Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury do paragonu - czy możliwe bez oryginału paragonu?

Zgodnie z ogólną zasadą, w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej obrót należy zarejestrować na kasie fiskalnej i wystawić paragon, który następnie przekazywany jest klientowi. Ma on jednak prawo zażądać wystawienia faktury do paragonu, którą w takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany wystawić. Pojawia się jednak pytanie, czy do wystawienia faktury potrzebny jest oryginał paragonu?

Kiedy należy wystawić paragon?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych na kasie fiskalnej i wystawienia klientowi paragonu.

Należy jednak pamiętać, że klient w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towarów bądź wykonanie usługi, ma prawo zażądać wystawienia faktury.

Wówczas przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury do paragonu w terminie:

  • do 15. dnia kolejnego miesiąca, w sytuacji, gdy zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dokonano transakcji;

  • do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dokonano transakcji.

Przykład 1.

Pan Mariusz zakupił towary 16 stycznia. 25 stycznia wystąpił do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Dostawca jest zobowiązany wystawić ją najpóźniej do 15 lutego.

Przykład 2.

Pan Mariusz zakupił towary 2 stycznia. 7 lutego wystąpił do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Dostawca jest zobowiązany wystawić ją do 21 lutego.

Faktury do paragonu, gdy klient zwraca oryginały paragonów

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Oznacza to, że klient w chwili żądania wystawienia faktury do paragonu powinien zwrócić sprzedawcy wcześniej wystawiony paragon, wystawia on bowiem na jego postawie fakturę, której oryginał przekazywany jest klientowi.

Klient nie posiada oryginału paragonu - czy możliwe jest wystawienie faktury do paragonu?

Zdarzają się sytuacje, gdy klient zgubi paragon bądź ulegnie on zniszczeniu. Taka sytuacja nie wyklucza możliwości wystawienia faktury, paragon nie jest bowiem jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji. Jeżeli więc klient nie posiada go, ale np. potwierdzenie przelewu lub wydruk z terminala kart, to mimo to może żądać wystawienia faktury. Sprzedawca powinien zidentyfikować transakcję na podstawie kopii paragonu z papierowej rolki kasy fiskalnej lub ewidencji sprzedaży (w przypadku, gdy korzysta z kasy z pamięcią elektroniczną). Na podstawie tych dokumentów zobligowany jest wystawić fakturę do paragonu, której oryginał przekazuje klientowi, a kopię wraz ze wszystkimi dokumentami potwierdzającymi dokonanie transakcji przechowuje w dokumentacji firmowej.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-982/15/JP, w której czytamy, że: (...) paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. Jednocześnie podkreślić należy, że paragon nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zakupu danego towaru na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny (w przypadku np. jego zagubienia) nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego (...).

Przykład 3.

Pan Jan dokonał zakupu towarów 18 lutego. Otrzymał paragon fiskalny, który jednak zgubił. W marcu wystąpił do sprzedawcy o wystawienie faktury do paragonu. Z racji tego, że nie posiadał go, przekazał dostawcy wydruk z terminala. Czy w związku z brakiem oryginału paragonu pan Jan może żądać od sprzedawcy wystawienia faktury do paragonu?

Pan Jan zwrócił się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu przed upływem 3 miesięcy od dokonania transakcji. Jeżeli na podstawie wydruku z terminala sprzedawca może zidentyfikować transakcję, ma on obowiązek wystawienia faktury do paragonu pomimo braku oryginału paragonu. W związku z tym pod kopię wystawionej faktury powinien podpiąć np. kopię paragonu z rolki kasy wraz z wydrukiem otrzymanym od klienta. Sprzedawca postąpił zgodnie z zobowiązującymi przepisami, wystawiając fakturę do paragonu w przypadku dysponowania jedynie jego kopią.

Paragon niefiskalny - co z możliwością wystawienia faktury do paragonu?

W obrocie gospodarczym występują dwa rodzaje paragonów, którymi dokumentowana jest sprzedaż na rzecz osób prywatnych. Mianowicie są to paragony fiskalne oraz niefiskalne. Dokumentów tych nie można stosować zamiennie, ponieważ paragon niefiskalny nie jest dokumentem księgowym, a jedynie dowodem potwierdzający dokonanie zakupu towaru bądź usługi.

Zwolnienie z kasy fiskalnej a paragony niefiskalne

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, niektórzy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.

Najczęściej występującym zwolnieniem jest zwolnienie z tytułu nieprzekroczenia w poprzednim roku limitu obrotu na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych, który wynosi 20 000 zł. Przedsiębiorcy korzystają również ze zwolnienia z tytułu sprzedaży wysyłkowej.

Ważne!

Co do zasady, ze zwolnienia ze względu na prowadzenie sprzedaży wysyłkowej może skorzystać podatnik, który otrzymał w całości kwotę z dokonanej transakcji za pośrednictwem poczty, banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej odpowiednio na rachunek bankowy, a z dokumentacji jednoznacznie wynika czego dotyczyła transakcja i na rzecz kogo została wykonana (dane nabywcy łącznie z adresem).

Ponadto przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego, np. z tytułu świadczenia usług kurierskich, pocztowych, finansowych, ubezpieczeniowych.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z kasy fiskalnej w celu udokumentowania transakcji, mogą wystawiać paragony niefiskalne, które przekazują klientom. Może więc zdarzyć się sytuacja, że klient zażąda wystawienia faktury do paragonu niefiskalnego. Co do zasady, ma do tego takie samo prawo jak klient, który otrzymał paragon fiskalny. Przy czym sprzedawca nie ma obowiązku żądać zwrotu paragonu niefiskalnego od klienta, co za tym idzie, nie jest zobligowany podpinać paragonów pod wystawione faktury i przechowywać w dokumentacji firmowej.

Przykład 4.

Pani Ewelina zakupiła produkt i otrzymała paragon niefiskalny. W okresie do 3 miesięcy od dokonania transakcji wystąpiła z żądaniem o wystawienie faktury do paragonu. Paragonu jednak nie posiada, ponieważ uległ on zniszczeniu. Sprzedawca może zidentyfikować transakcję, odszukując odpowiedni wpis w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej i mimo to wystawić fakturę, ponieważ nie ma konieczności żądania zwrotu paragonu niefiskalnego i przechowywania w dokumentacji.