Prowadzenie spraw księgowych i podatkowych nie jest prostym zadaniem, przekonał się o tym chyba każdy przedsiębiorca. Nic więc dziwnego, że wielu z nich korzysta ze wsparcia biur rachunkowych. Co jednak, jeśli klient poda błędną informację, skutkiem czego księgowy źle obliczy należny podatek? Kto w takiej sytuacji odpowiada za zaniedbania? Jaka jest odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy klienta?
Odpowiedzialność biura rachunkowego - podatkowa i księgowa
W świetle obowiązujących przepisów biuro rachunkowe lub księgowy nie odpowiadają bezpośrednio przed urzędem skarbowym za poprawną realizację zobowiązań podatkowych bądź ich nieterminowe regulowanie. Pełną odpowiedzialność w tym zakresie ponosi bowiem podatnik, który może, ale nie musi korzystać z zewnętrznej pomocy w zakresie poprawnego wyliczania, pobierania i opłacania podatków.
Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku gdy biuro rachunkowe lub księgowe zostało powołane do rozliczania wszelkich transakcji pomiędzy przedsiębiorcą a jego kontrahentami bądź pracownikami. Przykładowo terminowe opłacanie faktur lub wypłata pensji zawsze będzie obciążać przedsiębiorcę, a nie jego księgowego.
Przykład 1.
Pan Michał prowadzi dużą firmę i korzysta ze wsparcia zewnętrznego biura rachunkowego. Księgowy błędnie naliczył zaliczki na podatek dochodowy, wskutek czego odprowadził do urzędu skarbowego zbyt niską kwotę podatku. Urząd zauważył fakt pomyłki i wezwał pana Michała do uregulowania zaległości, obciążając go jednocześnie dodatkową karą finansową i odsetkami. W tej sytuacji odpowiedzialność skarbowa spoczywa na przedsiębiorcy, bo to on jest podatnikiem, a nie zatrudniane przez niego biuro rachunkowe.
Przykład 2.
Pani Iwona prowadzi średnią firmę, w której zatrudnia 7 osób. Wszelkimi rozliczeniami w jej przedsiębiorstwie zajmuje się zewnętrzne biuro rachunkowe, dotyczy to także obliczania i wypłacania wynagrodzeń pracowniczych. Ze względu na chorobę księgowego obsługującego firmę pani Iwony pensje pracowników nie zostały wypłacone w terminie, co więcej doszło do prawie miesięcznego opóźnienia w tym zakresie. W takiej sytuacji pracownikom przysługuje roszczenie o zapłatę zaległego wynagrodzenia powiększonego o odsetki od nieterminowej płatności – roszczenie to może być jednak skierowane wyłącznie wobec pani Iwony, a nie wobec księgowego, który nie wypłacił należnych pensji pracowniczych.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Okazuje się, że pomyłka lub zaniedbanie ze strony biura rachunkowego również może oznaczać dla takiego podmiotu ponoszenie odpowiedzialności odszkodowawczej. Przedsiębiorca będący klientem takiego biura ma bowiem roszczenie regresowe wobec rzeczywistego sprawcy szkody. W praktyce oznacza to, że choć sam ponosi on odpowiedzialność wobec swoich pracowników, kontrahentów i organów skarbowych, to jednak może on przenieść ją na biuro rachunkowe lub księgowego, który źle wykonał swoje obowiązki.
Przykład 3.
Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i korzysta z pomocy biura rachunkowego. Wskutek błędu księgowego zobowiązany został do zapłaty zaległego podatku powiększonego o odsetki za opóźnienie. Urząd skarbowy dodatkowo nałożył na niego karę finansową. W tej sytuacji pan Marek powinien uregulować zobowiązania względem urzędu, a dopiero później wystąpić wobec biura rachunkowego z żądaniem zwrotu zapłaconej kary oraz naliczonych odsetek. Przedsiębiorca może dodatkowo ubiegać się o odszkodowanie za całą tę sytuację.
Odpowiedzialność biura rachunkowego wymaga wykazania przez przedsiębiorcę, że działania lub zaniechania biura doprowadziły do powstania rzeczywistej szkody po stronie przedsiębiorcy (np. obarczenia go karami finansowymi lub odsetkami za zwłokę w płatności podatku). Dopiero jednoznaczne udowodnienie, że zachowanie księgowego lub biura doprowadziło do takiej szkody, daje prawo do skorzystania z roszczenia regresowego, a więc do pociągnięcia biura do pełnej odpowiedzialności.
Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy klienta
Czasami zdarzają się jednak sytuacje, w których biuro rachunkowe w żaden sposób nie zawiniło, lecz mimo tego doszło do nieprawidłowości podatkowych. Będzie tak przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca nie przekaże księgowemu wszystkich informacji potrzebnych do prawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego, podobnie zresztą jak wtedy, gdy klient zatai pewne niewygodne dla niego informacje i celowo ukryje ważne dokumenty.
Nieprawidłowa współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym może być podstawą do zwolnienia tego drugiego podmiotu od jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej, ew. doprowadzi do zmniejszenia zakresu takiej odpowiedzialności.
Jeśli dana czynność nie może zostać uznana za przestępstwo karne skarbowe, odpowiedzialność poniesie zawsze podatnik, przy czym później będzie mógł wystąpić z roszczeniem regresowym wobec biura rachunkowego. Jeśli jednak biuro lub księgowy dopuści się popełnienia przestępstwa, odpowiedzialność może zostać dodatkowo rozszerzona także na te podmioty. Oczywiście z jednej strony księgowy może powołać się wówczas na fakt błędnych informacji podanych przez klienta, jednak nie zwalnia go to od konieczności rzetelnego działania w każdej sytuacji. Innymi słowy, biuro rachunkowe nie może zasłaniać się wyłącznie błędnymi informacjami podanymi przez przedsiębiorcę, szczególnie jeśli z przekazanych dokumentów ewidentnie wynika, że zostały one sfałszowane lub źle sporządzone. Podobnie będzie w sytuacji, gdy biuro celowo i we współpracy z przedsiębiorcą chce popełnić przestępstwo karne skarbowe.
„Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie”.
Przykład 4.
Pani Marta prowadzi działalność gospodarczą i współpracuje z biurem rachunkowym. Ze względu na wysokie dochody postanowiła ukryć część z nich w zeznaniach podatkowych – poinformowała o wszystkim swojego księgowego, proponując mu dodatkowe wynagrodzenie za sprawne przygotowanie odpowiedniej deklaracji do urzędu skarbowego. Urząd dopatrzył się jednak poważnych błędów oraz stwierdził, że doszło w tym przypadku do popełnienia przestępstwa. W tej sytuacji odpowiedzialnością będzie obciążona zarówno pani Marta, jak i biuro rachunkowe.
Przykład 5.
Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą i korzysta ze wsparcia biura rachunkowego. Wskutek celowego działania podał księgowemu błędne dane przy rozliczaniu podatków jego firmy. Pracownik biura nie mógł jednak zauważyć nieprawidłowości, pomimo że zachował należytą staranność w swoich działaniach. W tej sytuacji odpowiedzialność względem urzędu skarbowego będzie ponosić przedsiębiorca, a nie biuro rachunkowe.
Przykład 6.
Pani Klaudia prowadzi dużą firmą i korzysta z pomocy biura rachunkowego. Chcąc zaoszczędzić na podatkach, nie podała księgowemu wszystkich niezbędnych dokumentów potrzebnych do prawidłowego obliczenia należności względem urzędu skarbowego. Pracownik biura zauważył, że pani Klaudia nie podała mu wszystkich potrzebnych informacji, lecz mimo tego postanowił rozliczyć przedsiębiorcę na podstawie przesłanych dokumentów. Urząd skarbowy dopatrzył się błędów, zwrócił także uwagę, że w danej sprawie mogło dojść nawet do popełnienia przestępstwa karnego skarbowego. W tej sytuacji biuro rachunkowe może ponieść odpowiedzialność, ponieważ wiedziało o brakach w informacjach podatkowych przekazanych mu przez panią Klaudię (kobieta oczywiście również poniesie taką odpowiedzialność).
Odpowiedzialność biura rachunkowego - podsumowanie
Biuro rachunkowe co do zasady nie ponosi odpowiedzialności względem urzędu skarbowego – odpowiedzialność taką ponosi bowiem sam podatnik. Z drugiej strony biura rachunkowe są odpowiedzialne za popełnienie przestępstwa karnego skarbowego, także na równi z przedsiębiorcami. Jeśli biuro wykaże, że swoim działaniem nie zawiniło w żaden sposób, odpowiedzialność taka może zostać całkowicie wyłączona albo znacznie zmniejszona. Błędne informacje podane przez klienta również mogą przyczynić się do uwolnienia biura rachunkowego spod odpowiedzialności względem urzędu skarbowego.
