Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista i mechanizm podzielonej płatności – bądź uważny i uniknij sankcji!

Biała lista i mechanizm podzielonej płatności, zwany powszechnie MPP, to dwie z istotnych zmian wprowadzonych w ustawie o podatku od towarów i usług w drugim półroczu 2019 r. Łączy je kwota 15 000 zł i wprowadzenie w niedalekim czasie, różni z kolei szereg sankcji, gdy nie zostaną spełnione warunki ich stosowania przez dostawcę, jak i nabywcę. Zapoznaj się z nimi już teraz, a unikniesz negatywnych konsekwencji!

Biała lista, czyli co?

Biała lista podatników VAT, wprowadzona 1 września 2019 r., jest narzędziem, które pozwala podatnikom pozyskać dane niezbędne do dokonania oceny ich kontrahentów pod kątem ich rzetelności. Należy pamiętać, że zgodnie z orzecznictwem, jeżeli zostanie dowiedzione, że podatnik wiedział lub co najmniej mógł wiedzieć (podejrzewać), że jego kontrahent działa z zamiarem dokonywania nadużyć podatkowych, to fakt ten może skutkować odmową prawa do odliczenia VAT.

Obowiązek dokonywania płatności na rachunek wskazany na białej liście dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, w których jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Wytyczne dotyczące definicji pojęcia transakcja i ustalania wartości 15 000 zł zostały wskazanew artykule: Limit płatności gotówką - ile wynosi kwota limitu?.
W wykazie podatników VAT są wyłącznie rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. rachunki przeznaczone dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, o ile mają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym osób będących przedsiębiorcami. Wykaz, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę. Obecnie wykaz ten pełni wyłącznie funkcję informacyjną.

Przelew na rachunek spoza listy a sankcje w VAT

Od 1 stycznia 2020 r., podatnik VAT, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów.

Ustawodawca przewidział kilka możliwości uwolnienia się od sankcji:

  • po pierwsze nabywca nie poniesie solidarnej odpowiedzialności w części dotyczącej VAT, gdy dokona zapłaty w ramach mechanizmu split payment,
  • po drugie nabywca nieponiesie solidarnej odpowiedzialności wraz z dostawcą, gdy ten drugi ureguluje daną należność podatkową (dokona zapłaty podatku należnego),
  • trzecią możliwością zwolnienia nabywcy z solidarnej odpowiedzialności w zakresie VAT, związanej z zapłatą należności na niewłaściwe konto bankowe, jest złożenie zawiadomienia o zapłacie należności do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie 14 dni od dnia zlecenia przelewu.

Treść zawiadomienia musi zawierać przynajmniej następujące elementy:
- wskazanie nazwy oraz adresu siedziby spółki, a w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną – imię, nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług,
- dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwa albo nazwisko i imię oraz adres),
- numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności, oraz wysokość należności zapłaconej na ten rachunek, a także dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

Warto pamiętać, że sankcje nie występują, gdy wartość transakcji jest niższa niż 15 000 zł.

Przykład 1.
Pan Adam prowadzi firmę. Za nabyte usługi holowania samochodów zapłacił kontrahentowi za fakturę 18 000 zł. Zapłata została dokonana na rachunek bankowy, który nie został umieszczony w wykazie. Formą zabezpieczenia Pana Adama powinno być wówczas złożone zawiadomienie do właściwego dla kontrahenta urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zapłaty.

Wyłączanie z kosztów podatkowych

Z 1 stycznia 2020 r. zapłata na konto różne od zgłoszonego w wykazie powoduje utratę prawa do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów podatkowych. Ustawodawca w art. 15d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarł ograniczenie w zaliczaniu do kosztów podatkowych transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł. Wobec podatnika, który dokonał zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów i złożył zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie 14 dni od dnia zlecenia przelewu, sankcja w zakresie wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów nie ma zastosowania.

Obligatoryjny split payment

Do końca października 2019 r. podatnicy dokonujący zapłaty faktur zawierających kwotę podatku VAT mogli dobrowolnie podejmować decyzję czy zapłata nastąpi w ramach mechanizmu podzielonej płatności (z ang. split payment). Przypomnieć należy, że MPP polega na tym, że podatnik VAT dokonujący zapłaty za nabywane przez siebie towary i usługi może dokonać płatności za nabywane towary i usługi w dwóch częściach – cenę netto na „normalny” rachunek związany z działalnością, natomiast kwotę odpowiadającą podatkowi od towarów i usług na specjalny wydzielony rachunek (w tym samym banku) nazywany rachunkiem VAT.

Z 1 listopada 2019 r. do wskazanych przez ustawodawcę towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 pojawił się obowiązek dokonywania zapłaty w ramach MPP. Załącznik nr 15 obejmuje ponad 150 pozycji, wśród których znajdują się: paliwa, stal, złom, metale szlachetne, tablety, smartfony, usługi budowlane czy węgiel.

Warunki stosowania obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności:

  • podatnik VAT otrzymał fakturę z wykazaną kwotą VAT, która dokumentuje nabycie towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT,
  • kwota należności na tej fakturze wynosi powyżej 15 000 zł,
  • płatność nie wynika z faktury dokumentującej transakcje realizowane w wykonaniu umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym lub rozliczeń w formie potrąceń, o których mowa w art. 498 Kodeksu cywilnego.

Faktury, które powinny być opłacone w formie podzielonej płatności, muszą zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności" (patrz: art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT).

Należy wskazać, że faktura zakupu/ sprzedaż objęta obowiązkowym split payment od 1 października 2020 r. winna być oznaczona w pliku JPK_V7 symbolem MPP. Szczegółowe informacje na temat oznaczeń zostały zawarte w artykule: Oznaczenia dokumentów zakupu i sprzedaży w JPK V7M i JPK V7K.

Konsekwencje dla dostawcy

Sprzedawca, który dokonując dostawy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT nie umieści na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, musi liczyć się z konsekwencjami. Organ podatkowy ustali mu dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku wykazanej na tej fakturze. Sankcja jest naliczana wyłącznie od wartości kwoty VAT, która przypada na dostawę towarów i usług objętych obowiązkowym MPP.

Sankcje zostaną zniwelowane, gdy nabywca dokona zapłaty kwoty podatku przypadającej na dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, wykazanej na fakturze, z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, pomimo braku stosownego oznaczenia na fakturze.

Dostawca może zostać również ponieść konsekwencje na gruncie przepisów ustawy Kodeks karny skarbowy (dalej kks) z tytułu wadliwości wystawionych faktur. Zgodnie z art. 62 § 1 kks, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego wyżej podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Dla nabywcy też są kary

Wprowadzony obowiązek zapłaty należności wynikający z faktury przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności nie jest uzależniony od tego, czy na fakturze zawarto stosowne oznaczenie. Z uwagi na to na nabywcy ciąży obowiązek sprawdzenia, czy zakupione przez niego towary lub usługi nie mieszczą się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Nabywca, który nie zastosuje się do ciążącego na nim obowiązku zapłaty w ramach mechanizmu podzielonej płatności, ukarany zostanie nałożeniem na niego sankcji w wysokości 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi, wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Sankcje zostaną zniwelowane, gdy dostawca lub usługodawca dokona rozliczenia całej kwoty podatku wynikającej z faktury, która została zapłacona z naruszeniem obowiązku zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Zapłata faktury z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności skutkuje odpowiedzialnością za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, obarczone karą do 720 stawek dziennych.

Przykład 2.
Sp. z o.o. dokonała nabycia towarów na kwotę wynikającą z faktury 16 000 zł. W ramach dokonanych zakupów jednym z towarów był tablet o wartości 1 200 zł. Pomimo braku adnotacji na fakturze o mechanizmie podzielonej płatności, spółka dokonała zapłaty z jego zastosowaniem, dzięki czemu uchroniła siebie, jak i dostawcę przed sankcją 30% podatku VAT od nabytego tabletu.

Biała lista i mechanizm podzielonej płatności to nowe instytucje wprowadzone do porządku prawnego, obciążone wieloma restrykcjami. Znajomość przepisów i uważne działanie pozwolą jednak na ochronę podatnika przed negatywnymi konsekwencjami.

System wFirma.pl ma w swoich rozwiązaniach zarówno sprawdzenie podatnika na białej liście oraz mechanizm podzielonej płatności.

System wFirma.pl a biała lista podatników

Przedsiębiorca ma możliwość automatycznego zweryfikowania numeru rachunku bankowego kontrahenta z białą listą podatników i sprawdzić automatycznie czy numer rachunku kontrahenta, na który ma dokonać zapłaty jest na liście (ważne przy transakcjach powyżej 15 tys. zł).

Przy księgowaniu wydatków system automatycznie sprawdza numer rachunku bankowego przypisany do kontrahenta znajduje się na białej liście podatków. Weryfikacja następuje po spełnieniu warunków:

  • dostawca jest czynnym podatnikiem VAT,
  • wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
  • uzupełniony jest numer rachunku bankowego kontrahenta,
  • jako metodę płatności wybrano przelew.

biała lista i mechanizm podzielonej płatności

Jeśli dla transakcji powyżej 15 tys. zł wszystkie rachunki bankowe kontrahentów znajdą się na białej liście podatników to system generuje automatycznie plik z listą przelewów do banku. Natomiast co zrobić jeżeli podatnika nie ma na białej liście? o tym przeczytasz: tutaj

System wFirma.pl a mechanizm podzielonej płatności

Czynny podatnik VAT w systemie wFirma.pl może wystawić faktury z adnotacją “mechanizm podzielonej płatności”. Dotyczy to zarówno zwykłych faktur VAT, jak również pro form, na podstawie których wystawiane są z tą adnotacją również faktury zaliczkowe i końcowe.

W celu wystawienia faktury VAT w mechanizmie podzielonej płatności należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie należy uzupełnić podstawowe dane dotyczące sprzedaży, w tym wartość i właściwą stawkę VAT.

biała lista i mechanizm podzielonej płatności

Następnie w zakładce KSIĘGOWE w polu SCHEMAT KSIĘGOWY należy zaznaczyć opcję PODZIELONA PŁATNOŚĆ.

biała lista i mechanizm podzielonej płatności

Zastosowanie tego schematu księgowego spowoduje automatyczne pojawienie się na wydruku faktury adnotacji "mechanizm podzielonej płatności" pod tabelą.

Po zapisaniu faktura zostanie zaksięgowana do KPiR w kolumnie 7 - Sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowca) oraz u czynnego podatnika VAT zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży. 

Wystawienie faktury ze schematem księgowym PODZIELONA PŁATNOŚĆ powoduje również automatyczne zaznaczenie pola TAK na wygenerowanej w systemie deklaracji za okres, w którym faktura zostanie zaksięgowana.