Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista, czyli wykaz podatników VAT – co warto wiedzieć?

Od 1 września 2019 r. zaczęła działać biała lista, czyli wykaz informacji o podatnikach VAT. Została ona wprowadzona zamiast funkcjonujących wcześniej list podatników zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych, a także przywróconych do rejestru VAT.

Czym właściwie jest biała lista?

Białą listę podatników VAT znajdziemy na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz CEIDG. Prowadzi ją szef Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to lista w postaci elektronicznej, za pomocą której możemy uzyskać dane dotyczące przedsiębiorców, min. takie jak:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko płatnika,
  • NIP, REGON,
  • adres,
  • numer rachunku bankowego,
  • informacja o tym, czy podmiot jest czynnym płatnikiem VAT,
  • ewentualne informacje o odmowach rejestracji, wykreśleniu z rejestru, przywrócenie jako podatnika VAT oraz prawne uzasadnienie tych decyzji.

Biała lista – czemu służy?

Wykaz podatników VAT ma na celu ułatwienie procesu weryfikacji kontrahentów. Ustawodawca nakłada na przedsiębiorców obowiązek sprawdzania, czy numer, na który przelewają pieniądze w związku z transakcją, jest zgodny z numerem zamieszczonym na białej liście. Obowiązek weryfikowania kontrahenta z białą listą podatników dotyczy transakcji, gdzie:

  • dostawca jest czynnym podatnikiem VAT,
  • wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł.

Czy przedsiębiorca musi wykonać jakieś czynności, by znaleźć się na białej liście?

Nie, przedsiębiorcy nie muszą samodzielnie umieszczać swoich danych na białej liście podatników VAT. Są one pobierane z dostępnych publicznych rejestrów przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W przypadku zarejestrowanych podatników VAT i podatników przywróconych do rejestru publikowany jest firmowy numer rachunku bankowego. Będą to te numery, które zostały podane do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym, lub za pośrednictwem CEIDG. Z kolei w sytuacji, gdy podmiotowi odmówiono rejestracji bądź wykreślono go z rejestru, informacji o numerze bankowym nie znajdziemy na białej liście. Biała lista podatników VAT zawiera wyłącznie firmowe rachunki bankowe podatników. Jeśli numer rachunku bankowego nie znajduje się na białej liście konieczne będzie wówczas zaktualizowanie wniosku CEIDG-1 o ten właśnie numer.

Sankcje dla podatników obowiązujące od stycznia 2020 r.

Konsekwencje wynikające z wprowadzenia białej listy mogą być dotkliwe dla osób, które przesyłają pieniądze, bez wcześniejszego sprawdzenia białej listy. Od 1 stycznia 2020 r., jeśli przedsiębiorca zapłaci swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek inny niż ten, który znajduje się na liście podatników VAT, nie będzie mógł zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, może on być narażony na poniesienie solidarnej odpowiedzialności w razie, gdyby sprzedawca nie zapłacił podatku VAT od tej transakcji.

Art. 108a ust, 7 ustawy o VAT:

W przypadku stwierdzenia, że podatnik dokonał płatności z naruszeniem ust. 1a, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Kiedy numer rachunku, na który zostały przelane pieniądze, nie zgadza się z tym, co zawiera biała lista przedsiębiorca może zostać również pozbawiony prawa do ujęcia wydatku w kosztach. W tym celu należy poinformować o zaistniałej sytuacji naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy w ciągu 7 dni od dokonania takiej płatności na formularzu ZAW-NR.
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii w związku z COVID-19, termin na złożenie ZAW-NR wynosi 14 dni od daty zlecenia przelewu.