Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura na ponad 15 000 zł od podatnika zwolnionego z VAT a biała lista

Coraz częściej zdarza się, że kontrahenci nie chcą opłacić faktury powyżej 15 000 zł, ponieważ numer rachunku sprzedawcy będącego nievatowcem nie znajduje się na białej liście. Sprawdź, jak powinna zostać rozliczona faktura na ponad 15 000 zł od podatnika zwolnionego z VAT!

Faktura na ponad 15 000 zł – w jaki sposób powinno się ją rozliczyć?

Przedsiębiorca, który otrzyma fakturę o wartości ponad 15 000 zł, musi liczyć się z ograniczeniami co do sposobu jej opłacenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy takich fakturach należy zachować szczególną ostrożność. Ustawodawca określił, że faktura na kwotę ponad 15 000 zł powinna być opłacona:

  • z rachunku bankowego, jeśli występuje transakcja B2B (firma-firma),
  • na rachunek bankowy znajdujący się na białej liście, jeśli sprzedawcą jest czynny podatnik VAT (bez względu na liczbę płatności),
  • metodą podzielonej płatności (split payment), jeżeli sprzedaż dotyczy usług lub towarów z załącznika 15 ustawy o VAT i jednocześnie obie strony są podatnikami.

Zgodnie z powyższym podatnicy otrzymujący tego rodzaju faktury zobowiązani są do rozliczenia ich za pośrednictwem rachunku bankowego oraz zweryfikowania, czy dodatkowo transakcja ta ma związek z białą listą lub split payment. Szczególną uwagę należy zwrócić tu na wykaz podatników VAT, gdyż nabywcy, bez względu na wartość transakcji oraz status podatnika, często wymagają, aby rachunek sprzedawcy został w nim zawarty.

Czym jest biała lista oraz kiedy należy sprawdzić, czy jest na niej sprzedawca?

Biała lista obejmuje podatników zarejestrowanych i niezarejestrowanych (wyłącznie tych, którzy zwolnienie z VAT zgłosili przez VAT-R), a także wykreślonych i przywróconych do VAT. Prowadzeniem białej listy zajmuje się szef Krajowej Administracji Kasowej (KAS). Wykaz ten można sprawdzać od 1 września 2019 roku. Jego udostępnienie ma on na celu szybką i skuteczną weryfikację kontrahentów, co przyczynia się do zminimalizowania wzięcia udziału w karuzelach (oszustwach). Aby wyszukać kontrahenta na białej liście, należy skorzystać z wyszukiwarki udostępnionej na stronie: Wykaz podatników VAT – wyszukiwarka i wprowadzić jedną informację z następujących możliwych do wyboru danych:

  • numer rachunku;
  • NIP;
  • REGON;
  • nazwę kontrahenta.

Wśród informacji wymienionych na liście, dla nabywcy najistotniejszy jest status VAT kontrahenta oraz to, czy widnieje przy nim numer rachunku bankowego lub numery rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (w której jest on członkiem), otwartych w celach działalności imiennych.

Dane na białej liście pozyskane zostały na podstawie bazy KAS, która opiera się głównie na informacjach uzyskanych ze zgłoszeń identyfikacyjnych lub aktualizacyjnych podatnika. W przypadku zgłoszenia numeru rachunku bankowego jest on dodatkowo zatwierdzany przez system teleinformatyczny izby rozliczeniowej (STIR).

Biała lista nie obejmuje rachunków prywatnych typu ROR.
W związku z tym, że rejestr obejmuje określonych podatników, należy zwrócić szczególną uwagę na to, że numery rachunków nie są publikowane dla każdego podatnika znajdującego się na białej liście. Numer rachunku publikowany jest jedynie w przypadku podmiotów zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT (zarejestrowanych oraz przywróconych do rejestru). Zatem w wykazie nie ma możliwości uzyskania danych o rachunku podatnika, któremu odmówiono rejestrację do VAT lub którego wykreślono z rejestru. Zatem na podstawie białej listy nie ma możliwości uzyskania rachunku nievatowca, chyba, że dokona on rejestracji jako podatnik zwolniony na wniosku VAT - R, założy firmowy rachunek i wskaże go we wniosku CEIDG-1, wówczas taki rachunek pojawi się automatycznie na Białej liście podatników.

Konsekwencje podatkowe niezapłacenia faktury na numer rachunku z białej listy

Jeżeli podatnik nie zweryfikuje numeru rachunku bankowego kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT na białej liście i w konsekwencji uiszczenie płatności odbędzie się na rachunek bankowy nieznajdujący się w wykazie, to począwszy od 1 stycznia 2020 roku, nabywca:

  • nie zaliczy wartości faktury do kosztów uzyskania przychodów w takiej wartości, w jakiej zapłata została dokonana na rachunek inny niż w wykazie (art. 22p ustawy o PIT na dzień 1 stycznia 2020 r.),
  • ponosi ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe powstające u sprzedawcy z tytułu nieuregulowania podatku VAT należnego z danej transakcji.

Uniknięcie wskazanych sankcji oraz wyłączenia kosztu możliwe jest w przypadku, gdy nabywca towarów/usług poinformuje o zaistniałej sytuacji naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy w terminie 7 dni od dokonania zapłaty na niewłaściwy rachunek bankowy. Służy do tego specjalny druk ZAW-NR, którego wzór znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
Dane w wykazanie aktualizowane są raz dziennie, dlatego też weryfikacja rachunku wskazana jest na dzień, w którym dokonana zostanie zapłata (dzień zlecenia przelewu).

Każda faktura płatna przelewem, powyżej 15 000 zł przy transakcjach B2B tj. firma-firma musi być opłacona za pomocą rachunku bankowego, aby mogła stanowić koszt podatkowy (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców).

Podatnik może uniknąć negatywnych konsekwencji zapłaty na rachunek bankowy nieznajdujący się na białej liście podatników, także w przypadku gdy:

  • zapłata za fakturę została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności
  • zapłata została dokonana na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:

    a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub

    b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub

    c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym

    – jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c.

Faktura na ponad 15 000 zł od podatnika zwolnionego z VAT a biała lista

Obowiązek weryfikacji rachunku bankowego sprzedawcy (w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji, o których mowa powyżej) wynika bezpośrednio z art. 22p ustawy o PIT. Przy tym należy tu podkreślić, że przepis ten odnosi się tylko do transakcji, w których sprzedawcą jest czynnych podatnik VAT:

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców: [...]
2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów [...], potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny”.

Dlatego też nabywca towaru czy też usługi od nievatowca, bez względu na wartość transakcji ma prawo do zapłaty za fakturę na rachunek wskazany przez sprzedawcę. Nie ma tu też znaczenia to, czy został on ujęty na białej liście. Również brak możliwości zaksięgowania faktury w kosztach ze względu na wpłatę na rachunek niefigurujący na białej liście dotyczy tylko faktur od czynnych podatników VAT. Nie ma tu również miejsca odpowiedzialność solidarna, gdyż między innymi na fakturze nie zostaje wykazany podatek VAT należny.

Podsumowując, faktura na ponad 15 000 zł od podatnika zwolnionego z VAT nie powoduje konieczności weryfikacji rachunku bankowego sprzedawcy i tym samym na nabywcy nie ciążą żadne sankcje z tym związane. Aby nabywca mógł jednak ująć fakturę w kosztach podatkowych, zapłata musi nastąpić za pośrednictwem przelewu.