Odpisy aktualizujące jako koszt i przychód podatkowy

Tworzenie odpisów aktualizujących jest konsekwencją zasady ostrożności i rzetelnego i wiernego obrazu wyrażonej w prawie bilansowym. Utworzenie odpisów aktualizujących zgodnie z prawem bilansowym ma implikacje w prawie podatkowym – przy spełnieniu określonych warunków odpis może stanowić koszt lub przychód podatkowy. Przedstawiamy odpisy aktualizujące jako koszt i przychód podatkowy.

Odpis na należności

Zgodnie z art. 35b ustawy o rachunkowości wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. W katalogu sytuacji, względem których ustawodawca nakazuje utworzyć odpis aktualizujący, znajdują się:

• należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;
• należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;
• należności kwestionowane przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;
• należności stanowiące równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
• należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Nie tworzy się odpisu aktualizującego w stosunku do należności, która uległa przedawnieniu, została umorzona lub została uznana za nieściągalną.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej: PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów aktualizujących, z tym że kosztem uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 12 ust. 3 do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie ust. 2a pkt 1. Reasumując, kosztem podatkowym mogą być wyłącznie odpisy aktualizujące spełniające łącznie następujące warunki:

• należność została wcześniej zaliczona do przychodów należnych,
• odpis aktualizujący został dokonany w oparciu o przesłanki wynikające z ustawy o rachunkowości,
• nieściągalność należności została uprawdopodobniona w sposób przewidziany w art. 16 ust. 2a pkt 1.

Jeżeli wierzytelność nie była przychodem z działalności gospodarczej, to nie może być kosztem, nawet jeżeli udokumentowana zostanie nieściągalność. Nie będzie stanowiła więc kosztu podatkowego kwota naliczonych odsetek czy kar umownych, mimo że utworzony został na nie odpis aktualizujący.

Uprawdopodobnienie nieściągalności

Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności ciąży na podatniku. W wyroku z 15 grudnia 1999 r., I SA/Gd 2185/97, NSA orzekł:

„Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności jest środkiem zastępczym dowodu, a więc środkiem niedającym pewności, lecz tylko prawdopodobieństwo twierdzenia o fakcie. Chodzi więc nie o przeprowadzenie dowodu czyniącego fakt absolutnie pewnym, lecz o wskazanie okoliczności wystarczających do powzięcia przekonania o prawdopodobieństwie faktu”.

Równocześnie wskazać należy na wyrok NSA o sygn. akt II FSK 1163/09, w którym podkreślono, że:

„Koniecznym warunkiem uznania za koszt uzyskania przychodów odpisów aktualizujących wartość wierzytelności, których nieściągalność jest uprawdopodobniona, jest aktualizowanie wartości należności zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jeżeli zatem (...) omyłkowo dokonano księgowania należności jako wierzytelności nieściągalnej i potraktowano ją wprost jako koszt podatkowy, to stwierdzenie, że tak zaksięgowana wartość nie może być uznana za koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 26a u.p.d.o.p., jest prawidłowe. Skoro wartości należności w ogóle nie aktualizowano, przepis pkt 26a w ogóle nie miał zastosowania”.

Art. 16 ust. 2a pkt 1 PDOP określa przykładowe okoliczności uprawdopodobniające nieściągalność należności. W katalogu tym ustawodawca wskazał następujące sytuacje:

1. dłużnik zmarł, został wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość albo
2. zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w ustawie z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
3. wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
4. wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Kwota netto czy brutto

Kosztem uzyskania przychodów jest wartość netto należności, równowartość kwoty VAT nie stanowi odpisu aktualizującego. Należny podatek VAT zawarty w należności nie podlega bowiem, zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 9 PDOP, zaliczeniu do przychodów, a tym samym nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

NSA w wyroku z 24 lutego 2016 r., II FSK 3875/13, orzekł:

„Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a u.p.d.o.p. nieściągalnych wierzytelności, uprzednio zarachowanych jako przychody należne, następuje bez uwzględnienia wartości należnego podatku od towarów i usług”.

Odpisy aktualizujące - moment zaliczenia odpisu w koszty

Odpis aktualizujący wartość należności może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym, w którym nieściągalność wierzytelności została w wystarczający sposób uprawdopodobniona. Tożsame jest stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 27 marca 2012 r., nr IPPB3/423-22/12-2/MS.

Kto może zaliczyć odpisy aktualizujące w koszty?

Z uwagi na fakt, że odpis aktualizujący tworzony jest na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości, dotyczy on głównie podatników prowadzących księgi rachunkowe. Możliwe jest jednak zaliczenie w ciężar prowadzonej działalności gospodarczej odpisów aktualizujących utworzonych przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 22 marca 2012 r., nr ITPB1/415-21/12/AD, potwierdzono, że:

„Przytoczony wyżej art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wskazujący możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odpisów aktualizujących wartość należności, ma zastosowanie do podatników prowadzących księgi handlowe na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości, jak również tych, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Brak bowiem uzasadnienia do różnicowania statusu prawno-podatkowego podatnika wyłącznie z uwagi na rodzaj prowadzonych przez niego urządzeń księgowych. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnosząc się do ustawy o rachunkowości precyzują jedynie katalog należności, od których mogą być utworzone odpisy aktualizujące, które po spełnieniu pozostałych warunków mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Odpis jako przychód podatkowy

Rozwiązanie bilansowego odpisu aktualizującego w części, w której kwota odpisu stanowiła koszt uzyskania przychodów, skutkuje koniecznością wykazania przychodu podatkowego. Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 4e PDOP do przychodów zalicza się równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów.

Do sytuacji skutkujących koniecznością rozpoznania przychodu podatkowego wymienić należy uregulowanie zobowiązania przez dłużnika. W praktyce gospodarczej z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy kontrahent kwestionował wysokość należności i w trakcie postępowania sądowego uiścił wymaganą należność. Przychód powstanie w momencie dokonania zapłaty, na ten moment podatnik jest bowiem zobligowany do rozwiązania odpisu aktualizującego wartość należności.

Z koniecznością rozpoznania przychodu podatkowego mamy również do czynienia w przypadku uznania wierzytelności za nieściągalną, o ile wcześniej dokonano odpisu aktualizującego wartość należności i zaliczono go do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku gdy podatnik zaliczył do kosztów podatkowych odpisy aktualizujące wartość należności, a wierzytelność została umorzona lub przedawniona, również w tej części powstanie przychód z działalności gospodarczej.