Biała lista podatników VAT – rodzaje rachunków i metod płatności

Wraz z wejściem w życie przepisów dotyczących białej listy, wśród podatników pojawiło się wiele wątpliwości. Na ratunek przyszły (choć z opóźnieniem) objaśnienia dotyczące wykazu podatników VAT. Pomimo tego podatnicy mają wątpliwości jakie są zależności między zapłatą na różne rachunki bankowe a białą listą podatników oraz tym, jakie rachunki zawiera biała lista podatników VAT. Sprawdźmy!

Biała lista podatników VAT – jakie rachunki są w niej ujęte?

Zgodnie z art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT, ujęciu w wykazie podlegają numery formowych rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą - wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

Biała lista podatników VAT a rodzaje rachunków i płatności

Płatność na rachunek wirtualny

Rachunki wirtualne połączone są z rachunkami głównymi. Nie podlegają one ujęciu w wykazie podatników, co nie zmienia faktu, że powinno się je weryfikować. Weryfikacja polega na tym, że biała lista podatników VAT odsyła informację, czy jest to rachunek powiązany z rachunkiem rozliczeniowym „głównym” i czy ten jest na białej liście.

Płatność na rachunki podmiotów zagranicznych

W sytuacji, gdy polski przedsiębiorca dokonuje zakupów od zagranicznego przedsiębiorcy, który posługuje się zagranicznym numerem identyfikacyjnym (w przypadku podatników z UE z reguły numerem VAT UE) oraz dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług z terytorium innego kraju, tj.:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• eksportu towarów,
• eksport usług,
• dostawy towarów, które powinny zostać rozliczone przez nabywcę,

nie ma on obowiązku sprawdzania na wykazie podatników, numeru rachunku wskazanego do zapłaty i jednocześnie z tego tytułu nie poniesie on konsekwencji.

Płatność na rachunek prowadzony przez banki zagraniczne

Rachunki prowadzone przez banki zagraniczne, które nie posiadają w Polsce w oddziału, nie są zamieszczane na białej liście podatników. Przy tym, jeśli:

• transakcja wynosi powyżej 15 tys. złotych,
• udokumentowana została fakturą od czynnego podatnika VAT
• jako rachunek do zapłaty został wskazany rachunek zagraniczny (niezamieszczony w wykazie),

to aby nabywca nie poniósł konsekwencji z tytułu wpłaty na rachunek spoza wykazu, powinien on złożyć zawiadomienie ZAW-NR o dokonaniu płatności na rachunek niezamieszczony w białej liście, w terminie 3 dni od daty zlecenia płatności do właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego.

Płatność na rachunek gospodarki własnej lub rachunek cesyjny banków i SKOK

Korzystanie z rachunków gospodarki własnej lub rachunków sesyjnych banków i SKOK-ów rządzi się swoją specyfiką, ponieważ wykorzystywane są one przez BANK/SKOK do:

• dokonywania rozliczeń własnych, związanych ze sprzedażą towarów i usług,
• dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez bank/SKOK wierzytelności pieniężnych (cesje wierzytelności),
• świadczenia usług finansowych,
• prowadzonej przez siebie działalności faktoringowej.

Rachunki te nie stanowią rachunków rozliczeniowych, które ujmowane są na białej liście podatników. Niemniej jednak objaśnienia wydane przez MF wskazują, że bank/SKOK lub podmiot, który jest wystawcą faktury, powinien poinformować, że zapłata będzie dokonywana przez nabywcę na rachunki cesyjne i rachunki gospodarki własnej o szczególnym rodzaju. Jeśli podatnik:

• zostanie poinformowany – nie poniesie żadnych konsekwencji z tytułu płatności na rachunek spoza wykazu podatników i nie będzie mieć konieczności złożenia zawiadomienia ZAW-NR,
• nie zostanie poinformowany – wówczas podatnik będzie musiał domniemywać, że przedstawiony mu rachunek to rachunek nieujęty w wykazie podatników, z czym związane będą dla niego określone konsekwencje podatkowe.

Płatności na rachunki powiernicze i depozytowe

Rachunki powiernicze i depozytowe nie są zamieszczane na białej liście podatników. W związku z tym, jeśli wpłata na rachunek powierniczy i depozytowy została potwierdzona fakturą przez podatnika VAT czynnego, nabywca, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, powinien złożyć w terminie 3 dni od daty zlecenia płatności zawiadomienie ZAW-NR do właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na rachunek niezamieszczony w białej liście.

Wpłata na rachunek komornika sądowego lub organu egzekucyjnego

Podatnicy, którzy dokonują płatności z tytułu zajętej przez komornika lub organ egzekucyjny wierzytelności, nie mają obowiązku sprawdzenia, czy wskazany rachunek do zapłaty widnieje w wykazie podatników. Wynika to z tego, że dokonywanie płatności na rzecz komornika sądowego lub organu egzekucyjnego nie stanowi zapłaty za nabyte towary, lub usługi oraz że tego typu transakcje nie dotyczą transakcji określonej w art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Płatności dokonywane przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody

W przypadku płatności dokonywanych przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody, gdy zapłata stanowi realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych bądź uposażonych, wówczas taka transakcja:

1. nie spełnia definicji transakcji, określonej w art. 19 ustawa – Prawo przedsiębiorców,
2. podatnik nie musi weryfikować rachunku wskazanego przez sprzedawcę z białą listą podatników.

Biała lista podatników a zlecenia płatności

W przypadku podatnika, który dokonuje przelewów w formie:

1. zlecenia przelewu z odroczonym terminem płatności,
2. stałego zlecenia przelewów,
3. polecenia zapłaty,

za dzień zlecenia przelewu będzie wskazywany dzień, w którym podatnik zlecił bankowi dokonanie takiego przelewu. Reasumując, dniem zlecenia płatności na rachunek wskazany na białej liście podatników będzie dzień, w którym podatnik złożył dyspozycję.

Płatności online prowadzone przez zewnętrznych operatorów

Regulowanie płatności za pomocą kart płatniczych czy poprzez usługi zewnętrznych operatorów typu: PayPal, PayU lub DotPay nie kwalifikuje się jako płatność w formie przelewu. W związku z tym zapłata w wyżej wymieniony sposób nie będzie skutkowała poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych w postaci utraty możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych oraz odpowiedzialności solidarnej w VAT. Oznacza to, że nabywca w powyższym przypadku nie musi weryfikować, na jaki rachunek zostaną wpłacone przez niego środki – czy rachunek ten znajduje się w wykazie – jeśli płatność będzie wykonywana za pomocą innych niż przelew instrumentów płatniczych.

Potrącenie wierzytelności – kompensata

Zgodnie z art. 498 ustawy – Kodeks cywilny w sytuacji, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, w sytuacji, gdy przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Tak więc konieczność wpłaty zobowiązania na rachunek zamieszczony w wykazie nie ma miejsca w przypadku kompensaty, chyba że wskutek potrącenia wierzytelności, po stronie nabywcy pozostaje kwota do zapłaty. Wówczas kwota ta, jeżeli wartość transakcji przekracza 15 tys. złotych i faktura wystawiona była przez podatnika VAT czynnego, podlega wpłacie na rachunek zamieszczony na białej liście podatników.

Pani Patrycja nabyła od firmy X (czynnego podatnika VAT) materiały budowlane na kwotę 16 000 zł i na tę kwotę otrzymała fakturę VAT. Równocześnie firma X winna jest pani Patrycji kwotę 10 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonała jej firma. Strony ustaliły, że dokonają kompensaty wierzytelności, w wyniku której pani Patrycja zobowiązana jest dopłacić kwotę 6 000 zł (16 000 zł - 10 000 zł). Kwota do dopłaty powinna zostać uregulowana na rachunek zawarty w wykazie podatników VAT, ponieważ cała wartość transakcji wynosi 16 000 zł.

Przykład 2.

Pani Patrycja zobowiązana jest zapłacić na rzecz firmy X (czynny podatnik VAT) kwotę 9 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych i na tę kwotę otrzymała fakturę. Równocześnie firma X winna jest pani Patrycji kwotę 5 000 zł z tytułu dostawy materiałów malarskich. Strony ustaliły, że dokonają kompensaty wierzytelności, w wyniku której pani Patrycja zobowiązana jest dopłacić kwotę 4 000 zł (9 000 zł - 5 000 zł). Kwota do dopłaty nie musi zostać uregulowana na rachunek zawarty w wykazie podatników VAT, ponieważ cała wartość transakcji wynosi 9 000 zł (czyli poniżej 15 000 zł – limitu).

Wpłacenie zaliczki bądź raty

W sytuacji, gdy podatnik dokonuje płatności w formie zaliczek bądź płatności ratalnych, limit dotyczący białej listy podatników (15 tys. złotych) dotyczy całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. W związku z tym, nawet jeśli jako metodę płatności ustalono płatność ratalną lub w formie zaliczek, to nabywca, wybierając formę płatności, powinien wziąć pod uwagę łączną sumę transakcji w wartości brutto wynikającej z faktury zakupu. Tak więc, jeśli łączna wartość transakcji przekracza 15 tys. złotych, to aby uniknąć negatywnych konsekwencji z tym związanych, podatnik nie powinien regulować płatności w formie gotówkowej lub w formie przelewu na rachunek bankowy nieznajdujący się na białej liście podatników.

Pani Halina nabyła serwer i w związku z tym otrzymała fakturę od sprzedawcy (podatnika VAT) na kwotę 21 000 zł brutto ze wskazaną metodą płatności – raty. Zgodnie z otrzymanym harmonogramem nabywca ma do zapłacenia dwie raty:

1. na kwotę 10 000 zł gotówką,
2. na kwotę 11 000 zł przelewem na rachunek znajdujący się na wykazie podatników.

W związku z tym, że transakcja przekracza 15 000 zł brutto i sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, pani Halina poniesie konsekwencje w związku z dokonaną płatnością w formie gotówkowej – w tej wysokości nie będzie mogła ująć wydatku w kosztach firmowych.

Przykład 4.

Pan Włodzimierz nabył maszynę do lodów i w związku z tym otrzymał fakturę od sprzedawcy (podatnika VAT) na kwotę 16 000 zł brutto ze wskazaną metodą płatności – raty. Zgodnie z otrzymanym harmonogramem nabywca ma do zapłacenia dwie raty:

1. na kwotę 11 000 zł przelewem na rachunek spoza wykazu podatników.
2. na kwotę 5 000 zł przelewem na rachunek z wykazu podatników.

W związku z tym, że transakcja przekracza 15 000 zł brutto i została nabyta od podatnika VAT czynnego, pan Włodzimierz poniesie konsekwencje w związku z dokonaną płatnością na rachunek spoza wykazu podatników – w tej wysokości nie będzie mógł ująć kosztu podatkowego oraz odpowiada solidarnie za podatek VAT sprzedawcy.

Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.pl

Za pomocą systemu wFirma.pl możliwe jest szybkie zweryfikowanie rachunku bankowego sprzedawcy w trakcie księgowania otrzymanej od niego faktury. Taka opcja jest dostępna w przypadku, gdy faktura zostanie wprowadzana schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT i spełnione są poniższe warunki:

• dostawca jest czynnym podatnikiem VAT (system automatycznie weryfikuje status VAT),
• wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
• uzupełniony jest numer rachunku bankowego kontrahenta,
• jako metodę płatności wybrano przelew.

System dokonuje weryfikacji numeru rachunku bankowego w przypadku:
- czynnego podatnika VAT na dzień wskazany:

• w pozycji ZAPŁACONO lub
• jeśli data we wspomnianej pozycji nie jest uzupełniona, weryfikacja dokonywana jest na dzień wskazany w pozycji DATA KSIĘGOWANIA DO VAT.

- podatnika zwolnionego z VAT na dzień wskazany:

• w pozycji ZAPŁACONO (jeśli jest uzupełniona) lub
• w pozycji DATA WYSTAWIENIA FAKTURY.

Po skorzystaniu z opcji ZAPISZ gdy:

• rachunek znajduje się w wykazie – system pozwala na zapisanie wydatku,
• rachunek nie znajduje się w wykazie – system wysyła przedstawiony komunikat:

Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.pl została opisana szerzej w artykule pomocy: Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.