Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników VAT - w pigułce!

W poprzednim stanie prawnym w zakresie podatku VAT funkcjonowały trzy wykazy dotyczące podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru. Natomiast od 1 września 2019 roku wprowadzony został jeden wykaz, tzw. biała lista podatników VAT, który będzie łączył w sobie trzy dotychczasowe rejestry.

Biała lista podatników VAT - jakie są jej elementy?

Jak już wskazano na wstępie, biała lista podatników VAT obejmuje:

  • podatników zarejestrowanych do celów VAT (zarówno czynnych jak i zwolnionych);
  • podatników, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji lub którzy zostali wykreśleni z rejestru jako podatnicy VAT;
  • podatników, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Ponadto biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje o konkretnym podatniku:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko;
  • NIP, REGON, PESEL, numer w KRS;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • datę i podstawę prawną: rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Biała lista podatników VAT ma za zadanie przede wszystkim określenie aktualnego statusu podatnika w świetle podatku VAT. Dodatkowo będzie zawierała istotne dane związane z funkcjonowaniem przedsiębiorcy, w tym również numer rachunku bankowego.

Jak funkcjonuje biała lista podatników VAT

Wykaz prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej bazy danych, do której dostęp będzie bezpłatny. Co istotne wykaz ma być na bieżąco aktualizowany, raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Podatnicy będą również mieli możliwość składania do Szefa KAS wniosków o sprostowanie danych zawartych w wykazie.
Aktualizacja danych dotyczy również numeru rachunku bankowego. W konsekwencji jeżeli podatnik dokona przelewu tego samego dnia, w którym sprawdził kontrahenta na białej liście, to będzie miał pewność, iż pieniądze trafiły na właściwy rachunek. Jeżeli dane zawarte w wykazie nie zostały zaktualizowane przez Szefa KAS, podatnik dokonujący przelewu na nieaktualny rachunek nie poniesie negatywnych konsekwencji podatkowych.Biała lista podatników ma stanowić ogólnodostępny, bezpłatny oraz stale aktualizowany wykaz prowadzony przez Szefa KAS.

Biała lista podatników VAT a sankcje podatkowe

Jak już wskazaliśmy, biała lista podatników VAT obowiązuje od 1 września 2019 roku. Podkreślić należy, że nowelizacja ustawy zawiera jednak zmiany, które mają wejść w życie dopiero 1 stycznia 2020 roku. Chodzi mianowicie o sankcje za dokonanie płatności na inny rachunek kontrahenta niż ten, który jest wskazany w wykazie.

W powyższym zakresie możemy mówić o dwojakiego rodzaju konsekwencjach podatkowych. W przypadku bowiem gdy podatnik przekaże należności kontrahentowi na inny rachunek niż wynikający z białej listy, a kwota przelewu będzie wyższa niż 15 000 zł, nabywca:

  • nie będzie mógł poniesionego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w ramach podatku dochodowego;
  • będzie ponosił solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą w ramach podatku VAT.

Ustawy zakłada jednak dwa wyjątki od powyższej reguły, które niwelują negatywne skutki podatkowe. Mianowicie jeżeli przelew zostanie zrealizowany na rachunek bankowy inny niż wynikający z wykazu podatnik uniknie konsekwencji pod warunkiem:

  • zawiadomienia o powyższych fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu 3 dni od dnia dokonania przelewu;
  • dokonania płatności poprzez mechanizm podzielonej płatności (split payment).

Od 1 stycznia 2020 roku przelew należności powyżej 15 000 zł na inny rachunek bankowy niż wynikający z białej listy powoduje powstanie solidarnej odpowiedzialności w zakresie podatku VAT oraz brak możliwości ujęcia wydatku jako koszt uzyskania przychodu. Od zasady tej przewidziano dwa wyjątki w postaci zawiadomienia urzędu skarbowego oraz dokonania płatności poprzez split payment.Wprowadzenie białej listy podatników z pewnością ułatwi weryfikację kontrahenta w zakresie jego aktualnego statusu w podatku VAT. Z pewnością będzie to wykaz przydatny dla przedsiębiorców, którzy mają wątpliwości co do rzetelności czy wiarygodności danego kontrahenta.