Poradnik Przedsiębiorcy

Co powinien zawierać spis z natury firmy deweloperskiej?

Prowadzenie uproszczonej księgowości w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zazwyczaj jest łatwiejsze niż prowadzenie pełnej księgowości (opartej na księgach rachunkowych). Prowadząc działalność deweloperską i rozliczając się na podstawie PKPiR, należy jednak bardzo szczegółowo ewidencjonować i opisywać wydatki poniesione na zakup, budowę i remont każdej nieruchomości. Kluczem do prawidłowego rozliczenia jest także stworzenie odpowiednich kategorii i opisów przy księgowaniu wydatków. W artykule wyjaśniamy, w jaki sposób kategoryzować wydatki związane z zakupem, budową czy remontem poszczególnych mieszkań i domów oraz jak właściwie sporządzić spis z natury firmy deweloperskiej.

Planowanie i dbałość o szczegóły – ułatwienie prowadzenia księgowości firmy deweloperskiej na podstawie PKPiR

Jednoczesna budowa wielu domów czy mieszkań sprawia, że bez przyjęcia stosownych procedur opisywania i ewidencjonowania kosztów związanych z zakupem, budową czy remontem poszczególnych nieruchomości trudno byłoby sporządzić spis z natury firmy deweloperskiej. Zanim dokonamy pierwszego zakupu, warto szczegółowo przeanalizować, w jaki sposób będziemy prowadzić ewidencję pozwalającą później na szybkie i bezbłędne wykonanie spisu z natury, bez którego nie da się prawidłowo obliczyć kwoty podatku do zapłaty.

Pomocne może być także stworzenie kategorii podzielonych na konkretne mieszkania lub domy, w ramach których będą księgowane związane z nimi wydatki. Dodatkowo należy w obrębie każdej nieruchomości zachować podział na poszczególne typu kosztów, takie jak np. materiały budowlane, usługi budowlane, usługi prawne, czynsz i media itd. Zaplanowanie kategorii księgowych, zastosowanie dobrych opisów zagwarantuje nam bowiem poprawność spisu z natury, ponieważ dzięki nim w łatwy sposób będzie można sprawdzić, jakie kwoty zostały zainwestowane w zakup, budowę i remont konkretnych domów i mieszkań.

Kiedy należy sporządzić spis z natury?

Zgodnie z art. 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, podatnicy są obowiązani do sporządzenia spisu z natury:

  • na dzień 1 stycznia, 
  • na koniec każdego roku podatkowego, 
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

W praktyce podatnik, który sporządził spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego, nie sporządza drugiego spisu z natury na 1 stycznia bieżącego roku, a do księgi wpisuje wartość spisu z natury na 31 grudnia poprzedniego roku.

W spisie z natury należy ująć: 

  • towary handlowe, 
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, 
  • półwyroby, 
  • produkcję w toku,
  • wyroby gotowe, 
  • braki i odpady.

Towary handlowe i materiały należy wycenić według cen zakupu lub nabycia, albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.Przy działalności budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.Wartość poszczególnych spisów z natury należy wpisać do PKPiR. Możemy to zrobić według poszczególnych rodzajów składników zawartych w spisie lub w jednej pozycji stanowiącej sumę wszystkich tych składników.

Spis z natury – wymogi formalne

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały i zawierać przynajmniej poniższe dane:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), 
  • datę sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników,
  • jednostkę miary,
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
  • podpisy osób sporządzających spis,
  • podpis właściciela zakładu (wspólników).

Kiedy warto sporządzić dodatkowy spis z natury firmy deweloperskiej?

Brak obowiązku nie wyklucza możliwości sporządzania spisu z natury w trakcie roku podatkowego, równoznacznego w uproszczonej księgowości z rokiem kalendarzowym. Spis z natury firmy deweloperskiej warto przeprowadzać na koniec każdego okresu rozliczeniowego, czyli co miesiąc lub kwartał, w zależności od wybranej częstotliwości rozliczenia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spis z natury firmy deweloperskiej podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy jest sporządzany za okresy miesięczne lub kwartalne. Sporządzenie spisu z natury może również zarządzić naczelnik urzędu skarbowego – wtedy również wpisujemy jego wartość do PKPiR.

Spis z natury firmy deweloperskiej, a podatek dochodowy do zapłaty

Na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących PKPiR dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania, powiększona o różnicę pomiędzy wartością końcowego i początkowego spisu z natury, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością początkowego i końcowego spisu z natury, w przypadku gdy wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Ustalając kwotę podatku do zapłaty w okresie rozpoczętym i zakończonym spisem z natury, nie bierzemy zatem pod uwagę wydatków poniesionych na zakup towarów i materiałów, które nie zostały sprzedane w danym okresie. W przypadku działalności deweloperskiej są to koszty zakupu, budowy i remontu mieszkań lub domów pozostających w naszym posiadaniu na ostatni dzień danego okresu. Jeżeli zatem przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą nieruchomości w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sporządza spis z natury jedynie na początek i koniec roku podatkowego, to w trakcie roku opłaca zaliczki obliczone na podstawie bieżących zakupów i bieżącej sprzedaży, przez co na zakończenie roku może pojawić się duża niedopłata bądź nadpłata podatku. Deweloper przeprowadzający częstsze spisy z natury, np. na koniec każdego miesiąca bądź kwartału, opłaca zaliczki na podatek dochodowy, które nie uwzględniają kosztów zakupu, budowy i remontu mieszkań lub domów pozostających w jego posiadaniu na ostatni dzień danego miesiąca bądź kwartału.

Ustalenie dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczek na podatek dochodowy z uwzględnieniem różnic remanentowych powoduje więc uiszczanie w trakcie roku realnych zaliczek, dzięki czemu przedsiębiorca ma większą kontrolę nad aktualną sytuację finansową firmy, a rozliczenie na koniec roku podatkowego nie będzie dla niego zaskoczeniem. Podmiot przeprowadzający spis z natury firmy deweloperskiej jedynie na początek i koniec roku podatkowego powinien liczyć się z tym, że gdy na koniec roku podatkowego pozostają niesprzedane mieszkania, które były zakupione, budowane lub remontowane w trakcie roku podatkowego, może pojawić się konieczność dopłaty wysokiej kwoty podatku, wynikającej z różnicy pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego.

Podsumowując, możemy stwierdzić, że rozliczanie działalności deweloperskiej w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie należy do prostych zadań, jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, szczegółowej analizie przyszłych wydatków w odniesieniu do planowanych inwestycji i specyfiki działalności, a następnie prowadzeniu skrupulatnej ewidencji i rzetelnemu księgowaniu możemy sobie w znaczny sposób ułatwić pracę. Bez przyjęcia odpowiednich procedur, począwszy od pierwszego zakupu związanego z nieruchomością na sprzedaż, trudno będzie ustalić wartość spisu z natury, niezbędną do wyliczenia podatku do zapłaty.