Poradnik Przedsiębiorcy

Termin wystawienia faktury dla usług budowlanych – kiedy wystawić fakturę?

Każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą zobowiązany jest do odpowiedniego udokumentowania transakcji, a mianowicie do wystawienia faktury. Szczegółowe zasady i terminy wystawiania dokumentów reguluje ustawa o VAT. Czy zasady te są identyczne dla wszystkich transakcji, czy wyróżniane są wyjątki? Sprawdzamy, jaki jest termin wystawienia faktury dla usług budowlanych.

Obowiązek wystawienia faktury – kogo dotyczy?

Każdy podatnik dokonujący sprzedaży jest zobowiązany do udokumentowania transakcji. W zależności od tego, kim jest odbiorca, dokumentowanie będzie różne. W przypadku nabywców, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub w kwestii rolników ryczałtowych, będzie to co do zasady paragon fiskalny. Natomiast jeżeli nabywcą jest podmiot prowadzący działalność, wówczas dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji będzie faktura.Art. 106b. 1. ustawy o VAT
„Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4”.
Do wystawienia faktury jest zobowiązany zatem każdy podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz innego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, nawet jeżeli podmiot ten nie posiada stałego miejsca wykonywania działalności w kraju.

Dodatkowo podatnik powinien również wystawić fakturę w przypadku takiego żądania podmiotu nieprowadzącego działalności gospodarczej, który w momencie nabycia towaru lub usługi otrzymał paragon fiskalny.
Od stycznia 2020 r. fakturę do paragonu można wystawić wyłącznie, jeżeli na paragonie jest zamieszczony NIP nabywcy. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule: NIP nabywcy na paragonie a faktura do paragonu – warto wiedzieć!

Termin wystawienia faktury – zasady ogólne

Zgodnie z art. 106i ust. 1 podatnik ma obowiązek wystawienia faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub świadczenia usług. Ten sam termin obowiązuje podatników, którzy otrzymali zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi – oni również zobowiązani są do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymali część lub całość zapłaty.Jeżeli otrzymanie zaliczki i wykonanie usługi lub wydanie towaru nastąpiło w tym samym miesiącu, wówczas podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, a następnie faktury końcowej. Transakcję tę może udokumentować jedną fakturą. Niemniej jednak nadal obowiązuje go termin do 15. dnia miesiąca następnego.

Przykład 1.

Pan Artur prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której dokonuje sprzedaży ładowarek samochodowych. W styczniu 2020 r. dokonał sprzedaży 700 szt. ładowarek dla firmy ABC. Kiedy pan Artur powinien wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż?

Jeżeli pan Artur dokonał sprzedaży towaru w styczniu, to fakturę dokumentującą tę sprzedaż powinien wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, czyli do 15 lutego.

W przypadku, gdy faktura jest wystawiana do wcześniejszego paragonu, to wyróżnia się dwa terminy jej wystawienia:

  • do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż, pod warunkiem, że zgłoszenie żądania nastąpiło do końca tego miesiąca;
  • nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania w przypadku, gdy żądanie zostało zgłoszone w miesiącach następujących po miesiącu sprzedaży.

Termin wystawienia faktury dla usług budowlanych

Oprócz zasady ogólnej dotyczącej wystawiania faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, wyróżnia się również szereg przypadków szczególnych. Zgodnie z art. 106i ust. 3 ustawy o VAT wyróżnia się następujące terminy wystawiania faktur:

  • do 30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku usług budowlanych lub usług budowlano-montażowych;
  • do 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek (PKWiU ex 58.11.1) – nie dotyczy to jednak map i ulotek oraz czasopism, gazet, magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1);
  • do 90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) – nie dotyczy to jednak map i ulotek, a także magazynów, czasopism i gazet (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
  • z upływem terminu płatności – dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej bądź chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu; usług telekomunikacyjnych; stałej obsługi prawnej i biurowej; dystrybucji energii cieplnej, chłodniczej, elektrycznej oraz gazu przewodowego; usług dotyczących ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,a także usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.

Jak wynika z wyżej przytoczonych przepisów ustawy o podatku VAT w przypadku podatników świadczących w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługi budowlane lub usługi budowlano-montażowe, obowiązek wystawienia faktury upływa 30. dnia od dnia wykonania tej usługi.

Przykład 2.

Pani Magdalena, właścicielka jednoosobowej działalności gospodarczej, wyświadczyła w ramach prowadzonej działalności usługę malowania pomieszczeń biurowych na rzecz innej firmy. Usługa miała miejsce 10 stycznia 2020 roku. Kiedy pani Magdalena powinna wystawić fakturę?

Z uwagi na szczególny moment wystawienia faktury w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych, pani Magdalena powinna wystawić fakturę w ciągu 30 dni od wykonania usługi. Faktura musi być zatem wystawiona najpóźniej 9 lutego 2020 r.

W listopadzie 2019 r. w życie weszły zmiany przepisów dotyczących stosowania odwrotnego obciążenia krajowego. Mechanizm ten został zastąpiony przez obowiązkowy split payment. Zmiany nie będą miały jednak wpływu na termin wystawiania faktur w przypadku usług budowlanych, ale na fakturze mogą pojawić się nowe elementy, o czym można przeczytać w artykule: Obowiązkowy split payment - jak działa i kogo obowiązuje?

Podsumowując, termin wystawienia faktury dla usług budowlanych został ustalony przepisami ustawy o VAT. Niemniej jednak jest to jeden ze szczególnych terminów wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż, o czym podatnicy powinni pamiętać, aby prawidłowo udokumentować tę sprzedaż.