Zwrot kosztów przesyłki a przychód podatkowy - poprawne rozpoznanie

Przedsiębiorcy prowadzący wysyłkową sprzedaż towarów stają przed problemem poprawnego rozpoznania przychodu z właściwej wysokości. Problematyczne staje się to, w jaki sposób należy potraktować środki przekazane przez nabywcę na pokrycie kosztów przesyłki. Czy tego rodzaju kwoty stanowią dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą przychód podlegający opodatkowaniu? Zwrot kosztów przesyłki a przychód podatkowy - kwestię tą omówimy w artykule.

Zwrot kosztów przesyłki a przychód podatkowy - podatnika prowadzącego działalność gospodarczą

Nasze rozważania musimy zacząć od przypomnienia definicji przychodu. W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą należy odnieść się do art. 14 ust. 1 ustawy PIT, który podaje, że za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. 

Warto podkreślić, że w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej przychodem są już kwoty należne. To oznacza, że dla wystąpienia przychodu u przedsiębiorcy nie jest konieczne jego faktyczne otrzymanie.

Następnie trzeba odnieść się do przepisów stanowiących o szczególnych przypadkach wystąpienia przychodu podatkowego.

Otóż w myśl art. 14 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a–22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Sens powyższego przepisu sprowadza się zatem do stwierdzenia, że zasadniczo w sytuacji gdy podatnik otrzyma zwrot poniesionego wydatku, to powinien w takich okolicznościach rozpoznać przychód podatkowy.

W tym miejscu należy jednak wskazać na pewien wyjątek określony w art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy PIT. Przepis ten stanowi, że do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Jak zatem widać, kwestia rozpoznania przychodu w przypadku zwrotu wydatku uzależniona jest od tego, czy podatnik wydatek ten ujął w kosztach uzyskania przychodu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zawarł umowę sprzedaży towaru i zobowiązał się do pokrycia kosztów transportu. Wydatek poniesiony na wysyłkę ujął jako koszt podatkowy. Następnie nabywca zapłacił cenę sprzedaży oraz zwrócił koszty przesyłki. W takich okolicznościach zwrot kosztów przesyłki stanowi dla podatnika przychód należny.

Zwrot kosztów przesyłki a przychód podatkowy - oparty na stosunku pełnomocnictwa

Typowy zapis w tym zakresie brzmi mniej więcej tak: „Kupujący udziela sprzedającemu pełnomocnictwa na jednorazowe zawarcie umowy z firmą realizującą odpłatną dostawę zamówionych towarów, na nadanie przesyłki w imieniu i na koszt kupującego”. 

Kwestia dotycząca zagadnienia pełnomocnictwa uregulowana została w Kodeksie cywilnym. Z przepisów tam zawartych wynika, że pełnomocnictwo to jednostronne oświadczenie osoby – mocodawcy, na mocy którego inna osoba – pełnomocnik – staje się upoważniona do działania w imieniu mocodawcy. Istotne jest zatem, że każda czynność wykonana przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy i w zakresie udzielonego pełnomocnictwa wywoła skutki bezpośrednio w sferze prawnej mocodawcy. Możemy więc stwierdzić, że pełnomocnik, dokonując określonych czynności, działa w imieniu i w interesie mocodawcy.

Przedstawiony typowy zapis regulaminu wskazuje zatem, że nabywca zobowiązuje się do udzielenia sprzedawcy jednorazowego pełnomocnictwa do zawarcia w jego imieniu umowy dotyczącej wysyłki towaru. Kluczowy jest tutaj również fragment podający, że odbywa się to na koszt kupującego.

Całość prowadzi do wniosku, że zwrot kosztów przesyłki otrzymany przez sprzedawcę wynika w tym przypadku ze stosunku pełnomocnictwa, które obliguje do wykonania polecenia mocodawcy, tj. do wysyłki towaru.

Otrzymane przez przedsiębiorcę kwoty nie stanowią dla niego przychodu podlegającego opodatkowaniu, gdyż nie są to kwoty jemu należne. W tym przypadku podatnik nie działa w swoim interesie, lecz jako pełnomocnik występuje w imieniu nabywcy. Nie jest zatem spełniony elementarny warunek rozpoznania przychodu z działalności określony w art. 14 ust. 1 ustawy PIT. 

Do takich samych wniosków doszedł Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 26 marca 2020 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.108.2020.4.MD, wskazując, że jeżeli w regulaminie prowadzonej sprzedaży wysyłkowej (internetowej) zostanie wyraźnie zastrzeżone, iż kupujący automatycznie udziela przedsiębiorcy pełnomocnictwa na jednorazowe zawarcie umowy z firmą realizującą odpłatną dostawę zamówionych towarów na nadanie przesyłki w imieniu i na rzecz kupującego, to – w zakresie otrzymanych od kupującego kwot, stanowiących faktycznie poniesione koszty wysyłki towarów – nie powstanie u podatnika przychód podatkowy.

Przykład 2.

Przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy, w którym w opracowanym regulaminie sprzedaży znajduje się zapis dotyczący udzielenia jednorazowego pełnomocnictwa przez kupującego do wysyłki towaru. Jeżeli cena towaru wynosi 100 zł plus 15 zł kosztu wysyłki, to po stronie sprzedawcy przychód należny podlegający opodatkowaniu będzie wynosił 100 zł. Zwrot poniesionego wydatku w wysokości 15 zł nie stanowi dla podatnika przychodu z działalności gospodarczej.

Na marginesie należy podkreślić, że tego rodzaju rozwiązanie jest bardzo korzystnym zabiegiem pod względem praktycznym. W sytuacji gdyby nie doszło do zawarcia owego jednorazowego pełnomocnictwa i przedsiębiorca w zakresie wysyłki towaru działałby we własnym imieniu, to najpierw musiałby ująć w księgach podatkowych poniesiony koszt, a następnie musiałby rozpoznać przychód.

Zwrot kosztów przesyłki a przychód podatkowy - w przypadku działalności nierejestrowanej oraz działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem

Poruszona problematyka ma szczególne znaczenie również dla dwóch wyżej wymienionych grup podmiotów.

Po pierwsze podatnicy mogą prowadzić działalność nierejestrowaną w zakresie sprzedaży wysyłkowej towarów, o ile przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. W sytuacji gdy udzielane jest ww. jednorazowe pełnomocnictwo, kwoty otrzymane tytułem zwrotu kosztów wysyłki nie wliczają się do wskazanego limitu miesięcznego, gdyż – jak wskazaliśmy – nie są to wartości traktowane jako przychód należny.

Po drugie podatnicy prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną formą ryczałtową opłacają podatek według niższych stawek, jednakże stawka ta ma zastosowanie do przychodu, a nie do dochodu. To zaś oznacza, że w tej formie nie ma możliwości ujęcia kosztów w rozliczeniu podatkowym. W konsekwencji, gdyby wspomniany stosunek pełnomocnictwa nie został zawarty, to podatnik musiałby rozpoznać przychód podatkowy, ale poniesionego wydatku nie mógłby ująć w kosztach.