Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot towaru na podstawie faktury do paragonu - jak ewidencjonować?

Przedsiębiorcy dokonujący ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej zwroty sprzedanych towarów handlowych zobowiązani są obejmować w osobnej ewidencji. Na jej podstawie na koniec miesiąca dokonują pomniejszenia przychodów o wartość otrzymanych zwrotów. Co w przypadku, gdy zostanie wystawiona faktura do paragonu? Czy przedsiębiorca ma prawo zewidencjonować zwrot towaru na podstawie faktury do paragonu, czy może powinien dokonać wpisu do ewidencji zwrotów? Odpowiedź w artykule!

Zwrot towaru na podstawie paragonu – ewidencja zwrotów

Co do zasady każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Wyjątek stanowi możliwość korzystania ze zwolnień z kasy fiskalnej, które reguluje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przy sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej dokumentem potwierdzającym dokonaną sprzedaż jest paragon fiskalny. Kasy fiskalne nie są zaopatrzone w funkcję usuwania czy anulowania wystawionych paragonów. W związku z tym jeśli nabywca zwróci zakupiony towar, przedsiębiorca zobowiązany jest wówczas sporządzić protokół zwrotu towaru, na którego podstawie dokonuje wpisu do odrębnej ewidencji.

Na mocy § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących ewidencja zwrotów powinna zawierać:

  • datę sprzedaży;
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Przedsiębiorca na koniec miesiąca na podstawie prowadzonej ewidencji dokonuje pomniejszenia raportu okresowego z kasy fiskalnej o wartość wynikającą z ewidencji zwrotów.

Faktura do paragonu

Na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury do sprzedaży udokumentowanej uprzednio paragonem. Musi tego dokonać na żądanie klienta w ciągu trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Wystawienie faktury do paragonu po tym terminie jest dobrowolne i zależy od woli sprzedawcy.Art. 106i ust. 6 ustawy o VAT
W przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 3, fakturę wystawia się:
1) zgodnie z ust. 1 i 2 – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
2) nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o którym mowa w pkt 1.

Przykład 1.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej dokonała zakupu 6 stycznia 2018 r. Sprzedaż została udokumentowana paragonem. 9 czerwca 2018 r. klient zażądał od sprzedawcy wystawienia faktury do paragonu. Sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury do paragonu, gdyż minęły już 3 miesiące od końca lutego 2018 r.

Pod wystawioną fakturę do paragonu należy podpiąć paragon dokumentujący dokonaną sprzedaż. Podatnik wówczas w rejestrze VAT w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą ze względu na poprawność pliku JPK_VAT wykazuje przychód z takiej transakcji na podstawie faktury do paragonu, a nie wystawionego paragonu.Ze względu na poprawność zapisów w pliku JPK_VAT, przychód z tytułu sprzedaży na rzecz firm, w rejestrze sprzedaży VAT powinien zostać wykazany na podstawie faktury do paragonu. Wówczas konieczne jest dokonywanie wpisów korygujących, zmniejszających przychód z raportów okresowych z kasy fiskalnych o wartość wystawionych faktur do paragonu.

Zgodnie z projektem zmiany ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw od 1 stycznia 2019 roku aby możliwe było wystawienie faktury do paragonu konieczne będzie zamieszczenie na paragonie numeru NIP nabywcy. 

Zwrot towaru na podstawie faktury do paragonu – jak ująć?

W sytuacji, w której została wystawiona faktura do paragonu, a następnie kontrahent zwrócił towar bądź dokonał reklamacji skutkującej zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, wówczas sprzedawca powinien w celu pomniejszenia przychodu dokonać wpisu do ewidencji zwrotu oraz wystawić fakturę korygującą. Takie stanowisko przedstawiają organy podatkowe w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2016 r., sygn. IPPP2/4512-1019/15-2/AO:
Jak wskazano wyżej dla przedmiotowej sprzedaży wystawiono paragon fiskalny oraz fakturę. Zatem dopiero korekta obu wystawionych dokumentów w przypadku przedmiotowej sprzedaży, powodująca odzwierciedlenie rzeczywistego przebiegu transakcji przedstawiona w prowadzonej przez Wnioskodawcę dokumentacji i prawnie dopuszczalna możliwość pomniejszenia obrotu daje Wnioskodawcy prawo do obniżenia podstawy opodatkowania dotyczącej przedmiotowej sprzedaży. Dla możliwości obniżenia podstawy opodatkowania z tytułu sprzedaży towarów, podwójnie udokumentowanych, Wnioskodawca powinien postępować zgodnie z przepisami określającymi sposób korekty obu wystawionych dokumentów dotyczących dokonanej transakcji (...).

Przy czym należy pamiętać, że w przypadku faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania pomniejszenia kwoty podatku VAT można dokonać dopiero po otrzymaniu potwierdzenia faktury korygującej. Natomiast na gruncie PIT pomniejszenie przychodów na podstawie faktury korygującej dokonujemy w dacie wystawienia korekty.

W związku z powyższym zwrot towaru na podstawie faktury do paragonu powinien zostać udokumentowany fakturą do paragonu, a także zostać ujęty w ewidencji zwrotów na kasie fiskalnej.