Clean team, czyli jak wymieniać informacje wrażliwe?

Każde przedsiębiorstwo ma informacje wrażliwe. Wśród nich odnajdziemy chociażby bazę danych kontrahentów czy też receptury wykorzystywane przy produkcji. W przeważającej mierze takie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W jaki sposób je wymieniać, aby nie naruszyć interesu firmy?

Czym są informacje wrażliwe?

Dane wrażliwe należą do kategorii danych osobowych, które pozostają pod ochroną Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (RODO), a także polskiej Ustawy o ochronie danych osobowych. Przykładem informacji wrażliwych mogą być imiona i nazwiska kontrahentów lub osób pracujących w danej firmie, a także informacje ujawniające:

• pochodzenie rasowe lub etniczne;
• poglądy polityczne;
• przekonania religijne lub filozoficzne;
• przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową;
• stan zdrowia danej osoby, jej kod genetyczny, nałogi lub życie seksualne;
• istnienie skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Informacje wrażliwe to także dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Znajdziemy tutaj przede wszystkim receptury produktów, zasady świadczenia usług, formy pozyskiwania klientów na rynku, które przyczyniają się do wzrostu dochodów firmy i jej rentowności.

Co do zasady dane wrażliwe powinny być należycie zabezpieczone przed dostępem ze strony nieuprawnionych osób trzecich. RODO wprost wskazuje, że informacje wrażliwe mogą być przetwarzane wyłącznie za zgodą osoby, której bezpośrednio dotyczą. Taka zgoda może zostać udzielona zarówno w jednym, jak i kilku konkretnych celach np. dla potrzeb rozwoju przedsiębiorstwa i nawiązania współpracy z inną firmą.

Wymiana informacji pomiędzy przedsiębiorstwami

Firmy mogą wymieniać się różnymi danymi pod warunkiem jednak, że robią to zgodnie z prawem. Jeśli dane dotyczą tajemnicy przedsiębiorstwa i nie należą do kategorii danych osobowych innego człowieka (np. pracownika lub kontrahenta), to ich udostępnianie zależy w zasadzie tylko od dobrej woli przedsiębiorcy. Wśród takich informacji znajdziemy chociażby bazy klientów, informacje dotyczące cen, wielkości produkcji, strategii i zdolności produkcyjnych. W przypadku gdy informacje wrażliwe są ściśle powiązane z inną osobą (np. dotyczą jej kwalifikacji zawodowych), udostępnianie ich innej firmie bezwzględnie wymaga uzyskania uprzedniej zgody danej osoby. Innymi słowy, przedsiębiorca nie może samodzielnie decydować o rozpowszechnianiu tych szczególnych informacji wrażliwych komukolwiek, nawet jeśli miałoby to nastąpić podczas zamkniętych negocjacji biznesowych.

Przykład 1.

Pan Karol prowadzi przedsiębiorstwo X, w którym zatrudnia 5 pracowników. Przedsiębiorca zamierza rozszerzyć zakres swojej działalności i w związku z tym podjął negocjacje z firmą Z. Przedstawiciele firmy Z proszą o udostępnienie kilku kluczowych danych firmy X, w tym zakresu ostatniej produkcji i sprzedaży. Czy pan Karol musi uzyskać zgodę swoich pracowników na udostępnienie tych danych?

Nie, ponieważ żądane informacje nie dotyczą osób zatrudnionych, nie odnoszą się do danych osobowych na ich temat. Stanowią jednak tajemnicę przedsiębiorstwa, więc pan Karol może odmówić firmie Z przekazania tych danych. Ewentualnie może to zrobić z zastrzeżeniem, że firma Z nie skorzysta z udzielonych informacji – zastrzeżenie powinno być zawarte na piśmie.

Przykład 2.

Pan Mateusz prowadzi przedsiębiorstwo X, w którym zatrudnia 3 pracowników. Chce podjąć negocjacje z firmą Z, która żąda przedstawienia wykazu wszystkich zatrudnionych, wliczając w to dane o ich miejscu zamieszkania. Czy pan Mateusz może przekazać te informacje firmie Z?

Może to zrobić, ale tylko i wyłącznie za zgodą swoich pracowników. Zatrudnieni mogą odmówić przekazania danych wrażliwych, które dotyczą ich bezpośrednio. Jeśli przedsiębiorca uzyska zgodę na rozpowszechnienie wskazanych informacji tylko od części pracowników, będzie mógł udostępnić dane wyłącznie wybranych osób. Przekazanie informacji wrażliwych o pracownikach bez ich wiedzy lub wbrew ich woli stanowi poważne naruszenie prawa.

Wymiana informacji wrażliwych a zmowa przedsiębiorców

Pomimo że przedsiębiorcy mają prawo do wymieniania się informacjami stanowiącymi tajemnice handlowe, nie mogą tego robić w niekontrolowany sposób. Stała wymiana wszystkich danych pomiędzy firmami bez ich oficjalnej współpracy lub innego powiązania będzie uznana za naruszenie zasad uczciwej konkurencji. To z kolei oznacza możliwość nałożenia wysokich kar przez Urząd Ochrony Konsumentów i Konkurencji.

Przedsiębiorca może wymieniać dane wrażliwe, a więc informacje, które mają wpływ na decyzje rynkowe innych firm. Musi to jednak robić na podstawie pewnych reguł zachowania tajemnicy. Dobrą praktyką jest stosowanie umów o zachowaniu poufności co do wszelkich danych udostępnionych w toku prowadzonych negocjacji biznesowych. Jeśli przedsiębiorstwa nawiążą ze sobą współpracę, wymiana informacji wrażliwych również powinna odbywać się na podstawie pisemnej umowy. Wszystko po to, aby w razie zarzutów naruszenia zasad uczciwej konkurencji przedsiębiorcy mogli wykazać, że wymiana informacji miała wyłącznie handlowy charakter i następowała pomiędzy nimi.

Wymiana informacji wrażliwych nie dotyczy wszystkich danych, nawet jeśli będą one zabezpieczone odpowiednim kontraktem nakazującym zachowanie tajemnicy. Praktyka prawnicza wypracowała kilka czynników, których pojawienie się może przesądzać o ewentualnym naruszeniu prawa podczas wymiany informacji wrażliwych. Są to:

• wiek informacji – im starsze będą dane firmowe, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że ich wymiana stanowić będzie naruszenie prawa. Analogicznie młodsze informacje lub te, które pojawią się w przyszłości, niosą ze sobą wyższe ryzyko naruszeń podczas wymiany danych;
• sposób wymiany informacji – jeśli wymieniane dane wrażliwe są sformułowane ogólnie, tzn. tak, że bardzo trudno jest przypisać je do danej firmy, ryzyko naruszenia zasad uczciwej konkurencji jest stosunkowo niewielkie. Zbyt szczegółowe dane, a więc te o zindywidualizowanym charakterze mogą zagrażać uczciwej konkurencji, gdy będą wymieniane bez jakiejkolwiek kontroli;
• częstotliwość wymiany informacji pomiędzy tymi samymi przedsiębiorcami – jeśli firmy systematycznie wymieniają pomiędzy sobą dane wrażliwe, takie działanie może zostać uznane za ugruntowaną zmowę. Oczywiście jednorazowa wymiana informacji wrażliwych również może naruszać zasady zdrowej konkurencji, szczególnie gdy przekazywane dane odgrywają istotną rolę przy prowadzeniu działalności gospodarczej i realnie wpływają na rynek.

Wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 23 listopada 2005 roku (sygn. akt C 238/05): „Rejestr informacji kredytowych oznaczający wymianę informacji pomiędzy instytucjami finansowymi o wypłacalności klientów i niedotrzymywaniu przez nich warunków umów nie uznano za ograniczenie konkurencji. Kluczowe dla takiej oceny było, że:

1. rynek nie był w dużym stopniu skoncentrowany,
2. rejestr nie umożliwiał identyfikacji wierzycieli (konkretnych instytucji finansowych),
3. warunki dostępu i korzystania z tego systemu nie były dyskryminacyjne dla instytucji finansowych

– dostęp nie był ograniczony tylko dla wybranych podmiotów”.

Jeśli wymiana informacji wrażliwych następuje z naruszeniem prawa konkurencji, przedsiębiorcy muszą liczyć się z wysokimi karami finansowymi. Ryzyko jest tym wyższe, im bardziej takie dane będą zindywidualizowane, aktualne, przyszłe a ich rozpowszechnienie nastąpi bez wymaganej zgody konkretnych osób.

Podsumowując, aby nie narazić się na zarzut naruszenia zasad uczciwej konkurencji, wymiana informacji wrażliwych powinna zawsze następować w związku z odpowiednią umową zobowiązująca strony do zachowania poufności. Przekazywane dane powinny być możliwie jak najbardziej ogólne i wieloletnie, a sam proces wymiany pomiędzy tymi samymi przedsiębiorstwami nie powinien być regularny. Z punktu widzenia legalności wymiana informacji musi być jednak oceniania zawsze na podstawie okoliczności danej sprawy oraz jej faktycznego wpływu na rynek i działania zdrowej konkurencji. Jeśli wymiana doprowadzi do powstania szkody po stronie innych przedsiębiorców, tj. tych, którzy nie uczestniczyli w rozmowach, należy uznać ją za wadliwą i naruszającą prawo.