finansowej. Jej uzasadnieniem jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz walka z terroryzmem. Co do zasady postępowanie kontrolne przeprowadzane jest na podstawie rocznego planu kontroli. W przypadkach szczególnych możliwe jest także wszczęcie kontroli doraźnej.

Biuro rachunkowe w czasie kontroli przede wszystkim musi zapewnić kontrolerowi nieskrępowany dostęp do dokumentacji rachunkowej objętej zakresem kontroli. Oprócz tego biuro jest zobowiązane również do przedstawienia żądanych dokumentów i materiałów, udzielania informacji czy udostępnienia środków łączności, a także innych urządzeń technicznych.