Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników a usługi ciągłe - jak uniknąć sankcji?

Z dniem 1 stycznia 2020 r. weszły w życie ogłoszone wcześniej sankcje podatkowe związane z regulowaniem należności na inny rachunek bankowy niż ten wskazany na białej liście podatników VAT. Z uwagi na ten fakt bardzo ważne staje się prawidłowe ustalenie wysokości jednorazowej transakcji, co może być kłopotliwe w przypadku usług ciągłych. Biała lista podatników a usługi ciągłe? W tym artykule zajmiemy się szczegółowym rozpatrzeniem tej relacji.

Biała lista podatników VAT

Instytucja białej listy podatników jest uregulowana w art. 96b ustawy VAT. W ust. 1 tego artykułu możemy przeczytać, że Szef KAS prowadzi wykaz podmiotów, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT oraz zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wykaz składa się z podstawowych danych podatników podatku VAT. W kontekście naszych rozważań należy natomiast zwrócić uwagę na treść art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy VAT, gdzie wskazano, że wykaz zawiera także numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Przypomnijmy, że w momencie rejestrowania działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego firmowych rachunków bankowych. Właśnie ten rachunek bankowy przedsiębiorcy znajduje odzwierciedlenie w białej liście podatników VAT.

Kwestie dokonywania powyższego zgłoszenia regulowane są przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, gdzie wskazano, że podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek podawania numerów rachunków bankowych służących do rozliczeń podatkowych (formularz CEIDG-1, NIP-2 lub NIP-8). Mają również obowiązek aktualizacji numerów rachunków bankowych w terminie 7 dni.

Przepis dotyczący białej listy podatników odnosi się wyłącznie do posiadanych przez przedsiębiorcę numerów rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 Prawo bankowe. Na białej liście nie odnajdziemy zatem numerów rachunków lokat terminowych, rachunków oszczędnościowych czy rachunków powierniczych.

Jednym z elementów składowych białej listy podatników jest wskazanie rachunku bankowego otwartego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Sankcje podatkowe za brak wpłaty na rachunek wynikający z białej listy

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje nowa treść art. 22p ustawy PIT. Przepis ten podaje, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów m.in. kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy VAT w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

Natomiast zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

  1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Podsumowując powyższe przepisy, wskazać należy, że jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza kwotę 15 000 zł i kwota należności zostanie wpłacona na inny rachunek bankowy niż ten wynikający z białej listy, to nabywca towaru lub usługi nie ma prawa do zaliczenia tego wydatku w koszty uzyskania przychodów.

Podatnik, który reguluje zobowiązanie pieniężne o wartości powyżej 15 000 zł wynikające z otrzymanej faktury na inny rachunek rozliczeniowy niż wynikający z białej listy podatników, nie ma prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.
Trzeba jednak podkreślić, że od powyższej reguły przewidziano wyjątki, nabywca będzie miał bowiem prawo ująć ten wydatek w kosztach, jeżeli:

- w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu zawiadomi o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury,

- płatność została dokonana z wykorzystaniem split payment,

- zapłata została dokonana na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:

a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub

b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub

c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym

– jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c.

Biała lista podatników a usługi ciągłe i jednorazowa wartość transakcji

Opisane sankcje podatkowe dotyczą płatności, których jednorazowa wartość transakcji jest wyższa niż 15 000 zł. W konsekwencji bardzo ważne staje się określenie, kiedy mamy do czynienia z ową jednorazową wartością transakcji, szczególnie w kontekście usług ciągłych.

Jak stanowi art. 19a ust. 3 ustawy VAT, usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Jest to definicja usługi ciągłej.

Pojawia się jednak pytanie o określenie wartości usługi ciągłej. Czy limit 15 000 zł należy utożsamiać z całą wartością usługi, czy też dopiero po przekroczeniu 15 000 zł przy wystąpieniu kolejnej płatności należy rozpocząć płatność za pośrednictwem rachunku bankowego z białej listy?

Powyższa kwestia nie jest jednoznacznie rozpatrywana w orzecznictwie. Przyjmuje się jednak, że umowy o świadczenie usług o charakterze ciągłym zawarte zarówno na czas określony, jak i nieokreślony, są jedną transakcją, dlatego też w celu oceny, czy limit 15 000 zł został przekroczony, należy brać pod uwagę płatności z całej umowy, a nie wartość czynszu na pojedynczy okres rozliczeniowy.

W tym kontekście kluczowe staje się analizowanie treści konkretnych umów o świadczenie usług ciągłych. Jeżeli bowiem już z góry wiadomo, że suma wynagrodzenia przekroczy 15 000 zł, to już od pierwszej transakcji należy regulować należności na rachunek bankowy wskazany w białej liście podatników. Natomiast gdy z dniem dokonania pierwszej płatności kontrahenci nie są pewni, jak długo umowa będzie trwać i czy kwota 15 000 zł zostanie przekroczona, mimo wszystko zaleca się płatności w formie przelewu bankowego na rachunek bankowy wskazany na białej liście podatników.

Przykład 1.

Podatnicy zawarli umowę najmu na okres 3 lat. Ustalono miesięczny czynsz na poziomie 2000 zł oraz roczny okres wypowiedzenia umowy. W tych okolicznościach jest pewne, że wartość umowy przekroczy 15 000 zł. W rezultacie już od pierwszej transakcji należy regulować płatności poprzez rachunek bankowy wskazany na białej liście podatników.

Podsumowując w przypadku usług ciągłych jednorazowa wartość transakcji odnosi się do całej umowy. Jeżeli suma płatności pewnych przekracza limit, to już pierwsza płatność powinna zostać zrealizowana na rachunek bankowy usługodawcy znajdujący się na białej liście. Takie działanie może bowiem uchronić Podatnika przed negatywnymi sankcjami podatkowymi.