Aplikacja e-Paragony a sprzedaż na kasie fiskalnej

Jeszcze do niedawna nie było możliwości swobodnego przekazania e-paragonu nabywcy bez posiadania jego danych. Obecnie, gdy w życie wszedł HUB paragonowy, kupujący mogą w łatwy sposób uzyskać e-paragon na żądanie bez wskazywania swoich danych. Otrzymanie e-paragonu jest możliwe dzięki rządowej aplikacji e-Paragony. Sprawdź, czym jest aplikacja e-Paragony, jakie ma funkcje oraz w jaki sposób za jej pośrednictwem nabywca może otrzymać paragon!

Czym jest aplikacja e-Paragony i jakie ma funkcje?

Aplikacja e-Paragony jest w pełni bezpłatna, bezpieczna dla użytkownika oraz anonimowa. Warto jednak mieć na uwadze, że jej pierwotna wersja aplikacji obowiązująca do 14 września 2023 roku obejmowała wyłącznie zarządzanie wydatkami, sprawdzanie paragonów z kodem QR oraz zgłaszanie nieprawidłowości. Mogła być zatem użytkowana głównie w celach informacyjnych.

Aplikacja e-Paragony to nowoczesne rozwiązanie, które ma na celu wsparcie konsumentów w przechowywaniu i dostępie do paragonów. Wśród funkcji, jakie posiada, wyróżnia się:

• pobieranie e-paragonów – aplikacja umożliwia pobieranie e-paragonów z kas fiskalnych online, które są podłączone do Centralnego Repozytorium Kas (CRK);
• przeglądanie paragonów – aplikacja umożliwia przeglądanie paragonów, w tym ich treści, daty wystawienia i kwoty;
• sortowanie paragonów – aplikacja umożliwia sortowanie paragonów według daty, kwoty lub kategorii;
• wyszukiwanie paragonów – aplikacja umożliwia wyszukiwanie paragonów według numeru paragonu, nazwy sprzedawcy lub daty wystawienia;
• dodawanie notatek – aplikacja umożliwia dodawanie notatek do paragonów;
• kategoryzowanie paragonów – aplikacja umożliwia kategoryzowanie paragonów w celu ułatwienia ich zarządzania;
• zgłaszanie nieprawidłowości – aplikacja umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości związanych z paragonami, takich jak brak kasy fiskalnej lub błędne dane na paragonie.

Aplikację e-Paragony udostępnioną przez Ministerstwo Finansów można pobrać na dowolne urządzenie, które posiada oprogramowanie Android (pobranie aplikacji z Google Play) lub iOS (pobranie aplikacji z App Store).

Aplikacja e-Paragony a bezpieczeństwo i ochrona danych użytkownika

Aplikacja e-Paragony zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych użytkownika. Są one przechowywane w bezpieczny sposób na jego urządzeniu mobilnym. Aplikacja nie gromadzi i nie przechowuje żadnych danych osobowych użytkownika w chmurze.

Aplikacja korzysta z zaawansowanych mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak:

• uwierzytelnianie dwuskładnikowe – umożliwia dodatkowe zabezpieczenie konta użytkownika poprzez wprowadzenie kodu z wiadomości SMS;
• szyfrowanie danych – dane osobowe użytkownika są szyfrowane przy użyciu silnych algorytmów szyfrowania;
• bezpieczna transmisja danych – dane użytkownika są przesyłane do serwerów Ministerstwa Finansów w bezpieczny sposób.

W jaki sposób nabywca może uzyskać e-paragon za pośrednictwem aplikacji e-Paragony?

Podczas zakupów, jeśli nabywca wyrazi zgodę na otrzymanie e-paragonu, musi on w aplikacji wygenerować unikalny identyfikator, który należy przekazać sprzedawcy. Sprzedawca skanuje identyfikator, a kasa fiskalna przesyła paragon do systemu dystrybucji e-paragonów. Kupujący może pobrać paragon z aplikacji w ciągu 30 dni od daty zakupu.

Sposób uzyskania e-paragonu jest taki sam w każdym sklepie, niezależnie od jego wielkości czy branży.

Czy sprzedawca ma obowiązek wydać e-paragon nabywcy?

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

• w postaci papierowej lub
• za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Warto jednak mieć na uwadze, że e-paragon może wystawić wyłącznie przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną online lub mającą postać oprogramowania. Przy czym zgodnie z art. 111b ust. 1 ustawy o VAT prowadzenie ewidencji za pośrednictwem kasy posiadającej postać oprogramowania obejmuje określone grupy podatników lub rodzaje czynności.

Podmioty, które mogą używać kas rejestrujących mających postać oprogramowania, muszą wykonać czynności, jakie wskazuje § 1 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, czyli w zakresie:

1. usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym;
2. usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
3. usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
4. usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
5. usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
6. usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
7. usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
8. usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
9. usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
10. usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
11. usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
12. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
13. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
14. usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
15. usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
16. usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
17. usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);
18. usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
19. usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
20. usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
21. pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
22. usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
23. usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
24. pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
25. usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
26. sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
27. usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej);
28. dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu Ustawy z dnia 17 grudnia 2021 roku o ochotniczych strażach pożarnych
29. dostaw towarów i świadczenia usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o kołach gospodyń wiejskich.

Aby kasa fiskalna mogła wystawiać dokumenty w postaci elektronicznej, musi spełniać warunki wskazane w § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. 

Jeśli zatem sprzedawca spełnia warunki do wystawienia e-paragonu, a nabywca wyrazi zgodę, to sprzedawca może wydać e-paragon nabywcy na dwa sposoby:

• poprzez aplikację e-Paragony – w tym przypadku nabywca musi posiadać urządzenie mobilne z dostępem do internetu i zainstalowaną aplikację e-Paragony. W momencie zakupu nabywca musi pokazać kasjerowi wygenerowany, indywidualny identyfikator z aplikacji e-paragony. Sprzedawca skanuje kod, a kasa automatycznie przekazuje paragon do HUB-u paragonowego. Po kilku chwilach nabywca może bez przeszkód pobrać swój e-paragon na urządzenie mobilne;
• poprzez e-mail lub SMS – w tym przypadku nabywca musi podać sprzedawcy swój adres e-mail lub numer telefonu. Sprzedawca przesyła natomiast paragon w formie pliku PDF lub linku do paragonu.

Jak zintegrować eparagony.pl w systemie wFirma.pl?

System wFirma.pl umożliwia wystawienie e-paragonu dzięki integracji z platformą do generowania paragonów – eparagony.pl. Dzięki integracji użytkownicy mogą generować e-paragony bezpośrednio z systemu i przesyłać je w formie elektronicznej mailem do nabywcy.

Aby móc zintegrować się z eparagony.pl niezbędne jest aktywowanie usługi eparagony.pl.

Po aktywacji usługi eparagony.pl w celu integracji należy przejść do USTAWIENIA » INTEGRACJE » EPARAGONY » WŁĄCZ INTEGRACJĘ Z EPARAGONY.PL.