Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników VAT – rodzaje rachunków i rozliczeń w formie przelewów

Wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących białej listy, wśród podatników pojawiło się wiele wątpliwości. Na ratunek przyszły (choć z opóźnieniem) objaśnienia dotyczące wykazu podatników VAT. Na ich podstawie postaramy się wskazać zależności między zapłatą na różne rachunki bankowe a białą listą podatników oraz tym, jakie rachunki zawiera biała lista podatników VAT.

Biała lista podatników VAT – jakie rachunki są w niej ujęte?

Zgodnie z art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT, ujęciu w wykazie podlegają rachunki rozliczeniowe (firmowe) prowadzone przez banki lub imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną przez jej członka działalnością, wymienione w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo bankowe.Rachunki typu ROR (prywatne) nie są zamieszczane na białej liście podatników.

Biała lista podatników VAT a rodzaje rachunków i płatności

Płatność na rachunek wirtualny

Rachunki wirtualne połączone są z rachunkami głównymi. Nie podlegają one ujęciu w wykazie podatników, co nie zmienia faktu, że powinno się je weryfikować. Weryfikacja polega na tym, że biała lista podatników VAT odsyła informację, czy jest to rachunek powiązany z rachunkiem rozliczeniowym „głównym” i czy ten jest na białej liście.
Komunikat potwierdzający prezentuje się następująco:

biała lista podatników vat
Konsekwencje dotyczące płatności na rachunek spoza wykazu zostały szeroko omówione w artykule: Biała lista podatników VAT – jakie konsekwencje czekają podatników?

Płatność na rachunki podmiotów zagranicznych

W sytuacji, gdy polski przedsiębiorca dokonuje zakupów od zagranicznego przedsiębiorcy, który posługuje się zagranicznym numerem identyfikacyjnym (w przypadku podatników z UE z reguły numerem VAT UE) oraz dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług z terytorium innego kraju, tj.:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • eksportu towarów,
  • eksport usług,
  • dostawy towarów, które powinny zostać rozliczone przez nabywcę,
  • nie ma on obowiązku sprawdzania na wykazie podatników, numeru rachunku wskazanego do zapłaty i jednocześnie z tego tytułu nie poniesie on konsekwencji.

Jeśli zagraniczny podatnik jest zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT i dokonuje transakcji, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, to jest on traktowany jako polski podatnik VAT i tym samym na białej liście podatników powinien być zamieszczony jego rachunek bankowy.

Płatność na rachunek prowadzony przez banki zagraniczne

Rachunki prowadzone przez banki zagraniczne, które nie posiadają w Polsce w oddziału, nie są zamieszczane na białej liście podatników. Przy tym, jeśli:

  • transakcja wynosi powyżej 15 tys. złotych,
  • udokumentowana została fakturą od czynnego podatnika VAT

i jako rachunek do zapłaty został wskazany rachunek zagraniczny (niezamieszczony w wykazie), to aby nabywca nie poniósł konsekwencji z tytułu wpłaty na rachunek spoza wykazu, powinien on złożyć zawiadomienie ZAW-NR o dokonaniu płatności na rachunek niezamieszczony w białej liście, w terminie 3 dni od daty zlecenia płatności do właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego.Zaznaczyć należy, że banki zagraniczne mogą działać w Polsce poprzez oddziały, które wówczas podlegać będą przepisom ustawy – Prawo bankowe, tak więc zgłaszane przez nich (oddziały) rachunki mogą być zamieszczone w wykazie podatników.

Płatność na rachunek gospodarki własnej lub rachunek cesyjny banków i SKOK

Korzystanie z rachunków gospodarki własnej lub rachunków sesyjnych banków i SKOK-ów rządzi się swoją specyfiką, ponieważ wykorzystywane są one przez BANK/SKOK do:

  • dokonywania rozliczeń własnych, związanych ze sprzedażą towarów i usług,
  • dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez bank/SKOK wierzytelności pieniężnych (cesje wierzytelności),
  • świadczenia usług finansowych,
  • prowadzonej przez siebie działalności faktoringowej.

Rachunki te nie stanowią rachunków rozliczeniowych, które ujmowane są na białej liście podatników. Niemniej jednak objaśnienia wydane przez MF wskazują, że bank/SKOK lub podmiot, który jest wystawcą faktury, powinien poinformować, że zapłata będzie dokonywana przez nabywcę na rachunki cesyjne i rachunki gospodarki własnej o szczególnym rodzaju. Jeśli podatnik:

  • zostanie poinformowany – nie poniesie żadnych konsekwencji z tytułu płatności na rachunek spoza wykazu podatników i nie będzie mieć konieczności złożenia zawiadomienia ZAW-NR,
  • nie zostanie poinformowany – wówczas podatnik będzie musiał domniemywać, że przedstawiony mu rachunek to rachunek nieujęty w wykazie podatników, z czym związane będą dla niego określone konsekwencje podatkowe.

Płatności na rachunki powiernicze i depozytowe

Rachunki powiernicze i depozytowe nie są zamieszczane na białej liście podatników. W związku z tym, jeśli wpłata na rachunek powierniczy i depozytowy została potwierdzona fakturą przez podatnika VAT czynnego, nabywca, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, powinien złożyć w terminie 3 dni od daty zlecenia płatności zawiadomienie ZAW-NR do właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na rachunek niezamieszczony w białej liście.

Wpłata na rachunek komornika sądowego lub organu egzekucyjnego

Podatnicy, którzy dokonują płatności z tytułu zajętej przez komornika lub organ egzekucyjny wierzytelności, nie mają obowiązku sprawdzenia, czy wskazany rachunek do zapłaty widnieje w wykazie podatników. Wynika to z tego, że dokonywanie płatności na rzecz komornika sądowego lub organu egzekucyjnego nie stanowi zapłaty za nabyte towary, lub usługi oraz że tego typu transakcje nie dotyczą transakcji określonej w art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Płatności dokonywane przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody

W przypadku płatności dokonywanych przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody, gdy zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych bądź uposażonych, wówczas taka transakcja:

  1. nie spełnia definicji transakcji, określonej w art. 19 ustawa – Prawo przedsiębiorców,
  2. podatnik nie musi weryfikować rachunku wskazanego przez sprzedawcę z białą listą podatników.

Biała lista podatników a zlecenia płatności

W przypadku podatnika, który dokonuje przelewów w formie:

  1. zlecenia przelewu z odroczonym terminem płatności,
  2. stałego zlecenia przelewów,
  3. polecenia zapłaty,

za dzień zlecenia przelewu będzie wskazywany dzień, w którym podatnik zlecił bankowi dokonanie takiego przelewu. Reasumując, dniem zlecenia płatności na rachunek wskazany na białej liście podatników będzie dzień, w którym podatnik złożył dyspozycję.Nie będzie mieć znaczenia okres, na jaki zostały odroczone płatności czy okres objęty stałym zleceniem tj. data obciążenia rachunku, lecz data zlecenia przelewów.

Płatności online prowadzone przez zewnętrznych operatorów

Regulowanie płatności za pomocą kart płatniczych czy poprzez usługi zewnętrznych operatorów typu: PayPal, PayU lub DotPay nie kwalifikuje się jako płatność w formie przelewu. W związku z tym zapłata w wyżej wymieniony sposób nie będzie skutkowała poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych w postaci utraty możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych oraz odpowiedzialności solidarnej w VAT. Oznacza to, że nabywca w powyższym przypadku nie musi weryfikować, na jaki rachunek zostaną wpłacone przez niego środki – czy rachunek ten znajduje się w wykazie – jeśli płatność będzie wykonywana za pomocą innych niż przelew instrumentów płatniczych.Przeczytaj również poniższe artykuły, w których opisana została biała lista podatników VAT:
-> Biała lista podatników VAT - w pigułce!
-> Numeru rachunku nie ma na białej liście podatników - co należy zrobić?
-> Biała lista podatników VAT – jak weryfikować kontrahentów?

Potrącenie wierzytelności – kompensata

Zgodnie z art. 498 ustawy – Kodeks cywilny w sytuacji, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, w sytuacji, gdy przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Tak więc konieczność wpłaty zobowiązania na rachunek zamieszczony w wykazie nie ma miejsca w przypadku kompensaty, chyba że wskutek potrącenia wierzytelności, po stronie nabywcy pozostaje kwota do zapłaty. Wówczas kwota ta, jeżeli wartość transakcji przekracza 15 tys. złotych i faktura wystawiona była przez podatnika VAT czynnego, podlega wpłacie na rachunek zamieszczony na białej liście podatników.W przypadku stosowania przez przedsiębiorców potrąceń długu do obliczenia wysokości limitu 15 000 złotych, który nakłada obowiązek dokonania bezgotówkowej płatności (na rachunek z wykazu podatników), należy przyjąć całą wartość wierzytelności, a nie kwotę pozostałą po potrąceniu.Przykład 1.

Pani Patrycja nabyła od firmy X (czynnego podatnika VAT) materiały budowlane na kwotę 16 000 zł i na tę kwotę otrzymała fakturę VAT. Równocześnie firma X winna jest pani Patrycji kwotę 10 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonała jej firma. Strony ustaliły, że dokonają kompensaty wierzytelności, w wyniku której pani Patrycja zobowiązana jest dopłacić kwotę 6 000 zł (16 000 zł - 10 000 zł). Kwota do dopłaty powinna zostać uregulowana na rachunek zawarty w wykazie podatników VAT, ponieważ cała wartość transakcji wynosi 16 000 zł.

Przykład 2.

Pani Patrycja zobowiązana jest zapłacić na rzecz firmy X (czynny podatnik VAT) kwotę 9 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych i na tę kwotę otrzymała fakturę. Równocześnie firma X winna jest pani Patrycji kwotę 5 000 zł z tytułu dostawy materiałów malarskich. Strony ustaliły, że dokonają kompensaty wierzytelności, w wyniku której pani Patrycja zobowiązana jest dopłacić kwotę 4 000 zł (9 000 zł - 5 000 zł). Kwota do dopłaty nie musi zostać uregulowana na rachunek zawarty w wykazie podatników VAT, ponieważ cała wartość transakcji wynosi 9 000 zł (czyli poniżej 15 000 zł – limitu).

Wpłacenie zaliczki bądź raty

W sytuacji, gdy podatnik dokonuje płatności w formie zaliczek bądź płatności ratalnych, limit dotyczący białej listy podatników (15 tys. złotych) dotyczy całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. W związku z tym, nawet jeśli jako metodę płatności ustalono płatność ratalną lub w formie zaliczek, to nabywca, wybierając formę płatności, powinien wziąć pod uwagę łączną sumę transakcji w wartości brutto wynikającej z faktury zakupu. Tak więc, jeśli łączna wartość transakcji przekracza 15 tys. złotych, to aby uniknąć negatywnych konsekwencji z tym związanych, podatnik nie powinien regulować płatności w formie gotówkowej lub w formie przelewu na rachunek bankowy nieznajdujący się na białej liście podatników.Jeśli wartość transakcji jest równa lub przekracza 15 tys. złotych, to poszczególne płatności, nawet jeśli płatność dokonywana jest w formie ratalnej lub zaliczkowej, powinny być dokonane przelewem na rachunek zamieszczony na białej liście podatników.Przykład 3.

Pani Halina nabyła serwer i w związku z tym otrzymała fakturę od sprzedawcy (podatnika VAT) na kwotę 21 000 zł brutto ze wskazaną metodą płatności – raty. Zgodnie z otrzymanym harmonogramem nabywca ma do zapłacenia dwie raty:

  1. na kwotę 10 000 zł gotówką,
  2. na kwotę 11 000 zł przelewem na rachunek znajdujący się na wykazie podatników.

W związku z tym, że transakcja przekracza 15 000 zł brutto i sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, pani Halina poniesie konsekwencje w związku z dokonaną płatnością w formie gotówkowej – w tej wysokości nie będzie mogła ująć wydatku w kosztach firmowych.

Przykład 4.

Pan Włodzimierz nabył maszynę do lodów i w związku z tym otrzymał fakturę od sprzedawcy (podatnika VAT) na kwotę 16 000 zł brutto ze wskazaną metodą płatności – raty. Zgodnie z otrzymanym harmonogramem nabywca ma do zapłacenia dwie raty:

  1. na kwotę 11 000 zł przelewem na rachunek spoza wykazu podatników.
  2. na kwotę 5 000 zł przelewem na rachunek z wykazu podatników.

W związku z tym, że transakcja przekracza 15 000 zł brutto i została nabyta od podatnika VAT czynnego, pan Włodzimierz poniesie konsekwencje w związku z dokonaną płatnością na rachunek spoza wykazu podatników – w tej wysokości nie będzie mógł ująć kosztu podatkowego oraz odpowiada solidarnie za podatek VAT sprzedawcy.

Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.pl

Za pomocą systemu wFirma.pl możliwe jest szybkie zweryfikowanie rachunku bankowego sprzedawcy w trakcie księgowania otrzymanej od niego faktury. Taka opcja jest dostępna w przypadku, gdy faktura zostanie wprowadzana schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT i spełnione są poniższe warunki:

  • dostawca jest czynnym podatnikiem VAT (system automatycznie weryfikuje status VAT),
  • wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
  • uzupełniony jest numer rachunku bankowego kontrahenta,
  • jako metodę płatności wybrano przelew.

biała lista podatników vat
System dokonuje weryfikacji numeru rachunku bankowego w przypadku:
- czynnego podatnika VAT na dzień wskazany:

  • w pozycji ZAPŁACONO lub
  • jeśli data we wspomnianej pozycji nie jest uzupełniona, weryfikacja dokonywana jest na dzień wskazany w pozycji DATA ODBIORU FAKTURY

- podatnika zwolnionego z VAT na dzień wskazany:

  • w pozycji ZAPŁACONO (jeśli jest uzupełniona) lub
  • w pozycji DATA WYSTAWIENIA.

Wykonanie zapytania do wykazu podatników następuje po skorzystaniu z opcji ZAPISZ i następnie, gdy:

  • rachunek znajduje się w wykazie – system pozwala na zapisanie wydatku,
  • rachunek nie znajduje się w wykazie – system wysyła przedstawiony komunikat:

biała lista podatników vat
Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.pl została opisana szerzej w artykule pomocy: Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.

Artykuły z cyklu
„Biała lista podatników VAT”