Kasy fiskalne służą podatnikom do ewidencjonowania sprzedaży. Podatnicy sprzedający towary muszą każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych ewidencjonować na kasie. Tym samym w wielu przypadkach zdarzają się błędy. Błędne zaprogramowanie kasy fiskalnej - o tym piszemy w artykule!
Kto musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej: ustawa o VAT – w którego myśl podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W ewidencji, o której mowa powyżej, wykazuje się dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.
Podatnicy, wobec których powstał obowiązek w zakresie stosowania kas rejestrujących, są więc obowiązani za pośrednictwem tych urządzeń ewidencjonować obrót i kwoty podatku należnego. Należy jednak zauważyć, że kryterium decydującym o obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń, a nie opodatkowanie transakcji podatkiem od towarów i usług. Przedmiotowy obowiązek dotyczy bowiem również sytuacji, gdy czynności sprzedaży są zwolnione od podatku lub wykonuje je podatnik zwolniony od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.
Tym samym zarówno podatnicy opodatkowani podatkiem VAT, jak i zwolnieni muszą ewidencjonować sprzedaż detaliczną za pomocą kasy rejestrującej.
Ponadto ustawodawca przewidział szereg zwolnień dla podatników z ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej.
Poniżej przedstawimy trzy rodzaje zwolnień:
- podmiotowe – występuje, gdy obrót na rzecz osób prywatnych nie przekroczy 20 000 zł;
- przedmiotowe – czynności, które zdaniem ustawodawcy nie muszą być ewidencjonowane na kasie; znajdziemy je w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania);
- podmiotowo-przedmiotowe – występuje, gdy wartość usług zwolnionych przedmiotowo, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, przekracza 80%.
Paragon fiskalny jako dokument sprzedaży
Paragonem fiskalnym jest dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.
Zatem w sytuacji, kiedy sprzedawca jest obowiązany do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt sprzedaży jest m.in. paragon fiskalny.
Z rozporządzenia wynika, że paragon fiskalny zawiera co najmniej cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku, wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują, wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów, wartość sprzedaży zwolnionej od podatku, łączną kwotę podatku, łączną kwotę sprzedaży brutto.
Błędne zaprogramowanie kasy fiskalnej a ewidencja korekt
To na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.
Kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji.
Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych online.
W świetle obowiązującego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji korekt. Zgodnie z przepisem § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
- Błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
- Krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
W przypadku, o którym mowa w ust. 4, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 5 rozporządzenia).
Co ważne, podatnicy stosujący kasy dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku oraz niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy.
Przykład 1.
Podatnik prowadzi działalność zwolnioną z podatku VAT ze względu na wielkość obrotów. Błędne zaprogramowanie kasy fiskalnej skutkowało stosowaniem błędnej stawki podatku VAT w konsekwencji czego wszystkie operacje zarejestrowane za pomocą kasy fiskalnej zawierały 23% VAT. W związku z tym, że nie jest czynnym płatnikiem VAT, a zaprogramowana stawka jest wynikiem niezamierzonego błędu, jak można naprawić błąd? Podatnik zastanawia się, w jaki sposób musi dokonać sprostowania zaistniałej pomyłki. Czy musi rozliczyć omyłkowo naliczony podatek?
Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej.
W naszym przypadku podatnik wydawał osobom fizycznym paragony z podatkiem VAT. Tym samym w analizowanej sytuacji nie można mówić o oczywistej omyłce.
Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.
Podsumowując, podatnik w naszym przypadku nie ma obowiązku zapłaty podatku należnego wynikającego z paragonów fiskalnych wystawionych w okresie omyłkowego „zafiskalizowania” stawki podatku. Musi on jednak dokonać właściwej korekty w prowadzonej ewidencji korekt.
