W poprzednim stanie prawnym w zakresie podatku VAT funkcjonowały trzy wykazy dotyczące podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru. Natomiast od 1 września 2019 roku wprowadzony został jeden wykaz, tzw. biała lista podatników VAT, który łączy w sobie trzy dotychczasowe rejestry.
Biała lista podatników VAT - jakie są jej elementy?
Jak już wskazano na wstępie, biała lista podatników VAT obejmuje:
- podatników zarejestrowanych do celów VAT (zarówno czynnych jak i zwolnionych);
- podatników, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji lub którzy zostali wykreśleni z rejestru jako podatnicy VAT;
- podatników, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Ponadto biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje o konkretnym podatniku:
- nazwę firmy lub imię i nazwisko;
- NIP, REGON, PESEL, numer w KRS;
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny;
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
- datę i podstawę prawną: rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Jak funkcjonuje biała lista podatników VAT
Wykaz prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej bazy danych, do której dostęp jest bezpłatny. Co istotne wykaz jest na bieżąco aktualizowany, raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Podatnicy również mają możliwość składania do Szefa KAS wniosków o sprostowanie danych zawartych w wykazie.
Aktualizacja danych dotyczy również numeru rachunku bankowego. W konsekwencji jeżeli podatnik dokona przelewu tego samego dnia, w którym sprawdził kontrahenta na białej liście, to ma pewność, iż pieniądze trafiły na właściwy rachunek. Jeżeli dane zawarte w wykazie nie zostały zaktualizowane przez Szefa KAS, podatnik dokonujący przelewu na nieaktualny rachunek nie poniesie negatywnych konsekwencji podatkowych.
Biała lista podatników VAT a sankcje podatkowe
Przedsiębiorcy muszą również uważać na sankcje za dokonanie płatności na inny rachunek kontrahenta niż ten, który jest wskazany w wykazie.
W powyższym zakresie możemy mówić o dwojakiego rodzaju konsekwencjach podatkowych. W przypadku bowiem gdy podatnik przekaże należności kontrahentowi na inny rachunek niż wynikający z białej listy, a kwota przelewu będzie wyższa niż 15 000 zł, nabywca:
- nie może poniesionego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w ramach podatku dochodowego;
- ponosi solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą w ramach podatku VAT.
Ustawa zakłada jednak wyjątki od powyższej reguły, które niwelują negatywne skutki podatkowe. Mianowicie jeżeli przelew zostanie zrealizowany na rachunek bankowy inny niż wynikający z wykazu podatnik uniknie konsekwencji pod warunkiem:
- zawiadomienia o powyższych fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu 7 dni od dnia dokonania przelewu (W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii, termin na złożenie zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego o przelewie na rachunek spoza białej listy został przedłużony do 14 dni, od dnia wykonania przelewu.);
- dokonania płatności poprzez mechanizm podzielonej płatności (split payment),
- dokona płatności na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:
- służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub
- wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
- prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym
– jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c.
