Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury do paragonu - czy możliwe bez oryginału paragonu?

Zgodnie z ogólną zasadą, w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej obrót należy zarejestrować na kasie fiskalnej i wystawić paragon, który następnie przekazywany jest klientowi. Ma on jednak prawo zażądać wystawienia faktury do paragonu, którą w takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany wystawić. Pojawia się jednak pytanie, czy do wystawienia faktury potrzebny jest oryginał paragonu?

Kiedy należy wystawić faktury do paragonu?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Należy jednak pamiętać, że klient w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towarów bądź wykonanie usługi lub też częściowa zapłata, ma prawo zażądać wystawienia faktury.

Wówczas przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury do paragonu w terminie:

  • do 15. dnia kolejnego miesiąca, w sytuacji, gdy zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;

  • do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dokonano transakcji lub otrzymano całość lub część zapłaty.

Przykład 1.

Pan Mariusz zakupił towary 16 września. 25 września wystąpił do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Dostawca jest zobowiązany wystawić ją najpóźniej do 15 października.

Faktury do paragonu, gdy klient zwraca oryginały paragonów

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Oznacza to, że klient w chwili żądania wystawienia faktury do paragonu powinien zwrócić sprzedawcy wcześniej wystawiony paragon, wystawia on bowiem na jego postawie fakturę, której oryginał przekazywany jest klientowi.

Klient nie posiada oryginału paragonu - czy możliwe jest wystawienie faktury do paragonu?

Zdarzają się sytuacje, gdy klient zgubi paragon bądź ulegnie on zniszczeniu. Taka sytuacja nie wyklucza możliwości wystawienia faktury, paragon nie jest bowiem jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji. Jeżeli więc klient nie posiada go, ale np. potwierdzenie przelewu lub wydruk z terminala kart, to mimo to może żądać wystawienia faktury. Sprzedawca powinien zidentyfikować transakcję na podstawie kopii paragonu z papierowej rolki kasy fiskalnej lub ewidencji sprzedaży (w przypadku, gdy korzysta z kasy z pamięcią elektroniczną). Na podstawie tych dokumentów zobligowany jest wystawić fakturę do paragonu, której oryginał przekazuje klientowi, a kopię wraz ze wszystkimi dokumentami potwierdzającymi dokonanie transakcji przechowuje w dokumentacji firmowej.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-982/15/JP, w której czytamy, że: "(...) paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. Jednocześnie podkreślić należy, że paragon nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zakupu danego towaru na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny (w przypadku np. jego zagubienia) nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego (...)".

Przykład 2.

Pan Jan dokonał zakupu towarów 18 września. Otrzymał paragon fiskalny, który jednak zgubił. W październiku wystąpił do sprzedawcy o wystawienie faktury do paragonu. Z racji tego, że nie posiadał go, przekazał dostawcy wydruk z terminala. Czy w związku z brakiem oryginału paragonu pan Jan może żądać od sprzedawcy wystawienia faktury do paragonu?

Pan Jan zwrócił się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu przed upływem 3 miesięcy od dokonania transakcji. Jeżeli na podstawie wydruku z terminala sprzedawca może zidentyfikować transakcję, ma on obowiązek wystawienia faktury do paragonu pomimo braku oryginału paragonu. W związku z tym pod kopię wystawionej faktury powinien podpiąć np. kopię paragonu z rolki kasy wraz z wydrukiem otrzymanym od klienta. Sprzedawca postąpił zgodnie z zobowiązującymi przepisami, wystawiając fakturę do paragonu w przypadku dysponowania jedynie jego kopią.

Paragon niefiskalny - co z możliwością wystawienia faktury do paragonu?

W obrocie gospodarczym występują dwa rodzaje paragonów, którymi dokumentowana jest sprzedaż na rzecz osób prywatnych. Mianowicie są to paragony fiskalne oraz niefiskalne. Dokumentów tych nie można stosować zamiennie, ponieważ paragon niefiskalny nie jest dokumentem księgowym, a jedynie dowodem potwierdzający dokonanie zakupu towaru bądź usługi, zatem do paragonu niefiskalego nie wystawia się faktury.

Zwolnienie z kasy fiskalnej a faktury do paragonu

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, niektórzy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.

Najczęściej występującym zwolnieniem jest zwolnienie z tytułu nieprzekroczenia w poprzednim roku limitu obrotu na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych, który wynosi 20 000 zł. Przedsiębiorcy korzystają również ze zwolnienia z tytułu sprzedaży wysyłkowej.

Co do zasady, ze zwolnienia ze względu na prowadzenie sprzedaży wysyłkowej może skorzystać podatnik, który otrzymał w całości kwotę z dokonanej transakcji za pośrednictwem poczty, banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej odpowiednio na rachunek bankowy, a z dokumentacji jednoznacznie wynika czego dotyczyła transakcja i na rzecz kogo została wykonana (dane nabywcy łącznie z adresem).

Ponadto przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego, np. z tytułu świadczenia usług kurierskich, pocztowych, finansowych, ubezpieczeniowych.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej w celu udokumentowania transakcji, mogą wystawiać dowody sprzedaży, które przekazują klientom, natomiast przychód księgować na podstawie prowadzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. 

Faktury do paragonu od 1 stycznia 2020 roku a NIP nabywcy

Od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorca ma prawo do żądania wystawienia faktury do paragonu na firmę wyłącznie w przypadku, gdy na paragonie zostanie zawarty jego NIP. Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, sprzedawca nie ma prawa do wystawienia faktury do paragonu na firmę, a nabywca nie może ująć poniesionego wydatku w kosztach podatkowych. 

Dlatego też przedsiębiorcy powinni prosić o wystawienie faktury w momencie zakupu bądź podawać numer NIP przed wydrukiem paragonu, aby został on zawarty na tego rodzaju dokumencie.

Faktury do paragonu a JPK

W związku z obowiązkiem czynnych podatników VAT odnośnie do comiesięcznej wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK pojawia się pytanie, czy faktury do paragonu powinny zostać ujęte w pliku. Od 2017 roku ustawowo został poszerzony zakres danych, które powinny pojawić się w Rejestrze VAT, o numer identyfikacji podatkowej - NIP.

Art. 109 ust. 3 ustawy o VAT:
"Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej".

Przedsiębiorcy, którzy wystawią faktury na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, nie ewidencjonują dokonanej sprzedaży na kasie fiskalnej. Jeśli jednak zdarzy się przypadek wystawienia do paragonu z NIP-em faktury na rzecz firmy, wówczas wykazywana jest ona w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej z oznaczeniem FP, natomiast przychód wykazywany jest na podstawie ŁRO z oznaczeniem RO. Analogiczny schemat działania występuje w przypadku wystawionej faktury do paragonu na rzecz osoby fizycznej nieprowadzacej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego.

Szczegółowe informacje na temat nowego pliku JPK_V7 oraz stosowanych w nim oznaczeń wyjaśnia artykuł: JPK V7 - co zawiera nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego?

Reasumując, klient ma możliwość zwrócenia się do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury do paragonu przed upływem 3 miesięcy, licząc od miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu również, gdy nabywca nie posiada oryginału paragonu.