Biała lista podatników VAT to prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej elektroniczny wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Funkcjonuje od 1 września 2019 r. i zastąpiła trzy odrębne wcześniejsze wykazy. W praktyce służy przede wszystkim do sprawdzenia statusu kontrahenta w VAT oraz rachunku, na który można bezpiecznie zapłacić fakturę. Zapłata na rachunek spoza wykazu może bowiem oznaczać utratę kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy.
Biała lista podatników VAT - jakie są jej elementy?
Zgodnie z art. 96b ust. 1 ustawy o VAT biała lista obejmuje podmioty:
- zarejestrowane jako podatnicy VAT – zarówno czynni, jak i zwolnieni;
- w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
- których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Ponadto biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje o konkretnym podatniku:
- firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
- NIP, jeżeli został nadany,
- status: „podatnik VAT czynny", „podatnik VAT zwolniony" albo informację, że podmiot nie został zarejestrowany lub został wykreślony z rejestru,
- numer REGON i numer w KRS – o ile zostały nadane,
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
- adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo, w przypadku jego braku, adres miejsca zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej,
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu i prokurentów oraz dane wspólników – wraz z ich NIP,
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- podstawę prawną odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania,
- podstawę prawną zwolnienia – w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia w procedurze SME (art. 113a ustawy o VAT),
- numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Wykaz nie zawiera numerów PESEL – przepis, który przewidywał ich publikację, został uchylony.
Wykaz pozwala sprawdzić podmiot także na wybrany dzień z przeszłości – nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.
Jak funkcjonuje biała lista podatników VAT
Wykaz prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej i udostępnia go bezpłatnie w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Kontrahenta można sprawdzić w wyszukiwarce – po NIP, REGON, numerze rachunku lub nazwie – przez API albo za pomocą pliku płaskiego, który służy do masowej weryfikacji rachunków. Dane w wykazie są aktualizowane raz na dobę w każdy dzień roboczy. Podatnicy również mają możliwość składania do Szefa KAS wniosków o sprostowanie danych zawartych w wykazie.
Na białej liście widnieją wyłącznie rachunki zgłoszone przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzone w systemie STIR. Dla skutków podatkowych liczy się stan wykazu na dzień zlecenia przelewu. Jeżeli w tym dniu rachunek kontrahenta – czynnego podatnika VAT – figurował w wykazie, nabywca nie traci prawa do kosztu i nie odpowiada solidarnie za VAT sprzedawcy. Dlatego rachunek najlepiej sprawdzać w dniu zlecania przelewu i zachować potwierdzenie tej weryfikacji. Biała lista nie gwarantuje jednak, że płatność trafi do właściwej osoby – chroni jedynie przed negatywnymi skutkami podatkowymi.
Biała lista podatników VAT a sankcje podatkowe
Przedsiębiorcy muszą również uważać na sankcje za dokonanie płatności na inny rachunek kontrahenta niż ten, który jest wskazany w wykazie.
Konsekwencje są dwojakie. Dotyczą płatności za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł – bez względu na liczbę wynikających z niej płatności – a przelew trafia na rachunek, którego na dzień zlecenia przelewu nie było w wykazie. W takim przypadku nabywca:
- nie zalicza wydatku do kosztów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej zapłacił na rachunek spoza wykazu – a jeżeli ujął go już w kosztach, zmniejsza koszty albo zwiększa przychody w miesiącu, w którym zlecił przelew,
- odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości w VAT w części proporcjonalnie przypadającej na daną dostawę lub usługę.
Ustawa zakłada jednak wyjątki od powyższej reguły, które niwelują negatywne skutki podatkowe. Mianowicie jeżeli przelew zostanie zrealizowany na rachunek bankowy inny niż wynikający z wykazu podatnik uniknie konsekwencji pod warunkiem, że:
- złoży zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siebie, czyli dla podatnika, który dokonał zapłaty, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu – zawiadomienie składa się przy pierwszej zapłacie przelewem na dany rachunek spoza wykazu,
- zapłaci z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment),
- zapłaci na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:
- służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub
- wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
- prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym
– jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c.
Wprowadzenie białej listy podatników z pewnością ułatwiło weryfikację kontrahenta w zakresie jego aktualnego statusu w podatku VAT.
